新卒必見！年賀状で好印象を与える！中小企業での営業アシスタントが実践するビジネスマナー
新卒必見！年賀状で好印象を与える！中小企業での営業アシスタントが実践するビジネスマナー
この記事は、新卒で中小企業の営業部門で業務アシスタントとして働くあなたが、年賀状を通じて人間関係を円滑にし、ビジネススキルを向上させるための具体的な方法を解説します。特に、年賀状の範囲、宛名の書き方、そして相手に失礼なく、かつあなたのプライバシーを守るための工夫に焦点を当てています。年賀状という、一見すると些細な出来事の中に、あなたのキャリアを大きく左右するヒントが隠されています。この記事を読めば、あなたのビジネスパーソンとしての第一歩が、よりスムーズで、自信に満ちたものになるでしょう。
現在社員120名くらいの中小企業で営業部門(男性営業マン14人＋自分)の業務アシスタントやっている新入社員です。同期も年の近い先輩もいないような職場で働いています（平均年齢は約40歳、自分を除けば皆30歳以上）年賀状を出すのは10年ぶりなので、いろいろ教えて下さい！
最低限上司と別部門の女性の先輩数人には出そうとは思っていますが、新人なので同じ部の同僚全員にもやっぱり出しとくべきですかね。別な部門の女性の先輩に相談したら、ある先輩は”仲の良い人だけ”、別な先輩は”数年前に前総務部長に頼んでこっそり住所録を貰ったそうで、同じ部門の人だけ出している”とのことでした。
学生時代の友人は男女問わず知ってるとはいえ、一応女性の一人暮らしなので個人的には同僚には住所を教えたくないのが本音です……。
あと上司って部長、部長代理（計2名）、課長（計3名）、課長代理（？名），主任（4～5名）……どの辺りまで出せばいいんでしょうか。もう1点、この時期は年末の挨拶で営業部門は1日中空っぽなのですが、営業全員PCを持ち歩いていないため、携帯のメールで直接住所を聞くのってありでしょうか。宜しくお願いいたします。
年賀状：新社会人にとってのビジネスチャンス
新卒で入社したばかりのあなたにとって、年賀状は単なる挨拶状以上の意味を持ちます。それは、あなたのビジネススキルを磨き、社内での人間関係を構築し、ひいてはキャリアアップの足がかりとなる絶好の機会です。年賀状の準備を通して、あなたはビジネスマナー、コミュニケーション能力、そして自己管理能力を総合的に高めることができます。この記事では、年賀状に関するあなたの疑問を一つずつ解決し、あなたを「デキる」新社会人へと導きます。
年賀状を出すべき相手：新入社員が押さえておくべき基本
年賀状を誰に出すべきか、これは多くの新入社員が悩む問題です。基本的には、以下の3つのカテゴリーに分けて考えると良いでしょう。
- 上司：直属の上司はもちろんのこと、部署の長や、場合によっては役員にも出すことを検討しましょう。
- 同僚：同じ部署の同僚だけでなく、他部署で関わりのある人にも出すと、良好な人間関係を築くことができます。
- 社外の関係者：取引先や顧客など、ビジネス上の関係者にも出すことで、関係を深めることができます。
新入社員であるあなたは、まず上司と、日ごろからお世話になっている先輩社員に年賀状を出すことをお勧めします。次に、同じ部署の同僚、特に親しくしている人には出すと良いでしょう。ただし、個人のプライバシーを考慮し、住所の開示には慎重になる必要があります。
宛名の書き方：失礼のない年賀状作成のポイント
宛名の書き方は、相手への敬意を表す上で非常に重要です。以下のポイントを押さえて、丁寧な年賀状を作成しましょう。
- 役職名：相手の役職名は正確に記載しましょう。もし役職がわからない場合は、会社名と部署名、氏名だけでも構いません。
- 敬称：氏名の後には「様」をつけます。会社名や部署名には敬称は不要です。
- 連名：夫婦連名の場合は、夫を先に、妻を後に記載します。
- 部署名：部署名も正確に記載しましょう。
例：
株式会社〇〇
営業部 部長
〇〇 〇〇 様
もし、部署名がわからない場合は、会社名と氏名だけでも失礼にはあたりません。
本文の書き方：好印象を与えるためのメッセージ
年賀状の本文は、あなたの印象を左右する重要な要素です。以下のポイントを参考に、相手に好印象を与えるメッセージを作成しましょう。
- 新年の挨拶：「新年あけましておめでとうございます」という決まり文句から始めます。
- 近況報告：簡潔に、あなたの近況や抱負を伝えます。新入社員であれば、「〇〇部で業務アシスタントとして、日々業務に励んでおります」などと記載できます。
- 相手への感謝：日ごろの感謝の気持ちを伝えます。
- 今後の抱負：今後の活躍への意欲を示します。
- 結びの言葉：「本年もどうぞよろしくお願いいたします」などの言葉で締めくくります。
例文：
新年あけましておめでとうございます。
〇〇様におかれましては、輝かしい新年をお迎えのこととお慶び申し上げます。
