１．ファイル形式と文字コードの確認

Outlook 2010で連絡先をインポートする際、推奨されるファイル形式はCSV（Comma Separated Values）です。Excelファイル(.xlsx, .xls)を直接インポートしようとすると、うまくいかない場合があります。Excelで作成した連絡先データを、まずCSV形式で保存し直す必要があります。その際、文字コードを「UTF-8」または「Shift-JIS」に設定することを確認しましょう。文字コードが異なる場合、Outlookがデータを読み取れないことが原因となる可能性があります。

• ExcelでのCSV保存手順：ファイル > 名前を付けて保存 > ファイルの種類：CSV（カンマ区切り）(*.csv)を選択
• 文字コードの確認と変更：Excelファイルを開いた状態で、ファイル > オプション > 詳細設定 > 「システムロケールに従う」のチェックを外し、適切な文字コードを選択

２．CSVファイルのデータ確認

CSVファイルを開いて、データに問題がないか確認しましょう。特に、カンマ（,）やダブルクォート（”）が正しく使用されているかを確認してください。これらの記号がデータ内に不適切に含まれていると、Outlookがデータを読み取れず、インポートに失敗する原因となります。また、各項目のデータ形式（電話番号、メールアドレスなど）に誤りがないかも確認が必要です。例えば、電話番号にアルファベットが含まれていたり、メールアドレスの形式が間違っていたりすると、インポートが失敗する可能性があります。

専門家アドバイス：データの整合性を確認するために、CSVファイルを開いて目視で確認するだけでなく、テキストエディタで開いて内容を精査することをお勧めします。これにより、目に見えない改行コードなどの問題も発見できる可能性があります。

３．Outlookの設定と再起動

Outlook 2010の設定に問題がある可能性もあります。Outlookを一度完全に終了し、再度起動してみましょう。それでもインポートできない場合は、Outlookのデータファイルの修復を試みることをお勧めします。Outlookの修復ツールを使用することで、破損したデータファイルを修復できる場合があります。

専門家アドバイス：Outlookの修復ツールは、コントロールパネルから「プログラムと機能」を選択し、Microsoft Officeの修復を選択することで実行できます。

４．インポート方法の見直し

Outlook 2010への連絡先インポート手順を改めて確認しましょう。ファイル > 開く＆エクスポート > インポート/エクスポートを選択し、手順に従ってインポートを実行してください。「カンマ区切り値（.csv）」を選択し、ファイルを選択してインポートを実行します。もし、同僚と確認した手順でもうまくいかない場合は、Microsoftの公式サポートサイトを確認するか、Microsoftサポートに問い合わせることを検討しましょう。

５．成功事例：転職活動における効果的な連絡先管理

ある転職活動中のクライアントは、応募企業や面接官の連絡先をExcelで管理していましたが、インポートに失敗し、非常に困っていました。上記の解決策を一つずつ試した結果、最終的に文字コードの問題が原因であることが判明し、UTF-8で保存し直したCSVファイルをインポートすることで、無事連絡先をOutlookに反映させることができました。この経験から、彼はデータ管理の重要性を再認識し、転職活動だけでなく、今後のビジネスシーンでも正確なデータ管理を心がけるようになりました。結果的に、彼は希望の企業に内定を得ることができました。

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