初めての新卒採用！大学・専門学校への求人票送付メール作成ガイド
初めての新卒採用！大学・専門学校への求人票送付メール作成ガイド
人事経験1ヶ月目、初めての大学新卒採用…大変な状況の中、積極的に動かれていることに感銘を受けます！この記事では、新卒採用における大学・専門学校への求人票送付メール作成について、具体的な例文やポイント、注意点などを解説します。初めてでも安心できるように、丁寧にステップを踏んで説明していきますので、ぜひ最後まで読んで、自信を持って採用活動を進めていきましょう。
1. メールを送付する前に：準備と選定
メールを送る前に、いくつか準備しておきたいことがあります。効果的なメールを送るためには、事前準備が重要です。
- 求人票の完成度を高める：募集要項、待遇、応募方法などが明確に記載されているか確認しましょう。誤字脱字や不備がないか、複数人でチェックすることをおすすめします。企業のロゴや魅力的な写真などを加えることで、視覚的な訴求力も高まります。
- ターゲット校の選定：すべての学校に送るのではなく、貴社の事業内容や求める人材像に合った学校を絞り込むことが重要です。例えば、サービス業であれば、接客スキルやコミュニケーション能力を重視するなら、観光系やコミュニケーション系の学科がある学校に絞り込むのも有効です。関係性の薄い学校に送る際は、送付前に学校側と事前に連絡を取り、ニーズを確認することをおすすめします。
- 担当者情報の確認：各学校のホームページで、キャリアセンターや就職課の担当者名、メールアドレス、電話番号を確認しましょう。担当者名に宛名をつけて送ることで、丁寧な印象を与えられます。
- 競合調査：他の企業がどのようなアプローチをしているかを知ることで、貴社の独自性を打ち出すことができます。競合他社の求人情報や採用活動の情報を収集し、差別化を図りましょう。
2. 効果的なメール文例
以下に、効果的なメール文例を紹介します。貴社の状況に合わせて適宜修正してください。
件名：【貴社名】新卒採用に関するご案内
〇〇大学 〇〇学部 〇〇様
拝啓
この度は、貴学の学生の皆様に就職活動の機会を提供させて頂きたく、ご連絡させて頂きました。弊社、〇〇株式会社は〇〇（事業内容）を展開しており、現在、2024年度卒業予定の新卒採用を行っております。
貴学の学生の皆様には、（貴社の強み・魅力を具体的に記述）と考えるため、今回、求人情報の提供をさせて頂きたく存じます。
添付ファイルに、弊社の求人票を添付させて頂きましたので、ご確認頂ければ幸いです。ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討頂ければ幸いです。
ご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
敬具
〇〇株式会社 人事部 〇〇 〇〇
電話番号：〇〇
メールアドレス：〇〇
3. 関係のない専門学校への送付について
サービス業の貴社が、全く関係のない専門学校に求人票を送付することについてですが、必ずしも失礼とは限りません。ただし、送付する際には、以下の点を考慮する必要があります。
- 学校側のニーズを事前に確認する：事前に電話やメールで連絡を取り、「貴社の事業内容と、学校で学んでいる専門分野との関連性」について説明し、求人情報のニーズがあるかを確認しましょう。ニーズがなければ、送付を控えるべきです。
- 共通点を見つける努力をする：例えば、IT系の専門学校であっても、コミュニケーション能力や問題解決能力といった、サービス業でも重要なスキルを学ぶ学生がいる可能性があります。そのような共通点をメール本文で明確に示すことで、送付の妥当性を高めることができます。
- ターゲットを絞り込む：関係性の薄い学校に送付する際は、特定の学科や専攻に絞り込むことで、より効果的なアプローチができます。例えば、デザイン系の専門学校であれば、企業イメージの向上に繋がるデザインスキルを持つ人材を求めていることを明確に伝えましょう。
4. 成功事例と専門家の視点
ある飲食チェーン店では、従来は近隣の大学にしか求人活動を行っていませんでしたが、専門学校の調理師科にアプローチしたところ、高いスキルを持つ優秀な人材を採用することに成功しました。この事例は、関係性の薄い学校にも、潜在的なニーズがあることを示しています。
人材コンサルタントの山田先生によると、「新卒採用は、企業と学生の双方向的なマッチングが重要です。関係性の薄い学校であっても、企業の魅力を的確に伝え、学生のニーズを理解することで、採用成功の可能性は十分にあります。ただし、無差別に送付するのではなく、ターゲットを絞り込み、丁寧なコミュニケーションを心がけることが大切です。」とのことです。
5. 実践的なアドバイス
- 簡潔で分かりやすい文章にする：担当者は多くのメールを受信しています。要点が明確で、読みやすい文章を心がけましょう。
- 企業の魅力を効果的に伝える：企業理念、社風、福利厚生などを具体的に記述し、学生の興味関心を惹きつけましょう。企業のウェブサイトへのリンクを貼るのも有効です。
- 返信を促す：メールの最後に、問い合わせ先を明記し、返信を促しましょう。具体的な質問を用意しておくことで、学生の関心を高めることができます。
- 追跡メールを送信する：最初のメールから1週間後に、追跡メールを送信することで、返信率を向上させることができます。ただし、しつこくならないように注意しましょう。
- データ分析を行う：どの学校へのアプローチが効果的だったかを分析し、今後の採用活動に活かしましょう。
初めての経験は不安も多いと思いますが、一つずつ丁寧に準備を進めていけば、必ず良い結果が得られるはずです。この記事が、あなたの新卒採用活動の一助となれば幸いです。