取引先に「必要な書類の未提出」を伝える！信頼を損なわずに、関係を強化する伝え方とは？

この記事では、長年のお付き合いのある取引先に対して、これまで提出されていなかった書類の提出を求める際の、円滑なコミュニケーション術について解説します。特に、営業職の方々が直面しがちな、取引先との関係性維持とコンプライアンス遵守の両立という課題に焦点を当て、具体的な伝え方の例文や交渉術、事前の準備について掘り下げていきます。長年の取引の中で見過ごされてきた書類の未提出という問題は、関係悪化のリスクを伴いますが、適切な対応によって、むしろ信頼関係を深めるチャンスに変えることも可能です。この記事を通じて、読者の皆様が自信を持ってこの問題に取り組み、より良いビジネス関係を築けるよう、具体的なアドバイスを提供します。

こんなとき仕事の得意先に何て伝えればいいのか教えてください。

毎年得意先から必要書類を提出してもらって契約していたのですが、本来提出しなければいけない書類が1枚足りていないことがわかりました。

これまで社内で提出書類を上司に確認してもらい決裁を受けてたのですが、最近上司が代わりその方から指摘されました。

私含め今までの上司の人も気づいていませんでした。

「規約にも書いてあるとおり必要な書類が足りないから、今後は追加で書類を提出してもらうようにしてね」

提出してもらう書類はたいしたものではないのですが、今までそれがなくても契約していたのでどう伝えて納得してもらえればよいのでしょうか？

規約に書いてあり相手方にも多少の落ち度はあるのですが、最初に提出してもらった際にそれを指摘できなかった私たちにも非があります。

アドバイスをお願いします。

1. 問題の本質を理解する：なぜ書類の未提出が問題なのか？

まず、なぜ書類の未提出が問題となるのか、その本質を理解することが重要です。書類の未提出は、単なる形式的な問題ではなく、以下のような複数のリスクを孕んでいます。

コンプライアンス違反のリスク: 提出が義務付けられている書類が不足している場合、法規制や社内規程に違反している可能性があります。これは、企業としての信用を大きく損なう原因となり得ます。
法的リスク: 契約内容を証明する書類が不足していると、万が一の際に法的措置を取る際に不利になる可能性があります。
業務プロセスの非効率化: 正しい書類が揃っていないと、業務プロセスが煩雑化し、効率を低下させる可能性があります。
関係悪化のリスク: 取引先との間で、不信感を生む可能性があります。特に、長年の取引がある場合には、この問題が関係悪化のきっかけになることもあります。

これらのリスクを理解した上で、問題解決に取り組むことが重要です。今回のケースでは、長年の取引の中で書類の未提出が見過ごされてきたという背景があり、取引先との関係性を考慮しながら、誠実かつ丁寧な対応が求められます。

2. 事前準備：成功するコミュニケーションのための土台作り

取引先に連絡を取る前に、以下の準備をしっかりと行いましょう。事前の準備は、スムーズなコミュニケーションと問題解決のために不可欠です。

2-1. 社内での情報共有と連携

まず、社内の関係者（上司、法務部門、経理部門など）と情報を共有し、連携体制を整えましょう。今回の件について、会社としての見解や対応方針を統一しておく必要があります。具体的には、以下の点を確認します。

事実確認: 不足している書類の種類、過去の契約状況、未提出期間などを正確に把握します。
対応方針の決定: どのような形で取引先に連絡を取り、書類の提出を求めるのか、会社としての基本的な方針を決定します。
責任の所在: 今回の件における自社の責任範囲を明確にしておきます。

社内での連携がスムーズであればあるほど、取引先との交渉も円滑に進みやすくなります。

2-2. 取引先の状況を把握する

取引先の担当者との関係性や、企業の文化、過去の対応事例などを事前に把握しておきましょう。これにより、相手の立場に立った、より適切なコミュニケーションが可能になります。具体的には、以下の情報を収集します。

担当者の性格: 相手がどのような性格で、どのようなコミュニケーションを好むのかを把握します。
企業の文化: 相手企業の社風や、書類に対する意識などを理解します。
過去の対応事例: 過去に同様の問題が発生した場合の、相手企業の対応事例を参考にします。

これらの情報を基に、個別の事情に合わせた対応を検討します。

2-3. 必要な書類の準備と説明資料の作成

取引先に提出を求める書類を事前に準備し、説明資料を作成しておきましょう。説明資料には、以下の内容を含めると効果的です。

不足している書類のリスト: どのような書類が不足しているのかを明確に示します。
書類の重要性: なぜその書類が必要なのかを、簡潔に説明します。
提出方法: 書類の提出方法（郵送、メール、オンラインなど）を具体的に指示します。
提出期限: 提出期限を明確に示し、協力をお願いする旨を伝えます。

