【上司と対立？】飛び込み営業への対応、ビジネスマナーの正解とは？
【上司と対立？】飛び込み営業への対応、ビジネスマナーの正解とは？
今回の相談内容は、飛び込み営業への対応に関するビジネスマナーについてですね。昨年まで取引があったコピー機メーカーの営業担当者が、アポイントなしで来社した際に、どのように対応すべきだったのか、という点について、上司との間で意見の相違が生じたようです。相談者の方は、相手との関係性や自身の業務への影響を考慮し、丁寧に対応したものの、上司からは「門前払いでも良かった」と指摘され、困惑しています。ビジネスにおける人間関係の難しさ、そして、ビジネスマナーの「普通」とは何か、という根本的な疑問を抱いているようです。
職場にコピー機メーカーの営業の人がアポ無しで来ました。この営業さんは昨年まで会社で使っていたコピー機のメーカーの担当営業さんで、年数回程度しか来社されないとは言え、顔見知りの方です。コピー機は昨年から他社のものに変えてしまったので今は直接的な付き合いはありませんが、契約解消後も時々営業に顔を出されている方です。特別キャラクターが濃かったりして不評のある方ではありません。
そんな方が本日数ヶ月ぶりに突然来たので唯一会社にいた平社員･･･私が対応しました。実際、私自身忙しかったので早々に退散いただこう･･･とは思っていましたが、付き合いが無かったわけではない人・・・邪険にもできないと思い、つれない相槌程度の対応で、結局10分程度いすわられました。
その方が帰られた所、上司から「長く接客をしすぎだ」と約1時間、説教を受けました。上司に意見するのもどうかと思いましたが、私が引き止めたように思われては困るので、「早く帰って欲しいとは思ったが、付き合いがあった人なので、つれない相槌で退散いただこうと思ったが長居された」と、弁解しましたが、「会社の業務に利益を生む相手ではないのだからそもそも門前払いでも良い位だ」とのこと。そう言う事で「付き合いのある人でも門前払いするとは選択肢として考えが無かったので以後気をつけます」と納得し、仕事に戻りました。
私は自分をお人好しだとは思いますが、付き合いが無い飛び込みのインターネット契約や先物取引の勧誘なら当然、門前払いします。当たり前でしょうけど、それくらいの判断感覚は持ち合わせているつもりです。
しかし、仕事とは言え、営業は人の繋がり。「昨日の友は今日の敵」のように、契約が切れた瞬間、数年は笑顔だったのに追っ払うような睨みを効かすまでに態度を変化させるものなのでしょうか？
ビジネスってそう言うものなのでしょうか･･･。
ビジネスマナーとしての「普通」「常識」はどういうものなのでしょう。
上司が、門前払いは「普通」と言っていたので是非ご意見を伺いたいです。
上司は私の背中からコピー機屋さんに思いっきりガンを飛ばしていたらしく、コピー機屋さんが長居してはいけないと気づいて帰って行ったそうです（君が断ったのでは無く、俺が追い返したんだと自慢げでした）なので、上司は私のやり取りや誰が来たかなど、全て見ていますし、やり取りも聞こえていました。
この記事では、このような状況に陥ったあなたが、今後どのように対応すれば、上司との関係を良好に保ちつつ、自身のビジネスマナーも向上させることができるのか、具体的なアドバイスを提供します。ビジネスにおける人間関係の構築と、効率的な業務遂行の両立を目指しましょう。
1. 状況整理：何が問題だったのか？
まず、今回の状況を整理しましょう。問題点は大きく分けて以下の2点です。
- 対応の判断： 飛び込み営業への対応として、10分間の対応は適切だったのか？ 上司の「門前払い」という意見は正しいのか？
- 上司との認識のずれ： 上司は、今回の対応を「不適切」と判断し、相談者を注意しました。この認識のずれは、今後の人間関係に影響を及ぼす可能性があります。
これらの問題を解決するために、まずはビジネスマナーの基本原則を理解し、状況に応じた適切な対応を学ぶ必要があります。
2. ビジネスマナーの基本原則：何が「普通」なのか？
ビジネスマナーは、相手への敬意を示し、円滑なコミュニケーションを図るためのものです。しかし、その「普通」は、状況や相手、企業の文化によって異なります。以下に、一般的なビジネスマナーの基本原則をまとめました。
2-1. 相手への敬意
相手の立場や状況を理解し、敬意を払うことが基本です。今回のケースでは、相手は以前取引のあった企業の営業担当者であり、顔見知りであるという点が重要です。全く面識のない飛び込み営業とは、対応を変える必要があります。
2-2. 目的意識
