チームの女性社員との仕事への取り組み方の違いに悩むあなたへ：キャリアアップと多様な働き方を踏まえた具体的な解決策
チームの女性社員との仕事への取り組み方の違いに悩むあなたへ：キャリアアップと多様な働き方を踏まえた具体的な解決策
この記事では、長年勤めている会社で、部下の女性社員との仕事に対する考え方の違いに悩み、今後のキャリアやチーム運営に不安を感じているあなたに向けて、具体的な解決策を提示します。現職でのキャリアアップを目指しつつ、多様な働き方という視点も取り入れながら、問題解決のためのヒントを提供します。
①片付けることができない。不要になった書類を何年も取っておき、片付けるように言うと、自分のやり方がなぜいけないのか逆切れする。その結果の出来事として、金額２０００万円近くの注文書を２か月放っておいたことが判明。納期が４か月かかる商品のため、営業担当が得意先のある海外へ出張し調整しに行き、結果、なんとか納期調整できました。彼女に問い正してみると（というか理由を尋ねると）、「自分は悪くない。営業からの指示がないから置いておいただけ」と主張、しかし、数日後、受注時に指示した営業のメモが発見されました。あやまっていましたが、このとき課長は始末書を書かせませんでした。
②８０万円の違算をつくった。売上処理を端末でする際に、間違った単価で処理。処理画面には単価が必ず出てきます。それをどうしてしなかったのか問い正したところ、「営業側の単価登録システムの登録がおかしい」と言い出し、業務としてのチェックをしなかったことを認めませんでした・・・。このときにも課長は始末書を書かせませんでした・・・。
③システム変更から３年経っているにも関わらず、教えても教えても、システム変更後の処理の仕方を何度も同じことを聞いてくる。メモを取らせてもそのメモの意味が分かっていない。自分で書いたのに。彼女より１０歳下の後輩にこっそり聞いたりして処理をしているようですが、その後輩も激務になりつつあるので、相手にしてあげる時間がない、と不満を言っています。聞かれた方も疲れてしまっている（私以外のOJT担当者たち）。
部長や課長は、彼女に得意先を任せることは不可能と判断、別部署へ異動させるよう動きましたが、結果、異動先の部署から断られております（２回）。来年１月に直属の課長が異動になることが決まり、私がその後を引き継ぐこととなります。この女性にどうやって仕事をしてもらったらいいのか、得意先をこれ以上任せることもままならず、途方にくれています。どなたかご教示頂きたく、お願いします。
1. 問題の本質を理解する：なぜ彼女の行動は問題なのか？
まず、問題の本質を理解することが重要です。彼女の行動が問題である理由は、以下の3点に集約されます。
- 業務遂行能力の欠如: 書類の整理能力の欠如、売上処理の間違い、システム操作の習得不足など、業務を正確かつ効率的に遂行するための能力が不足しています。
- 責任感の欠如: 2000万円の注文書の放置や、売上処理の間違いに対する責任を認めず、他者のせいにするなど、自身の行動に対する責任感が欠如しています。
- 学習意欲の欠如: システム変更後の処理方法を何度も質問したり、メモの意味を理解していなかったりするなど、新しい知識やスキルを習得しようとする意欲が低い可能性があります。
これらの問題は、チーム全体の生産性低下、他の従業員の負担増加、そして最終的には会社の業績悪化につながる可能性があります。
2. 具体的な解決策：彼女への対応とチーム運営
彼女への対応と、チーム全体の運営を改善するための具体的な解決策を提示します。
2-1. 個別指導とコミュニケーションの改善
- 明確な指示と期待の伝達:
彼女に対して、具体的な業務指示と期待を明確に伝えましょう。例えば、「〇〇の書類は、毎週金曜日に整理し、不要なものは廃棄してください」といった具体的な指示を出すことで、彼女が何をすべきか明確に理解できます。 - 定期的なフィードバック:
定期的に彼女の業務遂行状況についてフィードバックを行いましょう。良い点だけでなく、改善点も具体的に指摘し、どのように改善すれば良いのかを提案します。フィードバックは、一方的な批判ではなく、建設的な対話の場となるように心がけましょう。 - 1on1ミーティングの実施:
1on1ミーティングを定期的に実施し、彼女の悩みや困りごとをじっくりと聞き、共感する姿勢を示しましょう。彼女が抱える問題の本質を理解し、適切なアドバイスやサポートを提供することで、信頼関係を築くことができます。 - 記録と証拠の確保:
彼女の業務上の問題点や、指示に対する対応などを記録しておきましょう。これは、彼女とのコミュニケーションを円滑に進めるためだけでなく、万が一、人事的な対応が必要になった場合の証拠としても役立ちます。
2-2. 業務プロセスの改善
- 業務マニュアルの整備:
業務の手順やルールを明確に記載したマニュアルを作成しましょう。マニュアルは、誰が見ても理解できるように、図やイラストを多用するなど、分かりやすく作成することが重要です。 - チェック体制の強化:
売上処理や書類の整理など、ミスが起こりやすい業務については、ダブルチェック体制を導入しましょう。チェックを行う担当者を明確にし、責任の所在を明確にすることで、ミスの発生を抑制できます。 - システム改善の検討:
