話の長い取引先からスマートに「逃げる」営業術：時間管理と関係構築の両立
話の長い取引先からスマートに「逃げる」営業術：時間管理と関係構築の両立
この記事では、営業職の方が直面する、話の長い取引先とのコミュニケーションに関する悩みに焦点を当て、その解決策を探ります。具体的には、一方的に話が長く、なかなか本題に入れない、または切り上げたいのに上手く切り出せないといった状況を、どのように打開していくか。単なる時間管理術にとどまらず、良好な関係性を維持しながら、効率的に業務を進めるための具体的なテクニックを、豊富な事例と共にご紹介します。
得意先への営業回りをしていると、話の長い(話し好きな)社長のいる会社があります。
で、そういう社長は、一方的に自分の言いたいことを喋り倒すだけなので、会話は成立せず、相槌を打つのが精一杯で、結果、何ら発展性の無い、クダラナイ話に長時間付き合わされているだけ、という無駄な状態で、居心地悪く過ごすことになってしまいます。
そういうお客さんを訪問する時は、なるべく早めに用件を切り上げて次のお客さんの会社に向かいたいのですが、失礼にならない程度に、スマートに、上手く話を切り上げて帰るコツや、実践なさっていることをアドバイス下さいませんか？
「わざとメール着信や携帯着信(バイブのフリ)でおいとま」は、最初はよく使っていたのですが、同じお客さんで何回もやると、わざとらしいし、携帯で話を中断されるとキレる社長もいるので、もうこの手は使えません＾＾；
また、タバコを吸う社長の場合、ライターで火をつける瞬間、一瞬話が止まるので、「では、またよろしくお願いします」でキリ良く帰れたのですが、そういうことが続いたせいか、最近はタバコへの着火が素早くなり、手品のように間髪入れずに、話を続けるため、ナカナカおいとまを切り出せません＾＾；
1. 状況の分析：なぜ話が長くなるのか？
まず、なぜ話が長くなってしまうのか、その根本原因を理解することが重要です。相手が話好きであることはもちろんですが、それ以外にもいくつかの要因が考えられます。
- 親近感の欠如: 相手があなたとの間に十分な信頼関係や親近感を感じていない場合、警戒心から本音を語らず、当たり障りのない話に終始することがあります。
- 目的の不明確さ: 訪問の目的が明確に伝わっていない場合、相手は何を話すべきか分からず、話題が拡散しがちです。
- 退屈さ: 相手が普段から退屈を感じている場合、話を聞いてくれる相手がいると、ついつい話が長くなってしまうことがあります。
- 承認欲求: 自分の知識や経験をひけらかしたい、または誰かに認められたいという欲求から、話が長くなることもあります。
これらの要因を考慮し、それぞれの状況に応じた対策を講じることが、効果的な解決策につながります。
2. 事前準備：訪問前の戦略
話の長い相手への訪問を成功させるためには、事前の準備が非常に重要です。具体的な準備として、以下の3つのポイントを押さえておきましょう。
2-1. 訪問目的の明確化と共有
訪問前に、今回の訪問で達成したい具体的な目的を明確にしておきましょう。例えば、「新製品の提案」「既存サービスの改善点に関するヒアリング」「次回の打ち合わせの日程調整」など、具体的な目標を設定します。そして、訪問時にその目的を明確に相手に伝えましょう。「本日は、〇〇についてご相談させて頂きたく参りました」と、最初に目的を伝えることで、相手も話の方向性を理解しやすくなります。
2-2. 相手の情報収集
訪問前に、相手企業のウェブサイトやSNS、業界ニュースなどをチェックし、相手に関する情報を収集しましょう。相手の興味や関心、最近の出来事などを把握しておくことで、会話のきっかけを作りやすくなります。また、共通の話題を見つけることで、相手との距離を縮め、スムーズなコミュニケーションを促すことができます。
2-3. 時間管理の徹底
訪問前に、訪問時間をあらかじめ決めておきましょう。そして、訪問時には「本日は、〇〇分ほどお時間を頂戴できますでしょうか？」と、相手に時間の目安を伝えておくことで、相手も時間の制約を意識しやすくなります。また、訪問時間内に達成すべきタスクをリストアップし、時間配分をあらかじめ決めておくことも有効です。
3. 訪問中のテクニック：スマートな切り上げ方
訪問中、話が長くなりそうな場合は、以下のテクニックを駆使して、スマートに話を切り上げましょう。
3-1. 冒頭での時間管理
訪問の冒頭で、相手に「本日は〇〇についてご相談させて頂きたく、30分ほどお時間を頂戴できますでしょうか？」と、訪問の目的と時間を明確に伝えます。これにより、相手も時間の制約を意識し、話が長くなるのをある程度防ぐことができます。
