search

退職時の書類返却:常識とマナー、そしてスムーズな手続き

退職時の書類返却:常識とマナー、そしてスムーズな手続き

退職時の書類はどこまで返却するのが常識ですか?できましたら、早急な回答お願いします。退職のため貸与されたものを返却する準備をしております。制服や社員証、保険証等は当然返却するものだとわかるのですが。会社での業務マニュアル(メモや書き込みや貼りつけがぎっしり)、シフト表、会社でプリントアウトした書類等は自分で破棄してもよろしいのでしょうか?全部書類を返却すると(会社にとっては、おそらく全部、もう今は不要です)かなりの量になり、受け取った側にも面倒をかけるのではないかと心配しております。一応、ファイルに分けてはいるのですが、「こんなものまで返却しなくても…」と思われそうなものがたくさんあります。抽象的でわかりにくい質問でごめんなさい。皆様のご意見お聞かせ下さい。わかる範囲でかまいません。補足補足 早速の回答ありがとうございます。説明不足で申し訳ありません。事情がありまして、会社にはもういけないので、郵送するように言われました。会社でシュレッダーできないのですが、そういった、会社で本来自分でシュレッダーすべき類のものも一応送った方がいいと思われますか?

退職時の書類返却:何を返却すべきか?

退職に伴う書類の返却は、会社との信頼関係を維持し、円満退社を実現するための重要なステップです。 返却すべき書類は大きく分けて以下の3種類に分類できます。

  • 会社から貸与されたもの:制服、社員証、IDカード、パソコン、携帯電話、会社車両など、会社所有の物品は全て返却が必要です。これは当然のことですので、必ず返却準備を行いましょう。
  • 業務に関わる機密情報を含む書類:顧客情報、営業資料、開発資料、社内規定、給与明細、契約書など、機密性の高い書類は、必ず会社に返却する必要があります。個人情報保護法などの法令遵守の観点からも、非常に重要です。
  • 業務で使用した書類:業務マニュアル、シフト表、プリントアウトした書類など、業務で使用した書類は、内容によって返却の可否が変わります。機密情報が含まれていない、もしくは既に無効化されている書類であれば、破棄しても問題ないケースが多いです。しかし、判断に迷う場合は、会社に確認するのが確実です。

特に、業務マニュアルやシフト表など、個人情報や機密情報が含まれていない書類であっても、会社が保管を希望する場合があります。 これは、過去の業務内容の記録や、今後の業務改善のための資料として活用される可能性があるためです。

郵送での返却:安全かつ丁寧な手順

質問者様のように、事情により会社に直接返却できない場合は、郵送での返却が一般的です。この場合、以下の点に注意しましょう。

  • 内容物を明確に記載した梱包:返却する書類を種類別に分けて、それぞれの内容物を明確に記載したリストを作成し、同封しましょう。これにより、会社側での確認作業がスムーズになります。
  • 適切な梱包材を使用:書類が破損しないよう、十分な厚さのダンボール箱を使用し、緩衝材を適切に使用しましょう。特に、重要な書類は、防水対策も施すことをお勧めします。
  • 追跡可能な配送方法を選択:紛失や破損を防ぐため、追跡可能な配送方法(宅配便など)を選択しましょう。配達状況を確認することで、安心して書類の到着を待つことができます。
  • 配達記録を残す:配達完了の証拠として、配達記録を必ず残しておきましょう。万が一、トラブルが発生した場合に備えて、重要な証拠となります。

シュレッダー処理について:個人情報保護の観点から

会社でシュレッダー処理できない場合、個人情報が含まれる書類は、ご自身で安全にシュレッダー処理してから返却するか、信頼できる業者に委託することをお勧めします。 個人情報保護法の観点から、適切な処理が求められます。 もし、会社でシュレッダー処理できない書類を郵送する場合は、「個人情報が含まれている可能性がある書類」であることを明記し、厳重に梱包する必要があります。

専門家のアドバイス:弁護士からの視点

弁護士などの専門家によると、退職時の書類返却は、労働契約に基づく義務である場合もあります。 特に、機密情報を含む書類については、返却義務が明確に存在するケースが多いです。 そのため、不明な点があれば、事前に人事部などに確認し、トラブルを未然に防ぐことが重要です。 また、返却した書類の受け取り確認を文書で得ることも、トラブル防止に役立ちます。

成功事例:円満退社を実現したケース

Aさんは、退職前に人事部と綿密に連絡を取り合い、返却すべき書類をリスト化しました。 また、機密情報を含む書類は、シュレッダー処理してから返却することで、会社との信頼関係を損なうことなく、円満退社を実現しました。

具体的なアドバイス:スムーズな書類返却のためのチェックリスト

  • 会社から貸与された物品のリストを作成する
  • 業務で使用した書類を分類し、機密情報を含む書類を特定する
  • 機密情報を含む書類は、シュレッダー処理するか、信頼できる業者に委託する
  • 返却する書類を種類別に分けて梱包する
  • 内容物を明確に記載したリストを同封する
  • 追跡可能な配送方法を選択し、配達記録を残す
  • 人事部などに確認し、不明な点を解消する
  • 書類の受け取り確認を文書で得る

これらのステップを踏むことで、スムーズな書類返却を行い、円満退社を実現できるでしょう。 不明な点があれば、必ず会社に確認することをお勧めします。 円満退社は、今後のキャリアにも良い影響を与えるため、丁寧な対応を心がけましょう。

コメント一覧(0)

コメントする

お役立ちコンテンツ