何のために対応するのか、目的を明確にすることが重要です。今回のケースでは、相手の訪問の目的を理解し、自身の業務への影響を考慮した上で、対応を決める必要があります。相手が自社の利益に繋がる提案をしてくる可能性もあれば、単なる情報収集や近況報告である可能性もあります。
2-3. 状況判断
状況に応じて、柔軟に対応することが求められます。マニュアル通りの対応ではなく、臨機応変な対応が重要です。今回のケースでは、上司の指示や会社のルールを考慮しつつ、自身の判断で対応する必要があります。
2-4. コミュニケーション
相手に失礼のない言葉遣いや態度で接し、円滑なコミュニケーションを図ることが重要です。今回のケースでは、相手に不快感を与えないように、丁寧な言葉遣いを心がける必要があります。
3. 飛び込み営業への具体的な対応策
今回のケースのような、飛び込み営業への具体的な対応策を、状況別に解説します。
3-1. 以前取引があった営業担当者の場合
顔見知りの営業担当者の場合、完全に門前払いすることは、相手に不快感を与える可能性があります。しかし、長々と話を聞く必要もありません。以下のステップで対応しましょう。
- 挨拶と感謝： 訪問してくれたことへの感謝の気持ちを伝えます。
- 状況説明： 現在の状況（例：新しいコピー機を導入したこと）を簡潔に伝えます。
- 時間の制約： 忙しい状況であることを伝え、長居できないことを伝えます。
- 今後の関係性： 今後の関係性について、前向きな言葉を添えつつ、具体的な提案がなければ、早めに切り上げます。
例：「〇〇様、いつもお世話になっております。本日はお忙しい中、お越しいただきありがとうございます。実は、昨年からコピー機を入れ替えてしまいまして、申し訳ございません。ただ、何かお困りのことがあれば、いつでもお声がけください。本日は、あいにく時間が限られておりまして、また改めてご連絡させていただきます。」
3-2. 全く面識のない飛び込み営業の場合
全く面識のない飛び込み営業の場合、基本的には門前払いが可能です。しかし、相手に不快感を与えないように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。以下のステップで対応しましょう。
- 挨拶： 丁寧な挨拶で対応します。
- 状況説明： 訪問の目的を尋ねます。
- 業務への影響： 業務が忙しいこと、または、現在、必要なサービスや製品がないことを伝えます。
- 今後の対応： 興味がない場合は、きっぱりと断ります。
例：「〇〇様、初めまして。本日はどのようなご用件でしょうか？ 恐れ入りますが、現在、業務が立て込んでおりまして、お話をお伺いする時間がございません。もし、何かご提案があれば、後日、改めてご連絡いただければ幸いです。」
3-3. 上司の指示がある場合
上司から、飛び込み営業への対応について指示がある場合は、それに従うことが基本です。しかし、疑問点があれば、事前に確認しておくことが重要です。例えば、「門前払い」という指示があった場合、その具体的な範囲や、例外的なケースについて確認しておきましょう。
4. 上司との良好な関係を築くために
今回のケースでは、上司との認識のずれが問題となっています。上司との良好な関係を築くために、以下の点に注意しましょう。
4-1. コミュニケーション
上司とのコミュニケーションを密にすることで、認識のずれを解消することができます。今回のケースでは、上司に今回の対応について、事前に相談しておくことが望ましかったでしょう。また、上司の指示に対して、疑問点があれば、遠慮なく質問しましょう。
4-2. 報告・連絡・相談
上司への報告・連絡・相談を徹底することで、上司からの信頼を得ることができます。今回のケースでは、対応後に、上司に状況を報告し、今後の対応について相談することで、上司との認識のずれを埋めることができます。
4-3. 謙虚な姿勢
上司の意見を素直に聞き入れ、改善しようとする姿勢を示すことが重要です。今回のケースでは、上司の指摘に対して、反論するのではなく、まずは受け入れ、今後の対応に活かす姿勢を示しましょう。
5. 成功事例から学ぶ
多くの企業では、飛び込み営業への対応について、明確なルールやマニュアルを定めています。以下に、成功事例をいくつか紹介します。
5-1. 事例1：明確な対応マニュアルの作成
ある企業では、飛び込み営業への対応について、詳細なマニュアルを作成しています。マニュアルには、対応のフロー、断り方、記録の仕方などが具体的に記載されており、従業員はマニュアルに従って対応することで、スムーズな対応を実現しています。