3-2. 質問を活用した誘導
相手の話が長くなってきたと感じたら、質問を挟むことで、会話の主導権を取り戻しましょう。例えば、「〇〇について、具体的にどのような課題を感じていらっしゃいますか？」「〇〇について、何か具体的な事例はありますか？」といった質問をすることで、相手の発言を促しつつ、会話の方向性をコントロールすることができます。また、質問への回答が終わったタイミングで、「ありがとうございます。それでは、〇〇について、次のステップに進みましょう」と、スムーズに話題を切り替えることができます。
3-3. 結論を急かす
相手の話が長くなり、なかなか結論が見えない場合は、「〇〇について、最終的にどのようなご判断をされたいですか？」「〇〇について、具体的にどのようなアクションプランを考えていらっしゃいますか？」といった質問をすることで、結論を急かすことができます。また、重要なポイントを要約し、「つまり、〇〇ということですね」と確認することで、相手の理解を促し、スムーズに次のステップに進むことができます。
3-4. 視覚的な合図
相手の話が長くなってきたと感じたら、時計を見る、メモを取る、資料を整理するなど、視覚的な合図を送ることで、相手に時間の制約を意識させることができます。ただし、露骨な態度は避け、あくまでも自然な仕草で、相手にプレッシャーを与えないように注意しましょう。
3-5. 段階的な切り上げ
いきなり話を切り上げるのではなく、段階的に切り上げることを意識しましょう。例えば、「〇〇について、大変興味深いお話ありがとうございます。そろそろお時間となりますので、本日はこの辺で失礼してもよろしいでしょうか？」「〇〇については、また改めて詳しくご説明させて頂きたいと思います。本日は、〇〇についてご報告させて頂きました。」といったように、相手に感謝の意を伝えつつ、次の機会を設けることで、スムーズに話を切り上げることができます。
3-6. 携帯電話の使用（ただし、注意が必要）
以前は「電話がかかってきたフリ」が有効な手段でしたが、何度も使うと逆効果になることもあります。しかし、緊急の連絡が入ったという体で、やむを得ず切り上げる必要が出てくる場合もあります。その際は、事前に相手に「念のため、〇〇（会社名）から電話がかかってくるかもしれませんので、その際は失礼させていただきます」などと伝えておくと、より自然な印象を与えられます。
4. 関係性の構築：良好な関係を築くための秘訣
話の長い相手と良好な関係を築くことは、円滑なコミュニケーションを実現し、ビジネスを成功させる上で非常に重要です。以下の3つのポイントを意識して、相手との信頼関係を深めましょう。
4-1. 傾聴の姿勢
相手の話を最後までしっかりと聞き、理解しようとする姿勢を示すことが重要です。相槌を打つ、うなずく、相手の言葉を繰り返すなど、積極的に傾聴の姿勢を示すことで、相手は「自分の話を真剣に聞いてくれている」と感じ、あなたへの信頼感を深めます。また、相手の話に対して共感を示すことで、より親密な関係を築くことができます。
4-2. 共通の話題
相手との共通の話題を見つけることで、会話が弾み、親近感を高めることができます。趣味、家族、出身地など、仕事以外の話題にも積極的に触れることで、相手との距離を縮めることができます。ただし、相手のプライベートな情報に深入りしすぎないように注意しましょう。
4-3. 感謝の気持ち
相手に感謝の気持ちを伝えることは、良好な関係を築く上で非常に重要です。相手の話を聞いてくれたこと、時間を割いてくれたことなど、些細なことでも感謝の気持ちを伝えることで、相手は「自分は大切にされている」と感じ、あなたへの好意を抱きます。また、相手の役に立った場合は、そのことを具体的に伝えることで、相手の満足度を高めることができます。
5. 具体的な事例と成功談
ここでは、話の長い相手とのコミュニケーションに成功した具体的な事例をいくつかご紹介します。
5-1. 事例1：時間管理と目的の明確化
ある営業担当者は、話の長い社長との商談に臨む際、事前に訪問目的と時間配分を明確に設定しました。訪問冒頭で、「本日は、〇〇について30分ほどお時間を頂戴し、ご提案させて頂きたいと思います」と伝え、提案内容を3つのポイントに絞り込みました。社長の話が長くなりそうになった場合は、「〇〇について、大変興味深いお話ありがとうございます。それでは、〇〇について、次のステップに進みましょう」と、質問を挟みながら、スムーズに話題を切り替え、時間内に目的を達成することができました。
5-2. 事例2：共通の話題と傾聴の姿勢
