Excelシート間のデータ連携で効率化！プルダウンリストとVLOOKUP関数で自動入力を実現
Excelシート間のデータ連携で効率化！プルダウンリストとVLOOKUP関数で自動入力を実現
この記事では、Excelを使った業務効率化に悩むあなたのために、シート間のデータ連携をスムーズに行う方法を解説します。具体的には、シート1の得意先名セル（C5）にプルダウンリストを作成し、選択した得意先名に応じて日勤単価（G3）と時間外単価（K3）をシート2から自動で入力する方法を、具体的な手順と関数解説を交えてご紹介します。 このテクニックをマスターすれば、データ入力の手間を大幅に削減し、ミスも防ぐことができるようになります。営業職や事務職の方だけでなく、あらゆる職種でExcelを使用する方にとって、非常に役立つ知識となるでしょう。
ステップ1：シート2のデータ整理と名付け
まず、シート2のデータを整理し、VLOOKUP関数で効率的にデータを参照できるようにします。 現状のデータ配置では、日勤単価と時間外単価がそれぞれ別の範囲に配置されているため、VLOOKUP関数を2回使用することになります。
- 得意先名リストの整理： シート2のB20～B29に記載されている得意先名を、B列にまとめて配置し直しましょう。重複している得意先名は削除してください。
- 単価データの整理： 日勤単価と時間外単価を、得意先名と対応するように整理します。例えば、以下の様な表を作成します。
| 得意先名 | 日勤単価 | 時間外単価 |
|—|—|—|
| 山田商事 | ￥10000 | ￥1300 |
| 佐藤商事 | ￥11000 | ￥1400 |
| 鈴木商事 | ￥10000 | ￥1300 |
| … | … | … |
- データ範囲に名前を付ける： VLOOKUP関数の使用を容易にするために、この表全体に名前を付けます。 「データ範囲」など分かりやすい名前を付けましょう。 方法は、データ範囲を選択し、名前ボックス（Excel画面の左上にあります）に名前を入力し、Enterキーを押すだけです。
ステップ2：シート1にプルダウンリストを作成する
次に、シート1のC5セルに、シート2の得意先名リストから選択できるプルダウンリストを作成します。
- データの入力： C5セルを選択し、データタブ→データの入力規則をクリックします。
- 設定： 「設定」タブで、「リスト」を選択し、「ソース」欄にシート2の得意先名リストの範囲（例えば、「=シート2!B20:B29」）を入力します。 もしくは、先に名前を付けた「データ範囲」の範囲を直接入力しても構いません（例：「=データ範囲」）。
- 完了： 「OK」をクリックすると、C5セルにプルダウンリストが作成されます。
ステップ3：VLOOKUP関数で自動入力
最後に、シート1のG3セルとK3セルに、VLOOKUP関数を使ってシート2からデータを取得する式を入力します。
- G3セル（日勤単価）： `=VLOOKUP(C5,データ範囲,2,FALSE)` を入力します。 この式は、C5セル（得意先名）を検索キーとして、「データ範囲」から日勤単価（2列目）を探し、完全一致（FALSE）で値を返します。
- K3セル（時間外単価）： `=VLOOKUP(C5,データ範囲,3,FALSE)` を入力します。 この式は、C5セル（得意先名）を検索キーとして、「データ範囲」から時間外単価（3列目）を探し、完全一致（FALSE）で値を返します。
これで、C5セルで得意先名を選択すると、G3セルとK3セルに自動的に日勤単価と時間外単価が入力されるようになります。
エラー処理と高度な活用
もし、シート2に存在しない得意先名がC5セルで選択された場合、VLOOKUP関数はエラー値（#N/A）を返します。 これを防ぐために、IFERROR関数と組み合わせることをお勧めします。
- G3セル（日勤単価）： `=IFERROR(VLOOKUP(C5,データ範囲,2,FALSE),””)`
- K3セル（時間外単価）： `=IFERROR(VLOOKUP(C5,データ範囲,3,FALSE),””)`
この修正により、エラー値の代わりに空欄が表示されるようになります。
さらに、この方法を応用すれば、複数のシートにまたがる大量のデータ管理を効率化できます。 例えば、得意先ごとの売上データや経費データなどを管理する際に、このテクニックを活用することで、データ入力の手間を大幅に削減し、正確性を高めることができます。
もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ
この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。
無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。
まとめ
この記事では、ExcelのVLOOKUP関数とデータ入力規則を用いて、シート間のデータ連携を実現する方法を解説しました。 この方法をマスターすることで、業務効率を大幅に向上させ、データ入力ミスを減らすことができます。 Excelスキルを向上させ、より生産性の高い仕事を目指しましょう。 もし、さらに高度なExcel活用方法や、キャリアに関する悩みを抱えている場合は、ぜひ専門家への相談をご検討ください。