営業本部経理事務の業務範囲とチェック体制に関する疑問
営業本部経理事務の業務範囲とチェック体制に関する疑問
経理事務におけるチェック体制と業務範囲の明確化
問題点の整理：Bさんの業務とあなたの役割
質問者様は、営業本部経理担当のBさんの歩合計算のチェック業務を指示され、その業務内容の広さとBさんの責任感の低さに疑問を感じています。具体的には、Bさんが担当する30名分の歩合計算において、契約漏れや金額計算ミスが多く、チェック作業は単なる確認ではなく、顧客名、金額、合計値の営業別チェックまで及ぶため、事実上、Bさんの業務を丸々やり直している状態になっているという点です。さらに、Bさんは自身のミスを訂正するだけで、業務改善や責任感の向上は見られない点も問題視されています。
なぜこのような状況になっているのか？原因の考察
この状況は、いくつかの原因が考えられます。
- 業務プロセスの明確化不足：Bさんの業務範囲、責任、チェック体制が明確に定義されていない可能性があります。誰が何に責任を持つのか、チェック体制はどのように機能すべきなのかが曖昧なため、このような状況が生じていると考えられます。
- スキル・能力の不足：Bさんが経理業務に必要なスキルや能力を十分に備えていない可能性があります。Excelスキルや計算能力、正確性、そして何よりも責任感といった点が不足している可能性が考えられます。
- 教育・指導の不足：Bさんに対して、適切な教育や指導が行われていない可能性があります。業務マニュアルの不足や、上司からの指導が不十分であることが原因として考えられます。
- 組織的な問題：会社全体として、業務の正確性や責任感に対する意識が低い可能性があります。チェック体制が整っていない、あるいは整っていても機能していない可能性も考えられます。
具体的な解決策とアドバイス
この状況を改善するためには、以下の対策が考えられます。
1. 業務プロセスの見直しと明確化
まず、Bさんの業務プロセス全体を見直す必要があります。
- 業務フロー図の作成：Bさんの業務の流れを図式化し、各工程における責任者を明確にします。チェックポイントも明確に示すことで、漏れやミスを減らすことができます。
- 業務マニュアルの作成：業務手順やチェック項目を詳細に記述したマニュアルを作成します。これにより、Bさんだけでなく、他の担当者も業務を正確に理解し、実行することができます。
- チェック体制の明確化：誰が誰の業務をチェックするのか、チェック項目は何なのかを明確に規定します。質問者様のように、チェック担当者が事実上、業務をやり直すような状況は避けなければなりません。
2. Bさんへの教育・指導
Bさんのスキルアップと責任感の向上を図るために、以下の教育・指導が必要です。
- Excelスキル研修：Excelの基本操作や関数、データ分析のスキルを向上させる研修を実施します。経理業務においてExcelスキルは必須です。
- 経理業務研修：経理業務に関する知識やノウハウを習得するための研修を実施します。正確な計算方法やチェック方法を学ぶ機会を提供します。
- 個別指導：Bさん個別の課題を把握し、マンツーマンで指導することで、より効果的な学習を支援します。
- フィードバック制度の導入：定期的に業務内容や成果に対するフィードバックを行い、改善点を共有することで、継続的なスキル向上を促します。
3. 上司への相談
現状を上司に報告し、問題解決に向けて協力してもらうことが重要です。
- 現状の報告：Bさんの業務における問題点と、それによって発生している負担を具体的に説明します。
- 改善策の提案：上記で挙げた改善策を提案し、上司と協力して問題解決に取り組みます。
- サポートの要請：業務負担の軽減や、Bさんへの指導・教育に関して、上司からのサポートを要請します。
成功事例と専門家の視点
多くの企業では、経理業務の効率化と正確性の向上のため、システム導入やアウトソーシングなどを活用しています。例えば、会計ソフトの導入により、自動計算やデータ入力の効率化が図れ、人為的なミスを減らすことができます。また、専門の経理アウトソーシング会社に業務の一部を委託することで、専門的な知識やスキルを持った担当者による正確な処理が期待できます。 経理業務の専門家によると、「経理業務におけるチェック体制は、単なるミス発見だけでなく、業務プロセスの改善や担当者のスキル向上に繋がるよう設計されるべきです。そのためには、定期的な業務レビューやフィードバックが不可欠です。」とのことです。
結論
質問者様の疑問は、決して間違っていません。Bさんの業務における責任感の欠如と、そのチェック業務の負担は、組織的な問題を反映している可能性が高いです。業務プロセスの見直し、Bさんへの適切な教育・指導、そして上司への相談を通じて、問題解決に取り組むことが重要です。 自身の権利と負担を理解し、適切な対応を検討しましょう。 そして、改善されない場合は、より上位の管理職に相談することも検討してください。