「本件」は社外文章で本当に不適切？言葉遣いの悩みをキャリアコンサルが解決！
「本件」は社外文章で本当に不適切？言葉遣いの悩みをキャリアコンサルが解決！
この記事では、社外文章における「本件」という言葉遣いに関する疑問を抱えるあなたに向けて、具体的なアドバイスを提供します。言葉遣いは、ビジネスシーンでのあなたの印象を大きく左右する重要な要素です。この記事を通じて、言葉遣いに関する悩みを解消し、自信を持ってコミュニケーションを取れるようにサポートします。
先日、営業用の社外文章を作成し、上司に精査してもらったところ、「本件」という言葉は絶対に使うべきではないと指摘されました。具体的には「本件についてご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせ下さい」というような使い方です。
確かに辞書で「本件」を調べると、「主となる事件」という意味のようですが、同時に「この事」という意味もあるようなのです。社外文章では「本件」ということばは不適切なのでしょうか？
恥ずかしながら、最近指摘されるまで使い続けていた言葉なので気になってしまいました。
どうぞよろしくお願いします。
「本件」という言葉遣いについて、社外文章での使用を迷う気持ち、よく分かります。言葉の意味合いやニュアンスは、時代や状況によって変化するため、正しい理解と適切な使い分けが求められます。この記事では、あなたの疑問を解消するために、具体的な事例を交えながら、社外文章における「本件」の適切な使い方、代替表現、そして言葉遣いに関するメンタルな側面まで掘り下げて解説します。
1. 「本件」という言葉の多面的な意味合い
まず、「本件」という言葉が持つ意味合いを正確に理解することから始めましょう。「本件」は、辞書的な意味としては「この事件」や「この事柄」を指します。しかし、その解釈は文脈によって大きく異なり、場合によっては冷たい印象を与えたり、誤解を招く可能性もあります。
- フォーマルな場面での使用: 契約書や公式な文書では、特定の事柄を指す際に「本件」が使われることがあります。この場合、「本件」は、正確性を重視する文脈に適しています。
- 日常的なビジネスシーンでの注意点: 一方、一般的なビジネスメールや顧客向けの文章では、「本件」はやや硬い印象を与えることがあります。特に、相手との親密な関係を築きたい場合や、柔らかい表現を心がけたい場合には、他の表現を検討する方が良いでしょう。
「本件」という言葉を使う際には、相手にどのような印象を与えたいのか、どのような関係性を築きたいのかを考慮することが重要です。言葉の選び方一つで、相手の受け止め方が大きく変わることを意識しましょう。
2. 社外文章における「本件」の具体的な使用例と問題点
次に、社外文章における「本件」の具体的な使用例をいくつか見ていきましょう。そして、なぜ「本件」が不適切と判断される場合があるのか、その問題点を具体的に解説します。
- 例1：「本件に関するお問い合わせは、〇〇までご連絡ください。」
- 例2：「本件について、詳細はこちらをご覧ください。」
- 問題点：
この例では、「本件」が「この件」という意味で使われています。しかし、相手によっては「他人事」のような印象を与え、冷たいと感じる可能性があります。
この例も、情報伝達としては問題ありませんが、もう少し丁寧な表現にすることで、相手への配慮を示すことができます。
「本件」という言葉は、事務的で無機質な印象を与えがちです。特に、顧客との関係性を重視するビジネスシーンにおいては、親しみやすさや丁寧さを欠いた表現は、相手に不快感を与える可能性があります。
これらの例から、社外文章では「本件」という言葉を避けるべきケースがあることが分かります。相手との良好な関係を築くためには、より丁寧で、相手に寄り添った表現を選ぶことが重要です。
3. 「本件」の代替表現：状況別の使い分け
では、「本件」の代わりにどのような表現を使えば良いのでしょうか？状況に応じて適切な代替表現を選ぶことで、よりスムーズなコミュニケーションが可能になります。以下に、具体的な代替表現と、それぞれの使い分けについて解説します。
- 「この件」「この件について」
- 例：「この件に関するご質問は、お気軽にお問い合わせください。」
- 「〇〇について」
- 例：「〇〇サービスについて、ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。」
- 「当該」「当該事項」
- 例：「当該事項に関する詳細は、〇〇をご確認ください。」
- 「件名」を活用する
- 例：「件名〇〇について、ご回答いたします。」
最も一般的で、幅広いシーンで使える表現です。「本件」よりも柔らかい印象を与え、相手に親しみやすさを感じさせることができます。
具体的な内容を明確にしたい場合に有効です。例えば、製品名やサービス名を具体的に示すことで、相手に誤解なく情報を伝えることができます。
契約書や公式な文書など、よりフォーマルな場面に適した表現です。正確性を重視し、曖昧さを避けたい場合に用います。
メールの件名が明確な場合は、本文中で「件名」に触れることで、よりスムーズなコミュニケーションを図ることができます。
