事務職の職務経歴書、どう書く？経験を最大限に活かす具体的な方法を徹底解説！

事務職の職務経歴書、どう書く？経験を最大限に活かす具体的な方法を徹底解説！

今回の記事では、事務職として転職を考えているあなたが、職務経歴書で自分の経験を最大限にアピールする方法を、具体的な事例を交えて解説します。特に、中小企業や個人事業主で幅広い業務を経験してきた方が、その経験をどのようにまとめ、効果的に伝えるかに焦点を当てています。

あなたの経験は宝物！職務経歴書で輝かせる方法

「職務経歴書、どう書けばいいの？」と悩んでいるあなたへ。小規模な会社で幅広い業務を経験してきたことは、実は大きな強みになります。この記事では、あなたの経験を最大限に活かし、採用担当者に「ぜひ会ってみたい！」と思わせる職務経歴書の書き方を徹底解説します。

1. まずは自己分析から始めよう

職務経歴書を作成する前に、まずは自己分析を行いましょう。あなたのこれまでの経験を振り返り、どんなスキルを身につけ、どんなことにやりがいを感じてきたのかを整理します。具体的には、以下の3つのステップで自己分析を進めます。

• ステップ1：業務内容の洗い出し

  これまでの業務内容をすべて書き出します。質問者様の例のように、細かく書き出すことが重要です。どんなに小さな業務でも、あなたのスキルや経験をアピールする材料になります。

• ステップ2：スキルの棚卸し

  書き出した業務内容を基に、あなたが持っているスキルを具体的に洗い出します。例えば、「給与計算」であれば「給与計算スキル」、「雇用に関する手続き」であれば「労務管理スキル」といった具合です。また、PCスキルやコミュニケーションスキルなども忘れずに記載しましょう。

• ステップ3：強みと弱みの把握

  自己分析の結果から、あなたの強みと弱みを把握します。強みは、職務経歴書で積極的にアピールするポイントになります。弱みは、改善点として認識し、どのように克服していくかを考えておきましょう。

自己分析は、あなたの「取扱説明書」を作るようなもの。自分自身を深く理解することで、効果的な職務経歴書を作成し、自信を持って転職活動を進めることができます。

2. 職務経歴書の構成：効果的な書き方の基本

職務経歴書は、あなたの「ビジネスプロフィール」です。採用担当者にあなたの経験やスキルを効果的に伝えるために、以下の構成で作成しましょう。

• 1. 職務概要

  これまでの職務経験を簡潔にまとめます。質問者様の場合、「飲食店と不動産業を経営する株式会社にて、事務員として、給与計算、労務管理、経費処理、顧客対応など、幅広い業務を担当」といったように、具体的な業務内容を盛り込みましょう。

• 2. 職務経歴

  会社名、部署名、職務内容、期間を時系列で記載します。質問者様のように、担当部署が明確でない場合は、「事務部」や「管理部」など、あなたの業務内容に合った部署名を記載しましょう。業務内容については、具体的に、かつ分かりやすく記述することが重要です。

• 3. 活かせるスキル

  自己分析で洗い出したスキルを、具体的に記載します。例えば、「給与計算ソフトの使用経験」「雇用保険、社会保険に関する手続き経験」「顧客との円滑なコミュニケーション能力」など、具体的なスキルをアピールしましょう。

• 4. 自己PR

  あなたの強みや、これまでの経験を通して得た学び、今後のキャリアビジョンなどを記載します。質問者様の場合、「幅広い業務経験から、状況判断力と問題解決能力を培いました。今後は、これまでの経験を活かし、会社の成長に貢献したいと考えています」といったように、あなたの熱意を伝えます。

職務経歴書は、あなたの「作品」です。丁寧に、そして具体的に記述することで、採用担当者にあなたの魅力を伝えることができます。

3. 職務経歴書の書き方：具体的な例文とポイント

ここでは、質問者様の状況に合わせた、具体的な職務経歴書の書き方の例文と、そのポイントを解説します。

例：職務経歴書の書き方

職務概要

飲食店と不動産業を経営する株式会社にて、事務員として、給与計算、労務管理、経費処理、顧客対応など、幅広い業務を担当。多岐にわたる業務をこなしながら、業務効率化や問題解決に貢献。

職務経歴

○○○株式会社（飲食店・不動産業）

20XX年X月～20XX年X月

所属部署：事務部

業務内容：

• 給与計算：従業員16名分の給与計算（勤怠管理、各種控除計算、年末調整など）
• 労務管理：求人票作成、面接対応、雇用契約書作成、入社・退社手続き、社会保険・雇用保険手続き、離職票作成・提出
• 経費処理：飲食店の仕入れ経費、賃貸物件のリフォーム代等の経費精算、会計ソフトへの入力
• 入出金管理：現預金管理、銀行口座管理、請求書発行、入金消込
• 顧客対応：電話対応（1日平均10件）、来客対応、顧客からの問い合わせ対応、メール対応
• 契約書作成：賃貸契約書作成、更新手続き
• その他：代表のスケジュール管理、アルバイトのシフト作成、電話・インターネット回線の見直し、図面作成（自社ソフト）、内容証明郵便作成、簡易裁判手続き、火災保険代理店業務

