中途入社なのに教わらない！営業事務の育成でよくある問題と解決策

仕事を教えない 5月後半から新人の事務員が中途で入ってきたんですが、トレーナー（教育係）の女性が忙しいのもあって、新人が未だに何も分からない様子です。というのも営業事務の仕事なのですが、営業が新人に仕事を依頼→新人は分からないのでトレーナーのところへ行く→トレーナーが仕事を処理してしまうのです。理由は教えてる時間がないのでトレーナー自身が片づけてしまうのです。トレーナーとしては簡単な仕事から覚えさせていきたいのだというのですが、もう2か月以上経っているのに不思議です。営業事務なのに未だに新人は受注も発注もさせてもらえず、電話番ばかりさせられてる様子です。新卒ならまだわかりますが、社会経験のある中途で入社してきた社員なのに気の毒に感じてしまいました。こういった人手が足りなくて新人が入ってきても教える人がいない、教える能力がないみたいなケースってよくあるんでしょうか？

はい、残念ながら人手が足りず、新人をきちんと育成できない、あるいは教える能力に課題があるというケースは、中小企業から大企業まで、多くの企業で散見されます。特に、営業事務のような、業務の幅が広く、専門知識やスキルが求められる職種では、この問題が顕著になりやすいです。貴社のケースも、まさにその典型例と言えるでしょう。

中途入社で社会経験のある社員であれば、ある程度のスキルや知識を有していることが期待されます。しかし、それはあくまで「経験」であり、貴社特有の業務システムや社内ルール、顧客対応のノウハウなどは、新たに学ぶ必要があります。トレーナーが忙しいという理由で、新人に業務を教えず、自身で処理してしまうことは、新人の成長を阻害するだけでなく、トレーナー自身の負担を増やし、ひいては組織全体の生産性低下にも繋がります。これは、OJT（On-the-Job Training）の失敗例と言えるでしょう。

なぜこのような問題が起こるのか？

人材育成のための時間とリソースの不足：多くの企業、特に中小企業では、人材育成に十分な時間やリソースを割くことが難しいのが現状です。トレーナー自身も本来業務を抱えているため、新人の指導に時間を割く余裕がないという状況はよくあります。
教育体制の未整備：新人の育成のためのマニュアルや研修プログラムが整備されていない、もしくは存在していても活用されていないケースも少なくありません。そのため、トレーナーは行き当たりばったりで指導することになり、効率が悪く、新人も理解しにくいという悪循環に陥ります。
トレーナーの指導スキル不足：教えることに慣れていない、もしくは指導スキルが不足しているトレーナーは、新人の育成に苦労します。単に業務をこなすだけでなく、分かりやすく丁寧に教える能力が求められます。
業務の標準化がされていない：業務プロセスが明確に定義されていない場合、新人は何をどのようにすれば良いのか分からず、トレーナーに頼ることになります。業務標準化は、効率的な業務遂行と人材育成の両面で重要です。
新人の主体性不足：もちろん、新人の側にも問題がある場合があります。自ら積極的に質問したり、業務を理解しようと努力しない場合は、トレーナーも教えにくくなります。しかし、これは多くの場合、適切な指導がないことが原因の一つです。

具体的な解決策

貴社の状況を改善するためには、以下の対策が有効です。

OJTの改善：トレーナーは、新人に業務を丸投げするのではなく、段階的に業務を教え、フィードバックを行う必要があります。小さな成功体験を積み重ねさせることで、自信をつけさせ、モチベーションを維持することが重要です。例えば、電話対応から始め、徐々に受注・発注業務へとステップアップしていく計画を立てましょう。「ローテーション研修」を取り入れ、様々な部署を経験させることで、業務の全体像を理解させるのも効果的です。
教育マニュアルの作成：営業事務の業務内容、手順、必要なスキルなどを網羅したマニュアルを作成しましょう。これにより、トレーナーの負担を軽減し、新人も自己学習を進めることができます。動画教材などを活用すれば、より理解度を高めることができます。
トレーナー研修の実施：トレーナー向けの指導スキル研修を実施し、効果的な指導方法を習得させましょう。ロールプレイングなどを活用することで、実践的なスキルを身につけることができます。
業務の標準化：業務プロセスを明確化し、標準化することで、新人の教育をスムーズに行うことができます。標準作業手順書（SOP）を作成し、誰でも同じように業務を遂行できるようにしましょう。
定期的な面談：新人の進捗状況や課題を把握するために、定期的な面談を実施しましょう。新人の不安や疑問を解消し、モチベーションを維持することが重要です。キャリアパスについても話し合い、将来像を描くことで、仕事への意欲を高めることができます。
外部研修の活用：社内だけでは対応できない場合は、外部の研修機関を利用することも検討しましょう。専門的な知識やスキルを習得することで、新人の能力向上を促進できます。eラーニングなども有効です。

成功事例：A社の取り組み

A社では、新人の育成に課題を感じ、上記の対策を総合的に実施しました。具体的には、営業事務の業務マニュアルを作成し、eラーニングシステムを導入。トレーナーには指導スキル研修を実施し、新人は定期的な面談を通して、キャリアパスについて話し合いました。その結果、新人の定着率が向上し、生産性も向上しました。また、トレーナーの負担も軽減され、業務効率も改善されました。

ポイントは、新人を単なる作業員としてではなく、組織の一員として育成することです。　新人の成長を支援することで、企業全体の成長にも繋がります。中途採用者は、即戦力として期待される一方、企業文化や業務システムへの適応に時間を要します。丁寧な指導とサポート体制を整えることで、企業と個人の双方にとってメリットのある関係を築くことができるのです。

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まとめ

新人の育成は、企業にとって重要な課題です。特に営業事務のような専門性の高い職種では、適切な教育体制と指導スキルが不可欠です。人材育成に投資することは、企業の将来への投資でもあります。今回ご紹介した対策を参考に、貴社独自の育成プログラムを構築し、新人の成長を支援することで、企業全体の生産性向上に繋げていきましょう。中途採用者の育成においては、経験を活かしつつ、企業独自のノウハウを習得させるための丁寧な指導が重要です。時間とリソースを確保し、効果的なOJT、適切な研修プログラム、そして継続的なサポート体制を構築することで、新人の早期戦力化を実現し、企業の成長を加速させることができるでしょう。

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