5-2. 事例2：上司との連携強化
別の企業では、飛び込み営業への対応について、上司との連携を強化しています。従業員は、対応前に上司に相談し、指示を仰ぐことで、上司との認識のずれを防ぎ、適切な対応をしています。
5-3. 事例3：研修の実施
ある企業では、従業員向けに、飛び込み営業への対応に関する研修を実施しています。研修では、ビジネスマナー、コミュニケーションスキル、断り方などを学び、従業員の対応能力を向上させています。
6. まとめ：より良い対応のために
今回のケースでは、飛び込み営業への対応について、上司との認識のずれが生じましたが、ビジネスマナーの基本原則を理解し、状況に応じた適切な対応をすることで、問題を解決することができます。具体的には、以下の点を意識しましょう。
- 相手への敬意： 相手の立場や状況を理解し、敬意を払う。
- 目的意識： 何のために対応するのか、目的を明確にする。
- 状況判断： 状況に応じて、柔軟に対応する。
- コミュニケーション： 相手に失礼のない言葉遣いや態度で接する。
- 上司との連携： 上司とのコミュニケーションを密にし、報告・連絡・相談を徹底する。
これらのポイントを意識することで、上司との良好な関係を築き、自身のビジネスマナーを向上させ、より円滑なビジネスライフを送ることができるでしょう。
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7. 今後のアクションプラン
今回の経験を活かし、今後のアクションプランを立てましょう。
- 上司との対話： 今回の件について、上司と改めて話し合い、認識のずれを解消しましょう。今後の対応について、具体的な指示やアドバイスを求めましょう。
- 社内ルールの確認： 会社における飛び込み営業への対応ルールを確認しましょう。もし、明確なルールがない場合は、上司や同僚に相談し、ルール作りを提案することもできます。
- 自己学習： ビジネスマナーに関する書籍やWebサイトなどを参考に、自己学習を継続しましょう。
- ロールプレイング： 同僚や上司と協力し、飛び込み営業への対応に関するロールプレイングを行いましょう。
これらのアクションプランを実行することで、あなたは、ビジネスパーソンとして、さらに成長し、周囲からの信頼を得ることができるでしょう。
8. 専門家からのアドバイス
今回のケースのような状況に陥った場合、専門家はどのようにアドバイスするでしょうか。キャリアコンサルタントの視点から、重要なポイントを解説します。
8-1. 状況の客観的な分析
まずは、今回の状況を客観的に分析することが重要です。感情的にならず、事実を整理し、何が問題だったのかを冷静に把握しましょう。上司の意見も、一方的に否定するのではなく、なぜそのような意見が出たのか、その背景を理解しようと努めましょう。
8-2. コミュニケーションスキルの向上
上司とのコミュニケーションスキルを向上させることが、今後の関係を良好に保つために不可欠です。具体的には、以下の点を意識しましょう。
- 傾聴力： 相手の話をよく聞き、理解しようと努める。
- 質問力： 相手の意図を正確に理解するために、積極的に質問する。
- 表現力： 自分の意見を、相手に分かりやすく伝える。
8-3. 自己成長への意識
今回の経験を、自己成長の機会と捉えましょう。ビジネスマナーやコミュニケーションスキルを向上させるために、積極的に学習し、実践することが重要です。また、上司からのフィードバックを真摯に受け止め、改善に活かしましょう。
8-4. 専門家への相談
もし、上司との関係が改善しない場合や、ビジネスマナーについてさらに深く学びたい場合は、キャリアコンサルタントなどの専門家に相談することも有効です。専門家は、あなたの状況を客観的に分析し、具体的なアドバイスを提供してくれます。
9. まとめ：ビジネススキルを磨き、キャリアアップを目指そう
今回の記事では、飛び込み営業への対応に関するビジネスマナーについて解説しました。ビジネスマナーは、単なる形式ではなく、相手への敬意を示し、円滑なコミュニケーションを図るための重要なスキルです。今回の経験を活かし、ビジネスマナーを磨き、上司との良好な関係を築き、自身のキャリアアップを目指しましょう。
今回のケースは、多くのビジネスパーソンが直面する可能性のある問題です。この記事で紹介したアドバイスを参考に、あなたは、より良いビジネスパーソンへと成長し、キャリアを成功に導くことができるでしょう。
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