活かせるスキル

• 給与計算スキル：給与計算ソフト（〇〇）の使用経験、年末調整業務
• 労務管理スキル：雇用保険、社会保険に関する手続き、労働基準法に関する知識
• 経理スキル：経費精算、会計ソフト（〇〇）の使用経験
• コミュニケーションスキル：電話対応、来客対応、顧客対応
• PCスキル：Word、Excel、PowerPoint、図面作成ソフト（〇〇）

自己PR

小規模企業において、事務業務全般を幅広く担当し、様々な業務を同時並行でこなすことで、高いマルチタスク能力と問題解決能力を培ってきました。特に、顧客対応においては、相手の状況を的確に把握し、最適な解決策を提案することで、顧客満足度の向上に貢献しました。今後は、これまでの経験を活かし、貴社においても、円滑な業務遂行と組織への貢献を目指します。

ポイント：

• 具体的な業務内容を記載する：単に「事務」と書くのではなく、「給与計算」「労務管理」「経費処理」など、具体的な業務内容を記載します。
• 数字を使って実績をアピールする：例えば、「従業員16名分の給与計算」など、具体的な数字を盛り込むことで、あなたの経験の信憑性が高まります。
• スキルを具体的に示す：「給与計算スキル」「労務管理スキル」など、あなたのスキルを明確に示します。
• 自己PRであなたの強みをアピールする：あなたの強みや、これまでの経験を通して得た学び、今後のキャリアビジョンなどを具体的に記載します。

この例文を参考に、あなたの経験を最大限に活かした職務経歴書を作成しましょう。

4. 経験を最大限に活かすための表現テクニック

あなたの経験をより魅力的に伝えるための表現テクニックを紹介します。

• キーワードを意識する：求人情報に記載されているキーワードを職務経歴書に盛り込むことで、採用担当者の目に留まりやすくなります。
• STAR法を活用する：STAR法（Situation、Task、Action、Result）を使って、具体的なエピソードを交えながら、あなたの経験を伝えます。例えば、「顧客からのクレーム対応」について、「状況（Situation）：賃貸物件の騒音問題について、入居者から苦情が寄せられた」「課題（Task）：入居者の不満を解消し、円満に解決する必要があった」「行動（Action）：入居者と管理会社の間に入り、状況を詳しくヒアリングし、適切な解決策を提案。騒音調査を実施し、原因を特定、改善策を提示した」「結果（Result）：入居者の理解を得て、問題解決。顧客満足度向上に貢献」といったように、具体的なエピソードを交えることで、あなたの能力をより具体的に伝えることができます。
• 専門用語を適切に使う：あなたの専門性をアピールするために、業界用語や専門用語を適切に使いましょう。ただし、誰にでも理解できる言葉で説明することも重要です。
• 簡潔で分かりやすい文章を心がける：長文や難解な表現は避け、簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。

これらの表現テクニックを駆使することで、あなたの職務経歴書の魅力がさらに高まります。

5. 職務経歴書作成の注意点

職務経歴書を作成する上で、注意すべき点もいくつかあります。

• 嘘や誇張はしない：事実に基づいた情報を記載しましょう。嘘や誇張は、面接で発覚する可能性があり、あなたの信頼を損なうことになります。
• 誤字脱字に注意する：誤字脱字は、あなたの注意力や丁寧さを疑われる原因になります。作成後には、必ず見直しを行いましょう。
• 応募先の企業に合わせた内容にする：応募先の企業の求める人物像や、募集要項をよく確認し、あなたの経験やスキルを、その企業に合わせてアピールしましょう。
• 第三者に添削してもらう：友人やキャリアコンサルタントなど、第三者に添削してもらうことで、客観的な視点からのアドバイスをもらうことができます。

これらの注意点を守り、質の高い職務経歴書を作成しましょう。

6. 面接対策：職務経歴書の内容を効果的に伝える

職務経歴書は、あくまでも「あなたの紹介状」です。面接では、職務経歴書の内容を基に、あなたの経験やスキルをさらに詳しく説明し、あなたの魅力を伝える必要があります。

• 自己紹介の準備：あなたの職務経歴書の内容を簡潔にまとめ、自己紹介として話せるように準備しましょう。
• 想定される質問への回答準備：面接でよく聞かれる質問（自己PR、志望動機、退職理由など）に対する回答を、事前に準備しておきましょう。
• 具体的なエピソードの準備：職務経歴書に記載した内容について、具体的なエピソードを交えながら説明できるように準備しましょう。
• 企業の情報を収集する：応募先の企業の事業内容や、求める人物像について、事前に調べておきましょう。
• 面接練習をする：友人や家族に協力してもらい、面接練習をして、本番に備えましょう。

面接対策をしっかりと行うことで、あなたの魅力を最大限に伝え、採用を勝ち取ることができます。

7. まとめ：あなたの経験は、必ず活かせる！

この記事では、事務職として転職を考えているあなたが、職務経歴書で自分の経験を最大限にアピールする方法を解説しました。小規模な会社で幅広い業務を経験してきたことは、実は大きな強みです。自己分析、職務経歴書の構成、具体的な例文、表現テクニック、注意点、面接対策など、この記事で紹介した内容を参考に、あなたの経験を活かした職務経歴書を作成し、転職活動を成功させてください。

あなたのこれまでの経験は、必ず活かせます。自信を持って、新たな一歩を踏み出してください！

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