システム操作が難しい場合は、システムの改善を検討しましょう。操作性を向上させることで、彼女だけでなく、チーム全体の業務効率を向上させることができます。
2-3. チーム全体の意識改革
- チームミーティングの実施:
定期的にチームミーティングを実施し、情報共有や問題解決のための議論を行いましょう。彼女の問題だけでなく、チーム全体の課題について話し合うことで、チームの一体感を高めることができます。 - 研修の実施:
チーム全体のスキルアップのために、研修を実施しましょう。研修内容は、業務スキルに関するものだけでなく、コミュニケーションスキルや問題解決能力に関するものも含まれます。 - 評価制度の見直し:
個人の能力や貢献度を適切に評価できる評価制度を導入しましょう。評価制度は、公平性・透明性を重視し、従業員のモチベーション向上に繋がるように設計することが重要です。
2-4. 多様な働き方の検討
彼女の能力や適性によっては、現在の業務内容が合っていない可能性もあります。多様な働き方を検討することで、彼女の能力を活かせる可能性を探りましょう。
- 配置転換の検討:
彼女の得意な分野や興味のある分野を考慮し、部署異動を検討しましょう。例えば、事務処理が得意であれば、経理部門や人事部門への異動を検討することもできます。 - 業務内容の変更:
彼女の能力に合わせて、業務内容を調整しましょう。例えば、顧客との直接的なやり取りを減らし、事務的な業務に特化させることもできます。 - テレワークの導入:
テレワークを導入することで、彼女の集中力を高め、業務効率を向上させる可能性があります。ただし、テレワークを行うためには、自己管理能力やコミュニケーション能力が求められます。
3. あなた自身のキャリアアップとリーダーシップ
彼女への対応と並行して、あなた自身のキャリアアップも目指しましょう。
3-1. リーダーシップの発揮
- 部下の育成:
彼女だけでなく、他の部下も育成することで、チーム全体のレベルアップを図りましょう。部下の成長をサポートすることで、あなた自身のリーダーシップも向上します。 - 問題解決能力の向上:
彼女の問題を解決するために、問題解決能力を向上させましょう。問題の本質を見抜き、適切な解決策を提案し、実行する能力を身につけることで、リーダーとしての信頼を高めることができます。 - コミュニケーション能力の向上:
彼女とのコミュニケーションを円滑に進めるために、コミュニケーション能力を向上させましょう。相手の立場に立って考え、自分の考えを分かりやすく伝える能力を身につけることで、チーム全体の連携を強化することができます。
3-2. キャリアプランの策定
- 目標設定:
将来のキャリア目標を設定しましょう。目標を明確にすることで、日々の業務に対するモチベーションを高め、自己成長を促進することができます。 - スキルアップ:
目標達成のために必要なスキルを習得しましょう。研修への参加、資格取得、自己学習など、様々な方法でスキルアップを図ることができます。 - 情報収集:
業界の動向や、キャリアに関する情報を積極的に収集しましょう。転職サイトやキャリアコンサルタントの情報を参考に、自分のキャリアプランを検討することも有効です。
4. 成功事例と専門家の視点
4-1. 成功事例
ある企業では、問題のある従業員に対して、徹底的な個別指導と、業務プロセスの改善、そして多様な働き方の検討を組み合わせることで、問題解決に成功しました。
- 個別指導: 上司が定期的に面談を行い、問題点と改善点を具体的に指摘し、目標設定と進捗管理を行いました。
- 業務プロセスの改善: 業務マニュアルを整備し、チェック体制を強化しました。
- 多様な働き方の検討: 従業員の適性に合わせて、業務内容や勤務形態を変更しました。
その結果、従業員の業務遂行能力が向上し、チーム全体の生産性も向上しました。
4-2. 専門家の視点
キャリアコンサルタントは、以下のようにアドバイスしています。
- 問題の本質を見抜く: 表面的な問題だけでなく、根本的な原因を特定することが重要です。
- 客観的な視点を持つ: 感情的にならず、客観的に状況を分析し、冷静な判断を下すことが大切です。
- 多様な選択肢を検討する: 一つの方法に固執せず、様々な選択肢を検討し、最適な解決策を見つけ出すことが重要です。
- 専門家のサポートを受ける: 必要に応じて、キャリアコンサルタントや人事担当者などの専門家のサポートを受けることも有効です。
5. まとめ：未来への一歩を踏み出すために
今回のケースでは、部下との仕事への取り組み方の違いに悩み、今後のキャリアやチーム運営に不安を感じているあなたに対して、具体的な解決策を提示しました。
- 問題の本質を理解し、
- 個別指導とコミュニケーションの改善、
- 業務プロセスの改善、
- チーム全体の意識改革、
- 多様な働き方の検討、
- そして、あなた自身のキャリアアップとリーダーシップの発揮
これらの解決策を組み合わせることで、問題解決への道が開けるはずです。
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問題解決には時間がかかるかもしれませんが、諦めずに、一つずつ着実に実行していくことが重要です。そして、あなた自身のキャリアプランをしっかりと立て、未来に向かって一歩ずつ進んでいきましょう。