事務職必見！しつこい営業電話を撃退！スマートな対応術を伝授

この記事では、事務職の方が日々直面する、会社にかかってくる営業電話への対応に焦点を当て、その悩みを解決するための具体的な方法を提案します。しつこい営業電話に悩まされているけれど、どのように対応すれば良いのかわからない、という方に向けて、状況別の対応策や、相手に不快感を与えずに効果的に電話をかわすためのテクニックを詳しく解説します。

事務のお仕事されてる方、社長宛にくる営業・勧誘の電話はどうしていますか？「外出中です」や「会議中です」など適当な言葉を使って社長に電話をつなぐことはありません。大抵電話はこなくなるのですが、最近毎日しつこく同じ人から２、３回電話がかかってきて困っています。「今日はお戻りは何時頃ですか？」や「明日は何時頃ならいらっしゃいますか？」など･･今のところ全て「ちょっと定かではないのですが･･」で通していますが･･正直しつこすぎてイライラしてきます。上手なかわし方を教えてください。

毎日、会社にかかってくる営業電話への対応は、多くの事務職の方々にとって頭を悩ませる問題です。特に、社長宛の電話をどのようにかわすかは、会社の印象にも関わるため、慎重な対応が求められます。この記事では、しつこい営業電話に効果的に対応し、日々の業務をスムーズに進めるための具体的な方法を、豊富な事例と共にご紹介します。

1. なぜ営業電話はしつこいのか？背景を理解する

まず、なぜ営業電話がしつこくかかってくるのか、その背景を理解することが重要です。営業担当者は、自社の製品やサービスを売り込むために、様々な方法でアプローチを試みます。その中で、電話は手軽で効率的な手段の一つです。しかし、電話をかける側にも、様々な事情があります。

ノルマ達成のプレッシャー: 営業担当者は、売上目標やアポイント獲得数などのノルマを課せられていることが多く、それを達成するために、数多くの電話をかけざるを得ない状況にあります。
リストの有効性: 営業リストが古い情報に基づいている場合、すでに担当者が変わっていたり、会社の方針が変わっていたりして、なかなか繋がらないこともあります。それでも、リストに沿って電話をかけ続けるしか方法がない場合もあります。
インセンティブ: 営業成績に応じてインセンティブが支払われる場合、少しでも可能性のある見込み客にアプローチしようと、粘り強く電話をかけることがあります。

これらの背景を理解することで、相手の状況をある程度把握し、冷静に対応することができます。感情的にならず、相手の立場を考慮した上で、適切な対応を心がけましょう。

2. 状況別！効果的な電話のかわし方

しつこい営業電話をかわすためには、状況に応じた様々なテクニックを使い分けることが重要です。ここでは、具体的な状況別の対応策をご紹介します。

2-1. 最初の電話への対応

初めてかかってきた電話への対応は、今後の関係性を左右する重要なポイントです。丁寧な対応を心がけつつ、相手に「繋がりにくい」という印象を与えることが重要です。

会社の代表電話として対応する場合:
- 「〇〇株式会社でございます。いつもお世話になっております。」と、まずは会社の名前を名乗り、丁寧な言葉遣いを心がけます。
- 相手の会社名と名前を確認し、「〇〇様でいらっしゃいますね。恐れ入りますが、本日はどのようなご用件でしょうか？」と、用件を尋ねます。
- もし社長宛の電話であれば、「社長はただいま席を外しております。〇〇様からお電話があったことは、後ほどお伝えいたします。」と伝えます。
- 相手が再度電話をかけてくる可能性があるため、用件を聞き、担当者に伝える旨を伝えておくと、スムーズな対応につながります。
社長に直接繋ぐ必要がない場合:
- 「社長は現在、電話会議中でございます。後ほど、こちらからご連絡差し上げてもよろしいでしょうか？」と、相手に折り返しの電話を促します。
- 相手の会社名と名前、連絡先を聞き、記録しておきます。
- もし、社長が不在の場合や、取り次ぐ必要がないと判断した場合は、「〇〇様、本日は社長は終日外出の予定でございます。何か私にご用件はございますでしょうか？」と、用件を聞き出します。

2-2. しつこい電話への対応

何度もかかってくる電話に対しては、少しずつ対応を変えていく必要があります。相手に「諦めてもらう」ための工夫を凝らしましょう。

「外出中です」を使い分ける:
- 「〇〇様、社長はただいま外出中でございます。本日は終日不在の予定でございます。」と、具体的な状況を伝えます。
- 「〇〇様からお電話があったことは、後ほど社長に伝えます。」と、伝言を伝える姿勢を見せます。
「担当者に確認します」を効果的に使う:
- 「〇〇様、恐れ入りますが、社長に確認いたしますので、少々お待ちいただけますでしょうか。」と、一旦保留にします。
- 保留中に、社長に電話の内容を相談するか、対応を検討します。
- 保留から戻った後、「社長に確認しましたが、今回は見送らせていただくことになりました。」と、丁寧にお断りします。
「お断り」の意思を明確に伝える:
- 何度か電話がかかってくる場合は、「〇〇様、いつもお電話ありがとうございます。しかしながら、現在、〇〇に関するご提案は検討しておりません。」と、はっきりと断りの意思を伝えます。
- 相手がそれでも食い下がってくる場合は、「大変恐縮ですが、今後はこのようなご提案はお控えいただけますようお願いいたします。」と、丁重に断ります。