説明資料は、相手に安心感を与え、スムーズな対応を促すための重要なツールとなります。

3. 伝え方のポイント：誠実さと配慮を重視したコミュニケーション

いよいよ、取引先に連絡を取る段階です。ここでは、誠実さと配慮を重視したコミュニケーションのポイントを解説します。

3-1. 連絡手段の選択

連絡手段は、相手との関係性や状況に応じて適切に選択しましょう。一般的には、以下の方法が考えられます。

電話: 迅速な対応が必要な場合や、直接的なコミュニケーションを好む相手には、電話が有効です。
メール: 記録を残したい場合や、相手の都合に合わせて連絡を取りたい場合には、メールが適しています。
対面: 重要な案件や、関係性を深めたい場合には、対面でのコミュニケーションが効果的です。

いずれの手段を選択する場合でも、事前に相手の都合を確認し、失礼のないように心がけましょう。

3-2. 伝え方の例文とポイント

以下に、具体的な伝え方の例文と、そのポイントを紹介します。状況に合わせて、これらの例文を参考にしながら、自身の言葉で誠意を伝えることが重要です。

例文1：電話での連絡（例：長年の取引がある場合）

「〇〇様、いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。突然のご連絡、失礼いたします。

実は、長年のお取引の中で、一部書類の提出について、確認不足があったことが判明いたしました。〇〇様には、これまで大変お世話になっており、このような形でご連絡することになり、大変心苦しいのですが、〇〇様にご提出いただいている書類の中に、本来提出が必要な書類が1点、不足していることがわかりました。

つきましては、お手数をおかけいたしますが、改めてその書類のご提出をお願いできますでしょうか。詳細につきましては、後ほどメールにてご案内させていただきます。ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。」

ポイント：

感謝の言葉から始める: 相手への感謝の気持ちを伝えることで、良好な関係を維持します。
謝罪の言葉を述べる: 自社の落ち度を認め、謝罪の言葉を述べます。
丁寧な言葉遣い: 丁寧な言葉遣いを心がけ、相手への敬意を示します。
具体的な指示: 提出が必要な書類の種類や、提出方法、提出期限を明確に伝えます。
相手への配慮: 相手の状況を考慮し、無理のない範囲で協力を求めます。

例文2：メールでの連絡（例：書類の提出をお願いする場合）

件名：〇〇（会社名）様　書類提出のお願い

〇〇株式会社　〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。

この度は、〇〇様にご提出いただいております書類について、確認不足により、本来提出が必要な書類が1点、不足していることが判明いたしました。〇〇様には、これまで大変お世話になっており、ご迷惑をおかけすることになり、大変申し訳ございません。

つきましては、お手数をおかけいたしますが、下記の書類のご提出をお願いできますでしょうか。

—————————————————————————————————-

・書類名：〇〇

・提出方法：〇〇

・提出期限：〇〇

—————————————————————————————————-

ご多忙のところ大変恐縮ですが、〇月〇日までに、〇〇（提出方法）にてご提出いただけますようお願い申し上げます。何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

今後とも、変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。

敬具

株式会社△△

□□　〇〇

ポイント：

件名で要件を明確にする: 件名で、メールの目的を明確に示します。
丁寧な挨拶: 丁寧な挨拶で始め、相手への敬意を示します。
謝罪と感謝の言葉: 自社の落ち度を認め、謝罪と感謝の言葉を述べます。
具体的な指示: 提出が必要な書類の種類や、提出方法、提出期限を明確に伝えます。
今後の関係性への言及: 今後も良好な関係を継続したいという意思を示します。

3-3. 交渉術：円滑な解決を目指して

書類の未提出について、相手から反論や疑問の声が上がることも考えられます。そのような場合に備えて、冷静かつ的確に対応するための交渉術を身につけておきましょう。

相手の意見を傾聴する: まずは相手の意見をしっかりと聞き、理解しようと努めます。相手の気持ちを理解することで、より建設的な対話が可能になります。
事実に基づいた説明: 客観的な事実に基づいて説明し、感情的な対立を避けます。
代替案の提示: 相手の負担を軽減するための代替案を提示します。例えば、提出期限の延長や、提出方法の変更などです。
Win-Winの関係を目指す: 双方にとってメリットのある解決策を探し、良好な関係を維持します。
誠意を見せる: 謝罪の言葉を述べたり、今後の改善策を提示するなど、誠意を見せることで、相手の理解を得やすくなります。