昨年は、〇〇部で業務アシスタントとして、右も左もわからない私を温かくご指導いただき、誠にありがとうございました。おかげさまで、少しずつ業務にも慣れてきました。本年も、一日も早く一人前になれるよう、精一杯努力する所存です。
〇〇様にとっても、素晴らしい一年となりますよう、心よりお祈り申し上げます。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。
令和6年 元旦
〇〇 〇〇
住所の入手方法：プライバシーを守りつつ、スマートに
新入社員として、同僚や上司の住所を知ることは、年賀状を送る上で避けて通れない問題です。しかし、個人のプライバシーを尊重することも重要です。以下の方法を参考に、スマートに住所を入手しましょう。
- 上司に相談する：上司に年賀状の準備について相談し、住所録の有無や、住所を入手する方法について尋ねてみましょう。
- 同僚に尋ねる：親しい同僚には、直接住所を尋ねても構いません。その際、相手の意向を尊重し、無理強いしないようにしましょう。
- 会社の住所録：会社によっては、社員の住所録を管理している場合があります。総務部などに問い合わせてみましょう。
- メールでの依頼：どうしても住所がわからない場合は、相手に失礼のないように、メールで住所を尋ねることも可能です。
メールでの住所依頼の例文：
件名：年賀状の準備について
〇〇様
いつも大変お世話になっております。〇〇部の〇〇です。
さて、年末のご挨拶として、年賀状を作成したいと考えております。つきましては、大変恐縮ですが、〇〇様の郵便番号とご住所をお教えいただけますでしょうか。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
〇〇 〇〇
年賀状の準備：スケジュールと注意点
年賀状の準備は、早めに始めることが重要です。以下のスケジュールと注意点を参考に、スムーズに準備を進めましょう。
- 12月初旬：年賀状を出す相手をリストアップし、宛名書きに必要な情報を収集します。
- 12月中旬：年賀状のデザインを決め、文面を作成します。
- 12月下旬：年賀状を印刷し、宛名書きをします。
- 12月25日頃まで：年賀状を投函します。
注意点：
- 喪中の場合は、年賀状ではなく喪中はがきを送ります。
- 誤字脱字がないか、必ず確認しましょう。
- 宛名書きは、手書きが丁寧な印象を与えます。
- 年賀状の準備は、余裕を持って行いましょう。
営業部門の特殊事情：年末年始の挨拶と連絡手段
営業部門は、年末年始は特に忙しく、外出することも多いため、年賀状の準備も工夫が必要です。以下に、営業部門ならではの注意点と、連絡手段について解説します。
- 年末の挨拶：年末年始は、取引先への挨拶回りで忙しくなります。年賀状の準備と並行して、挨拶回りの準備も進めましょう。
- 連絡手段：営業マンは、PCを持ち歩かないこともあります。その場合は、携帯電話のメールで住所を尋ねることも可能です。ただし、相手に失礼のないように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 情報共有：営業部門内で、年賀状の宛先リストを共有することも有効です。
携帯メールでの住所依頼の例文：
件名：年賀状の準備について
〇〇様
いつも大変お世話になっております。〇〇部の〇〇です。
年末のご挨拶として、年賀状を作成したいと考えております。つきましては、大変恐縮ですが、〇〇様の郵便番号とご住所をお教えいただけますでしょうか。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
〇〇 〇〇
年賀状のその後：関係性を深めるために
年賀状は、送って終わりではありません。年賀状をきっかけに、その後の関係性を深めることも可能です。以下の方法を参考に、良好な関係を築きましょう。
- 返信：年賀状を受け取ったら、必ず返信しましょう。
- 感謝の気持ち：年賀状に書かれていた内容について、感謝の気持ちを伝えます。
- コミュニケーション：年賀状をきっかけに、積極的にコミュニケーションを取りましょう。
年賀状は、あなたのビジネススキルを向上させ、社内での人間関係を構築し、キャリアアップの足がかりとなる絶好の機会です。年賀状の準備を通して、あなたはビジネスマナー、コミュニケーション能力、そして自己管理能力を総合的に高めることができます。
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まとめ：年賀状でキャリアアップを目指そう
年賀状は、新入社員にとって、ビジネススキルを磨き、人間関係を構築し、キャリアアップの足がかりとなる重要なツールです。この記事で紹介した方法を参考に、丁寧な年賀状を作成し、良好な人間関係を築きましょう。そして、あなたのキャリアを成功に導きましょう。
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