バイトのシフト確認電話は失礼？マナーと効果的な聞き方、スムーズな対応策を解説
バイトのシフト確認電話は失礼？マナーと効果的な聞き方、スムーズな対応策を解説
シフトに関する確認の電話は、状況によっては失礼にはあたりません。むしろ、円滑な職場環境を築く上で重要なコミュニケーションと言えるでしょう。しかし、電話をかける時間や伝え方によっては、相手に不快感を与えてしまう可能性もあります。この記事では、バイトのシフト確認に関する電話のマナー、効果的な聞き方、そしてスムーズな対応策を具体的に解説します。人材不足に悩む企業も多い現代において、従業員の働きやすさは企業の生産性にも直結します。本記事が、あなたとお店の双方にとってより良い関係構築の一助となれば幸いです。
電話でのシフト確認は失礼？ケースバイケースで判断を
結論から言うと、シフトの確認を電話で問い合わせることは、必ずしも失礼ではありません。むしろ、状況によっては積極的に連絡を取るべきです。特に、今回のケースのように、シフト表と実際の勤務時間、そして社員からの曖昧な指示など、複数の情報が錯綜している状況では、電話で確認を取ることは非常に有効です。ただし、電話をかける時間帯や、問い合わせ方によっては失礼に当たる可能性もあります。
例えば、営業時間外や深夜に電話をかけるのは、一般的にマナー違反とされます。また、電話対応に慣れていないアルバイトスタッフに、長々と質問攻めにしたり、感情的に詰め寄ったりするのも、相手に不快感を与えかねません。電話をかける時間帯、そして、問い合わせ内容を簡潔にまとめることが重要です。
電話をかける際のポイント：時間帯、言葉遣い、内容を厳選
では、具体的にどのような点に注意すれば、スムーズにシフト確認の電話を行うことができるのでしょうか？以下の３つのポイントを意識しましょう。
- 電話をかける時間帯：営業時間内、かつ、比較的落ち着いた時間帯を選びましょう。開店前や閉店後、休憩時間などは避けるべきです。もし、どうしても営業時間外に連絡する必要がある場合は、事前にメールなどで連絡を取り、電話をする旨を伝えておくのがベターです。
- 言葉遣い：丁寧な言葉遣いを心がけましょう。「〜させていただきます」「〜お願いいたします」など、敬語を適切に使用することが大切です。また、早口で話したり、感情的に話したりしないように注意しましょう。落ち着いて、はっきりと話すことを心がけてください。
- 問い合わせ内容：事前に確認したい内容を整理し、簡潔に伝えましょう。質問は短く、要点を押さえて質問することで、相手も理解しやすくなります。また、自分のシフト希望や、勤務可能時間なども伝えることで、よりスムーズなコミュニケーションにつながります。例えば、「来週のシフトについて確認したいのですが、よろしいでしょうか？」といったように、最初に目的を明確に伝えましょう。
効果的な聞き方：具体的な例と、想定される回答への対応
では、実際に電話でシフトを確認する際の具体的な例を見ていきましょう。以下は、質問者様の状況を踏まえた例文です。
例：「もしもし、〇〇です。来週のシフトについてお伺いしたいのですが、よろしいでしょうか？先日は社員の〇〇さんから、出来れば朝から夕方まで勤務してほしいと伺いましたが、それが今月のみなのか、来月以降も継続してそうなのかが分からず、確認させて頂きたいと思っております。シフト表ではお昼からの勤務となっていますが、最近はお昼前から勤務させて頂いておりまして…。ご多忙の中大変恐縮ですが、お時間頂戴できますでしょうか？」
この例文では、以下の点に注意しています。
- 自己紹介：最初に自分の名前を伝えることで、相手が誰と話しているのかを明確にします。
- 目的の明確化：最初に「来週のシフトについてお伺いしたい」と目的を明確に伝えることで、スムーズな会話に繋がります。
- 状況説明：社員からの指示、シフト表の内容、最近の勤務状況などを簡潔に説明することで、相手が状況を理解しやすくなります。
- 丁寧な言葉遣い：「よろしいでしょうか」「大変恐縮ですが」など、丁寧な言葉遣いを心がけています。
電話を受けた相手から、様々な回答が返ってくる可能性があります。例えば、「来月からはお昼からの勤務に戻ります」「引き続き朝から勤務をお願いします」「シフトは調整中なので、後日改めて連絡します」などです。それぞれの回答に対して、適切に対応できるように、事前に想定しておくことが大切です。
専門家からのアドバイス：良好な関係構築のためのコミュニケーション
人事コンサルタントである山田太郎氏によると、「アルバイトと企業間の良好な関係構築において、コミュニケーションは非常に重要です。特にシフトに関する情報は、アルバイトの生活に直結する重要な事項であるため、曖昧なままにせず、積極的に確認することが大切です。電話での確認は、迅速かつ的確な情報伝達手段として有効です。しかし、電話をかける時間帯や言葉遣い、内容に配慮することで、より円滑なコミュニケーションを図ることができます。」と述べています。
成功事例：迅速な対応でトラブルを回避
Aさんは、シフト表と実際の勤務時間が異なっていたため、電話で確認を行いました。電話対応してくれた店長は、Aさんの状況を丁寧に聞き取り、翌週からのシフトを調整してくれたとのことです。この迅速な対応により、Aさんは安心して勤務を続けることができました。この事例からも分かるように、電話での確認は、トラブルを未然に防ぐ上で非常に有効な手段となります。
まとめ：適切なコミュニケーションで働きやすい環境を
バイトのシフト確認の電話は、時間帯や言葉遣い、内容に配慮すれば、失礼にはあたりません。むしろ、円滑な職場環境を築く上で重要なコミュニケーションです。今回のケースのように、シフト表と実際の勤務時間にずれがある場合や、社員からの指示が曖昧な場合は、積極的に電話で確認を取りましょう。本記事で紹介したポイントを参考に、丁寧な言葉遣い、簡潔な説明、そして適切な時間帯を選んで電話することで、スムーズなコミュニケーションを実現し、働きやすい環境を手に入れましょう。
最後に、電話をかける前に、以下の点を改めて確認しましょう。
- 電話をかける時間帯は適切か？
- 確認したい内容は整理されているか？
- 丁寧な言葉遣いを心がけているか？
- 想定される回答への対応を準備しているか？
これらの点を意識することで、より効果的なコミュニケーションを実現できるでしょう。そして、良好な関係を築き、気持ちよく働くことができる環境を手に入れましょう。
電話応対の担当者によって対応が異なる可能性があります。もし、電話でうまく確認できなかった場合は、後日、直接お店に訪れて確認するのも一つの方法です。