交渉は、一方的な主張ではなく、相互理解と協力に基づくものです。相手との信頼関係を築きながら、問題解決を目指しましょう。

4. 成功事例から学ぶ：信頼関係を強化したケーススタディ

ここでは、書類の未提出という問題を、むしろ信頼関係を深める機会に変えた成功事例を紹介します。これらの事例から、具体的な対応方法や、成功の秘訣を学びましょう。

ケーススタディ1：長年の取引先との関係を強化

ある企業では、長年の取引先から、契約に必要な書類が一部未提出であることに気づきました。担当者は、まず上司と法務部門に相談し、対応方針を決定しました。そして、取引先の担当者に電話で連絡を取り、これまでの感謝の気持ちを伝えた上で、書類の未提出について謝罪しました。同時に、書類の重要性や、提出方法、提出期限を丁寧に説明しました。相手からは、長年の取引の中で見過ごされていたことに不満の声も上がりましたが、担当者は、相手の意見をしっかりと聞き、自社の落ち度を認めました。その上で、今後はこのようなことがないように、社内体制を強化することを約束しました。さらに、提出期限を柔軟に設定し、相手の負担を軽減する提案を行いました。その結果、取引先は、担当者の誠意ある対応に理解を示し、書類の提出に協力してくれました。この一件を通じて、両社の信頼関係はさらに深まり、その後の取引も円滑に進むようになりました。

ケーススタディ2：問題解決を機に、新たなビジネスチャンスを創出

別の企業では、書類の未提出という問題を、単なるコンプライアンスの問題として捉えるのではなく、ビジネスチャンスと捉えました。担当者は、取引先に書類の提出を求める際に、これまでの感謝の気持ちを伝え、自社の課題を共有しました。その上で、今回の問題解決を機に、両社の業務プロセスを改善し、より効率的な取引を実現するための提案を行いました。具体的には、書類の電子化や、オンラインでの情報共有システムの導入などを提案しました。取引先は、この提案に興味を示し、共同でプロジェクトを立ち上げることになりました。その結果、書類の提出という問題を解決しただけでなく、両社の業務効率が向上し、新たなビジネスチャンスが生まれました。

これらの事例から、以下の点が成功の秘訣であることがわかります。

誠実な対応: 相手に真摯に向き合い、誠意を持って対応すること。
事前の準備: 必要な情報を収集し、適切な対応策を準備すること。
コミュニケーション能力: 相手の意見を傾聴し、分かりやすく説明すること。
問題解決能力: 問題の本質を理解し、具体的な解決策を提示すること。
Win-Winの関係構築: 双方にとってメリットのある解決策を模索すること。

5. 今後の対策：再発防止と関係性強化のために

書類の未提出という問題を解決した後も、再発防止と、より強固な関係性を築くための対策を講じることが重要です。

5-1. 社内体制の強化

再発防止のためには、社内体制の強化が不可欠です。具体的には、以下の対策を実施します。

チェック体制の強化: 書類の提出状況を定期的にチェックする体制を構築します。
マニュアルの整備: 書類の提出に関する手順や、チェック項目をまとめたマニュアルを作成します。
教育研修の実施: 従業員に対して、書類の重要性や、コンプライアンスに関する教育研修を実施します。
情報共有の徹底: 関連部門間で、書類に関する情報を共有する仕組みを構築します。

これらの対策により、書類の未提出という問題を未然に防ぎ、コンプライアンス意識を高めることができます。

5-2. 取引先との関係性強化

書類の未提出という問題を解決したことを機に、取引先との関係性をさらに強化しましょう。具体的には、以下の取り組みを行います。

定期的なコミュニケーション: 定期的に連絡を取り、近況報告や情報交換を行います。
感謝の気持ちを伝える: 協力してくれたことへの感謝の気持ちを、言葉や行動で伝えます。
相互理解の促進: 相手企業の事業内容や、課題について理解を深めます。
共同での取り組み: 共同でプロジェクトを立ち上げたり、イベントを企画するなど、協力関係を深めます。

これらの取り組みを通じて、取引先との信頼関係をさらに深め、長期的なパートナーシップを築くことができます。

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6. まとめ：信頼を築き、ビジネスを成功させるために

この記事では、取引先への書類未提出の伝え方について、具体的な例文や交渉術、成功事例を交えて解説しました。書類の未提出は、一見すると小さな問題かもしれませんが、対応を誤ると、企業の信用を失墜させるリスクがあります。しかし、適切な対応をすることで、むしろ取引先との信頼関係を深め、ビジネスを成功に導くチャンスに変えることができます。

今回の問題解決のポイントは、以下の通りです。

問題の本質を理解する: 書類の未提出がもたらすリスクを認識し、問題解決の重要性を理解する。
事前の準備: 社内での情報共有、取引先の状況把握、必要な書類の準備を行う。
誠実なコミュニケーション: 相手への感謝の気持ちを伝え、自社の落ち度を認め、丁寧な言葉遣いを心がける。
交渉術: 相手の意見を傾聴し、事実に基づいた説明を行い、Win-Winの関係を目指す。
再発防止と関係性強化: 社内体制を強化し、取引先との関係性を深めるための取り組みを行う。

これらのポイントを参考に、自信を持って取引先に連絡を取り、問題解決に取り組んでください。そして、今回の経験を活かし、より強固な信頼関係を築き、ビジネスの成功を掴みましょう。

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