別の営業担当者は、趣味の話で盛り上がりやすい社長との商談に臨む際、事前に社長の趣味について調べておき、共通の話題を見つけました。商談では、社長の話を熱心に聞き、相槌を打ちながら、共感を示しました。また、社長の知識や経験を褒めることで、相手の承認欲求を満たし、良好な関係を築くことができました。その結果、商談はスムーズに進み、最終的に契約を獲得することができました。
5-3. 事例3：段階的な切り上げと次回の約束
ある営業担当者は、話の長い社長との商談で、時間切れになりそうになった際、「〇〇について、大変興味深いお話ありがとうございます。そろそろお時間となりますので、本日はこの辺で失礼してもよろしいでしょうか？〇〇については、また改めて詳しくご説明させて頂きたいと思います」と、段階的に話を切り上げました。そして、次回の訪問を約束し、後日、改めて詳細な提案を行い、契約を獲得しました。
6. 失敗から学ぶ：やってはいけないこと
話の長い相手とのコミュニケーションにおいて、避けるべき行動もいくつかあります。以下の点に注意しましょう。
- 話を遮る: 相手の話を途中で遮ったり、話をさえぎったりすることは、相手に不快感を与え、関係性を悪化させる可能性があります。
- 否定的な態度: 相手の発言を否定したり、批判したりすることは、相手の感情を害し、信頼関係を損なう可能性があります。
- 無関心な態度: 相手の話に興味を示さず、そっけない態度を取ることは、相手に不快感を与え、コミュニケーションを阻害する可能性があります。
- 嘘をつく: 嘘をついたり、ごまかしたりすることは、相手からの信頼を失い、関係性を破壊する可能性があります。
7. まとめ：スマートな営業術を身につけるために
話の長い相手とのコミュニケーションは、営業職にとって避けて通れない課題です。しかし、事前の準備、訪問中のテクニック、良好な関係性の構築を意識することで、この課題を克服し、効率的に業務を進めることができます。
今回の記事でご紹介した内容を参考に、あなた自身の営業スタイルを磨き、より多くの成功を掴んでください。
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8. よくある質問（FAQ）
話の長い相手とのコミュニケーションに関する、よくある質問とその回答をまとめました。
8-1. 質問：話が長くて、なかなか本題に入れない場合はどうすればいいですか？
回答：訪問の冒頭で、目的と時間を明確に伝えましょう。そして、相手の話が長くなりそうになった場合は、質問を挟みながら、会話の主導権を取り戻しましょう。例えば、「〇〇について、具体的にどのような課題を感じていらっしゃいますか？」といった質問をすることで、相手の発言を促しつつ、会話の方向性をコントロールすることができます。
8-2. 質問：相手との関係性を悪化させずに、話を切り上げるにはどうすればいいですか？
回答：段階的に話を切り上げることが重要です。「〇〇について、大変興味深いお話ありがとうございます。そろそろお時間となりますので、本日はこの辺で失礼してもよろしいでしょうか？〇〇については、また改めて詳しくご説明させて頂きたいと思います」といったように、感謝の意を伝えつつ、次の機会を設けることで、スムーズに話を切り上げることができます。
8-3. 質問：相手との関係性を良好に保つためには、どのようなことに注意すればいいですか？
回答：傾聴の姿勢を示すこと、共通の話題を見つけること、感謝の気持ちを伝えることが重要です。相手の話を最後までしっかりと聞き、理解しようとする姿勢を示し、趣味や家族など、仕事以外の話題にも積極的に触れることで、相手との距離を縮めることができます。また、相手に感謝の気持ちを伝えることで、良好な関係を築くことができます。
8-4. 質問：どうしても話が長くて困る相手には、どのように対応すればいいですか？
回答：まずは、相手の性格や価値観を理解し、相手に合わせたコミュニケーションを心がけましょう。相手の話を最後まで聞き、共感を示しつつ、適切なタイミングで質問を挟み、会話の主導権を取り戻しましょう。また、どうしても話が長くて困る場合は、上司や同僚に相談し、協力を得ることも有効です。
8-5. 質問：話が長い相手との商談を成功させるための、具体的な心構えはありますか？
回答：事前の準備を徹底し、訪問目的と時間配分を明確に設定しましょう。そして、相手の話をしっかりと聞き、共感を示しつつ、質問を挟み、会話の主導権を取り戻しましょう。また、相手との共通の話題を見つけ、良好な関係を築くことが重要です。焦らず、相手とのコミュニケーションを楽しみながら、商談を進めることが、成功への鍵となります。
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