これらの代替表現を使い分けることで、社外文章における言葉遣いを格段に向上させることができます。相手との関係性や、伝えたい内容に合わせて、最適な表現を選びましょう。
4. 言葉遣いに関するメンタルヘルス：自信を持って伝えるために
言葉遣いは、あなたの印象を大きく左右するだけでなく、あなたのメンタルヘルスにも影響を与える可能性があります。言葉遣いに自信がないと、コミュニケーションに対する不安やストレスを感じることがあります。ここでは、言葉遣いに関するメンタルヘルスについて考え、自信を持って伝えるためのヒントを紹介します。
- 完璧主義を手放す: 完璧な言葉遣いを求めるのではなく、相手に「伝えたいこと」が伝わることを目指しましょう。完璧主義は、あなたの言葉遣いに対する不安を増大させる可能性があります。
- フィードバックを求める: 周囲の人に、あなたの言葉遣いについてフィードバックを求めてみましょう。客観的な意見を聞くことで、自分の強みや改善点を知ることができます。
- 成功体験を積み重ねる: 積極的にコミュニケーションを取り、言葉遣いがうまくいった経験を積み重ねましょう。小さな成功体験が、あなたの自信につながります。
- 自己肯定感を高める: 自分の言葉遣いに対して自信を持つためには、自己肯定感を高めることが重要です。自分の良い点を見つけ、積極的に褒めるようにしましょう。
- 専門家への相談: 言葉遣いに関する悩みや不安が解消されない場合は、キャリアコンサルタントやコミュニケーションの専門家に相談することも有効です。
言葉遣いに対する自信は、あなたのキャリアを築く上で非常に重要な要素です。積極的に学び、実践し、自信を持ってコミュニケーションを取れるようにしましょう。
5. 成功事例：言葉遣いの改善で顧客満足度を向上させたケース
言葉遣いの改善が、ビジネスにどのような影響を与えるのか、具体的な成功事例を通じて見ていきましょう。ここでは、言葉遣いを改善することで、顧客満足度を向上させ、ビジネスを成功させた企業の事例を紹介します。
- 事例：あるIT企業では、顧客とのコミュニケーションにおいて、専門用語を多用し、事務的な表現を使っていました。しかし、顧客からの「分かりにくい」「冷たい」というフィードバックを受け、言葉遣いの改善に着手しました。
- 改善策：
- 専門用語を分かりやすい言葉に置き換える。
- 「本件」のような事務的な表現を避け、丁寧な言葉遣いを心がける。
- 顧客の立場に立った表現を心がける。
- 結果：
- 顧客からの評価が向上し、顧客満足度が大幅にアップ。
- 顧客との信頼関係が深まり、リピート率が向上。
- 新規顧客の獲得にもつながり、売上が増加。
この事例から、言葉遣いの改善が、顧客満足度、信頼関係、そしてビジネスの成功に大きく貢献することが分かります。あなたの言葉遣いも、少しの工夫で大きく改善し、ビジネスに良い影響を与えることができます。
6. 言葉遣いを学ぶための具体的なステップ
言葉遣いを改善し、自信を持ってコミュニケーションを取るためには、継続的な学習と実践が必要です。以下に、言葉遣いを学ぶための具体的なステップを紹介します。
- ステップ1：現状の把握
- ステップ2：学習
- ステップ3：実践
- ステップ4：フィードバックの活用
- ステップ5：継続的な改善
まずは、自分の言葉遣いの現状を把握することから始めましょう。自分のメールや文章を読み返し、改善点を見つけます。周囲の人にフィードバックを求めることも有効です。
言葉遣いに関する書籍や、ビジネスメールの書き方に関する情報を収集し、学びを深めます。オンライン講座やセミナーも活用できます。
学んだことを積極的に実践し、様々な場面で言葉遣いを試してみましょう。最初は意識的に、徐々に自然に使えるように練習します。
周囲の人からのフィードバックを積極的に受け入れ、改善に役立てましょう。自分の言葉遣いの良い点、改善点を知ることができます。
言葉遣いは、一度学んだら終わりではありません。常に新しい情報を収集し、実践を重ね、継続的に改善していくことが重要です。
これらのステップを実践することで、あなたの言葉遣いは着実に向上し、ビジネスシーンでのコミュニケーション能力も高まります。積極的に学び、実践し、自信を持ってコミュニケーションを取れるようにしましょう。
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7. まとめ：言葉遣いを磨き、キャリアアップを目指そう
この記事では、社外文章における「本件」という言葉遣いに関する疑問を解消し、言葉遣いを改善するための具体的な方法を解説しました。言葉遣いは、あなたのビジネススキルを向上させ、キャリアアップを目指す上で非常に重要な要素です。
「本件」という言葉の適切な使い方、代替表現、言葉遣いに関するメンタルヘルス、そして成功事例を通じて、言葉遣いに対する理解を深め、自信を持ってコミュニケーションを取るためのヒントを得ることができたはずです。
言葉遣いを磨き、あなたのキャリアをさらに発展させていきましょう。この記事が、あなたの言葉遣いに関する悩みを解決し、自信を持ってビジネスシーンで活躍するための一助となれば幸いです。
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