2-3. 相手別対応のポイント

相手のタイプによって、対応を変えることも重要です。相手の性格や状況に合わせて、柔軟に対応しましょう。

強引な営業:
- 相手のペースに乗せられないように、冷静に対応します。
- 「現在、検討しておりません。」と、はっきりと断ります。
- それでも食い下がってくる場合は、上司に相談する旨を伝えます。
丁寧な営業:
- 相手の話を最後まで聞き、感謝の気持ちを伝えます。
- 「今回は見送らせていただきますが、今後の機会があれば、ぜひ検討させていただきます。」と、前向きな姿勢を見せます。
何度も同じ内容で電話してくる営業:
- 「以前にも同様のご提案をいただきましたが、今回は見送らせていただきます。」と、過去の経緯を伝えます。
- 「もし、何か進展があれば、こちらからご連絡いたします。」と、相手に期待を持たせないようにします。

3. 状況を悪化させないための注意点

しつこい営業電話への対応は、会社のイメージを損なわないように、細心の注意を払う必要があります。以下の点に注意しましょう。

感情的にならない: 相手に対して、怒ったり、不機嫌な態度を取ったりすることは避けましょう。冷静さを保ち、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
嘘をつかない: 嘘をつくと、後々トラブルになる可能性があります。できる限り正直に、状況を説明しましょう。
個人情報を教えない: 相手に、社長のスケジュールや連絡先などの個人情報を教えることは避けましょう。
長電話をしない: 長々と話を聞いていると、相手に付け入る隙を与えてしまいます。用件を簡潔に聞き、手短に済ませましょう。
記録を残す: 誰から、いつ、どのような電話があったかを記録しておくと、今後の対応に役立ちます。

4. 成功事例から学ぶ！効果的な電話対応のヒント

実際に、しつこい営業電話を効果的にかわした成功事例から、具体的なヒントを学びましょう。

事例1:
- 状況: 毎日同じ会社から、社長宛に電話がかかってくる。
- 対応: 最初の電話で、相手の会社名と名前、用件を確認し、記録。その後、電話がかかってくるたびに、「社長は現在、〇〇の会議で不在です。何か私にご用件はございますでしょうか？」と、用件を聞き出す。
- 結果: 相手は、毎回同じように用件を伝えてくるようになり、最終的には電話がこなくなった。
- ポイント: 相手の用件を聞き出すことで、社長に繋ぐ必要がないと判断し、電話をかわすことができた。
事例2:
- 状況: 新規サービスの営業電話が、頻繁にかかってくる。
- 対応: 最初の電話で、サービスの概要を聞き、資料を送ってもらう。その後、電話がかかってくるたびに、「資料は拝見しましたが、今回は見送らせていただきます。」と、丁寧にお断りする。
- 結果: 相手は、諦めて電話をかけてこなくなった。
- ポイント: 相手の提案を一旦受け止めることで、相手に不快感を与えることなく、お断りすることができた。
事例3:
- 状況: しつこい営業電話に、困り果てていた。
- 対応: 上司に相談し、会社の代表として、営業電話を断るための定型文を作成。電話がかかってくるたびに、その定型文を用いて、丁寧にお断りする。
- 結果: 営業電話の数が減り、業務に集中できるようになった。
- ポイント: 上司に相談し、会社全体で対応することで、効果的に営業電話を減らすことができた。

5. 事務職が抱えがちな悩みと解決策

事務職の方々は、営業電話対応以外にも、様々な悩みを抱えています。ここでは、よくある悩みとその解決策をご紹介します。

悩み1:
- 内容: 社長や上司からの指示が曖昧で、何をすれば良いのかわからない。
- 解決策: 指示を受けた際に、内容を具体的に確認し、不明な点は質問する。必要に応じて、指示内容を記録する。
悩み2:
- 内容: 他の部署との連携がうまくいかず、業務がスムーズに進まない。
- 解決策: コミュニケーションを密にし、相手の立場を理解する努力をする。必要に応じて、関係部署との調整役を担う。
悩み3:
- 内容: 業務量が多く、残業が多くなってしまう。
- 解決策: 業務の優先順位をつけ、効率的な方法で業務を進める。上司に相談し、業務分担を見直す。

6. 営業電話対応をさらにレベルアップ！

営業電話対応は、経験を積むことで、さらにレベルアップできます。以下の方法を試してみましょう。

ロールプレイング: 同僚や上司とロールプレイングを行い、様々な状況への対応を練習する。
研修への参加: 電話応対に関する研修に参加し、専門的な知識やスキルを学ぶ。
成功事例の収集: 他の会社の事務職の成功事例を参考に、自社の状況に合わせた対応策を検討する。
記録と振り返り: 自分の対応を記録し、定期的に振り返り、改善点を見つける。

これらの努力を重ねることで、自信を持って営業電話に対応できるようになり、日々の業務をよりスムーズに進めることができるでしょう。

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7. まとめ：スマートな電話対応で、快適な事務ワークを！

この記事では、事務職の方が抱える営業電話への対応について、具体的な方法を解説しました。しつこい営業電話をかわすためには、状況に応じた対応策を使い分け、相手に不快感を与えないように注意することが重要です。また、日々の業務をスムーズに進めるためには、コミュニケーション能力を高め、問題解決能力を磨くことも大切です。この記事で紹介したテクニックを参考に、スマートな電話対応を身につけ、快適な事務ワークを実現しましょう。

この記事が、あなたの悩みを解決し、より良い職場環境を築くための一助となれば幸いです。日々の業務で困ったことがあれば、いつでもこの記事を読み返し、実践してみてください。

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