仕事上のコンプライアンス違反に関するQ&A：口頭注文と発注部署の確認
仕事上のコンプライアンス違反に関するQ&A：口頭注文と発注部署の確認
ケースの概要と問題点
ご相談のケースは、通常の購買経路を逸脱した発注と、それに基づく納品がコンプライアンス違反に該当するかどうかという点です。 A販売店を経由したとはいえ、本来の発注部署であるD資材部を経由せずに、予算保持部署であるC部署からの口頭注文に基づいて納品が行われた点が問題となっています。 契約書が締結済みであることは事実ですが、契約の過程における手続き上の不備がコンプライアンス違反に繋がる可能性があります。
コンプライアンス違反の可能性：内部規定と法令遵守
上司の指摘にある「コンプライアンス違反」は、貴社の内部規定と関連法令の両面から検討する必要があります。
- 内部規定：多くの企業は、購買に関する内部規定を定めています。この規定には、発注手続き、承認プロセス、記録の保持方法などが詳細に規定されているはずです。貴社の規定では、口頭注文の可否、発注部署の制限、承認者の指定、発注書等の書面による記録の義務などが定められている可能性が高いです。これらの規定に違反している場合、コンプライアンス違反と判断される可能性があります。
- 関連法令：特に、会計に関する法令（例えば、会社法、不正競争防止法など）に抵触する可能性も考慮する必要があります。不正な会計処理や、内部統制の欠如につながる可能性があるからです。 C部署からの発注が、不正な支出や隠蔽を目的としたものではないか、という疑念も生じます。
コンプライアンス違反の判断基準
コンプライアンス違反かどうかを判断する上で、以下の点を検討する必要があります。
- 貴社の内部規定の内容： 貴社が定めている購買に関する内部規定を精査し、今回のケースが規定に違反しているかどうかを確認する必要があります。規定に具体的な記述がない場合でも、規定の趣旨に反する行為であると判断される可能性があります。
- 発注の経緯と記録：C部署からの発注に至った経緯を詳細に記録し、その正当性を検証する必要があります。口頭注文であったとしても、誰が、いつ、どのような内容で発注指示を出したのか、その記録を残すことが重要です。記録がない場合、コンプライアンス違反の証拠が不足している可能性があります。
- 関係者の証言：A販売店、B顧客のC部署とD資材部、そして貴社の関係者からの証言を収集し、事実関係を明確にする必要があります。証言の食い違いがあれば、さらに詳細な調査が必要になります。
- リスクアセスメント：今回のケースが、不正行為や損失につながるリスクをどの程度有していたかを評価する必要があります。リスクが高いと判断されるほど、コンプライアンス違反の重さが増します。
具体的な対応策
まずは、貴社の内部規定を精査し、今回のケースが規定に違反しているかどうかを確認しましょう。 違反している場合は、その事実を認め、上司に説明する必要があります。
- 事実関係の確認と記録： 全ての事実関係を正確に記録し、証拠を収集します。メール、メモ、証言など、あらゆる証拠を保管しましょう。
- 上司への説明： 内部規定に違反していることを認め、その理由と経緯を丁寧に説明します。 感情的な反論は避け、事実を淡々と述べることが重要です。 また、今後の再発防止策についても提案しましょう。
- 社内調査への協力： 社内調査が行われる場合は、積極的に協力し、事実を正確に伝えましょう。虚偽の報告は、事態を悪化させる可能性があります。
- 弁護士への相談： 必要であれば、弁護士に相談し、法的アドバイスを求めることも検討しましょう。
今後のコンプライアンス遵守のための対策
今回のケースを教訓に、今後のコンプライアンス遵守のための対策を講じる必要があります。
- 内部規定の周知徹底： 全従業員に対して、内部規定の内容を周知徹底し、理解を深めさせましょう。定期的な研修を実施することも有効です。
- 発注システムの改善： 口頭注文を減らし、書面による発注を徹底するなど、発注システムを改善しましょう。電子的な発注システムの導入も有効です。発注承認プロセスを明確化し、複数部署によるチェック体制を構築することも重要です。
- 監査体制の強化： 内部監査体制を強化し、定期的な監査を実施することで、コンプライアンス違反の早期発見につとめましょう。
- 通報窓口の設置： コンプライアンス違反を匿名で通報できる窓口を設置し、従業員からの通報をしやすい環境を作ることも重要です。
- コンプライアンス研修の強化： コンプライアンスに関する研修を定期的に実施し、従業員の意識を高めることが重要です。ロールプレイングを取り入れることで、実践的な理解を促すことができます。
成功事例：コンプライアンス強化による企業価値向上
多くの企業がコンプライアンス強化に取り組んでおり、その結果、企業価値の向上に繋がっています。 例えば、ある大手企業では、コンプライアンス研修の充実と内部通報システムの改善により、不正行為の発生率が大幅に減少しました。 その結果、株価の上昇や投資家の信頼獲得につながり、企業の信用力が向上しました。 コンプライアンス遵守は、企業の社会的責任を果たすだけでなく、企業の持続的な成長にも不可欠です。
専門家の視点：コンプライアンスの重要性
コンプライアンス専門家の視点から見ると、今回のケースは、内部統制の欠如が問題となっています。 内部統制とは、企業が不正行為を防止し、適切な業務運営を行うための仕組みです。 内部統制がしっかり機能していれば、このような事態は防げた可能性が高いです。 コンプライアンス遵守は、単なる法令遵守だけでなく、企業の健全な経営を維持するための重要な要素です。
まとめ
今回のケースは、コンプライアンス違反に該当する可能性が高いです。 しかし、最終的な判断は、貴社の内部規定、事実関係、そして関連法令の解釈によって異なります。 まずは、事実関係を正確に把握し、貴社の内部規定を精査することが重要です。 そして、今後の再発防止策を講じることで、企業としての信頼性を高め、持続的な成長を目指しましょう。 必要であれば、弁護士などの専門家に相談することをお勧めします。