一般事務と経理事務の仕事内容と職務経歴書への記述方法
一般事務と経理事務の仕事内容と職務経歴書への記述方法
転職活動における職務経歴書の作成は、あなたのスキルや経験を効果的にアピールする上で非常に重要です。特に、一般事務と経理事務の境界が曖昧な場合、正確な記述が求められます。この記事では、質問者様の業務内容が経理事務に該当するかどうかを詳しく解説し、職務経歴書への効果的な記述方法についてもご紹介します。
一般事務と経理事務の違い
一般事務と経理事務は、どちらもオフィスワークですが、業務内容に大きな違いがあります。一般事務は、文書作成、電話対応、データ入力、ファイリングなど、幅広い事務作業を担当します。一方、経理事務は、企業の財務状況に関する業務に特化しており、会計処理、債権債務管理、予算管理などが主な業務です。
しかし、実際には、両者の業務が重複しているケースも多く、明確な線引きが難しい場合があります。特に中小企業では、一般事務担当者が経理業務の一部を兼務することも珍しくありません。
質問者様の業務内容の分析
質問者様の記述された業務内容を分析してみましょう。
- 毎月締めと入金日、お客様から支払われる予定の現金と手形の割合の確認打ち合わせ、手形分割指示（実際の当社から下請け業者に手形発送、現金入金は本社経理部にて）
- 毎月予定入金支払いのチェック、入金の確定がしたら本社経理部へ連絡
- 入出金（入金、支払、入金日、支払日など）の表を作成し経理に報告
- 当社宛に送られてくる下請け業者の請求書のチェック、入金、支払予定を営業と打ち合わせ後本社経理に報告
これらの業務は、経理事務の補助的な業務と捉えることができます。直接的な会計処理は本社経理部が行っているものの、入金・支払に関するデータ収集、確認、報告といった重要な役割を担っている点が重要です。特に、請求書のチェックや入金・支払予定の確認・報告は、経理業務の効率化に大きく貢献する重要なプロセスです。 単なるデータ入力ではなく、業務の正確性とタイムリーさを担保する責任ある役割と言えるでしょう。
職務経歴書への記述方法
職務経歴書では、これらの業務を単に羅列するのではなく、あなたの貢献度を明確に示すことが重要です。以下に、効果的な記述例を示します。
例1：成果を数値で示す
「年間〇〇件の請求書チェックを行い、支払遅延をゼロ件に抑えることで、企業の信用維持に貢献しました。また、入金状況の正確な把握と迅速な報告により、資金繰り計画の精度向上に寄与しました。」
具体的な数値を提示することで、あなたの業務の成果を客観的に示すことができます。
例2：業務プロセスを詳細に記述する
「下請け業者からの請求書到着後、内容の正確性をチェックし、営業部門と支払予定日の調整を行いました。その後、入金・支払予定表を作成し、本社経理部へ報告することで、スムーズな資金運用に貢献しました。この業務を通じて、経理業務の基礎知識を習得し、正確性と効率性を重視した作業を心がけてきました。」
業務プロセスを詳細に記述することで、あなたの業務理解度と責任感をアピールできます。
例3：スキルを強調する
「正確なデータ入力スキルと、関係各部署との円滑なコミュニケーション能力を活かし、入金・支払に関する業務を円滑に進めました。特に、手形処理においては、分割指示など、経理業務特有の知識・スキルを習得し、業務効率の向上に貢献しました。」
あなたのスキルを強調することで、採用担当者にあなたの能力をアピールすることができます。
専門家の視点：採用担当者のニーズ
人材紹介会社や採用担当者は、職務経歴書を通じて、応募者のスキルや経験だけでなく、企業への貢献度を評価します。単に業務内容を記述するだけでなく、あなたの努力や工夫、そしてその結果として得られた成果を具体的に記述することが重要です。 例えば、業務効率化のための工夫や、問題解決に貢献した事例などを記述することで、あなたの能力をより効果的にアピールできます。
成功事例：経理事務へのキャリアアップ
一般事務から経理事務へキャリアアップしたAさんの事例をご紹介します。Aさんは、一般事務として勤務中に、経理業務の補助を積極的に行い、会計ソフトの操作スキルや経理用語を独学で習得しました。職務経歴書では、これらの努力と成果を具体的に記述し、経理事務への強い意欲を示しました。その結果、Aさんは希望する経理事務の職種に採用されました。
具体的なアドバイス
- 具体的な数値データを使用する：件数、金額、時間など、定量的なデータを用いることで、あなたの貢献度を明確に示せます。
- アクションワードを使用する：企画、立案、改善、効率化など、行動を表す言葉を用いることで、能動的な姿勢をアピールできます。
- STAR法を活用する：状況（Situation）、課題（Task）、行動（Action）、結果（Result）を明確に記述することで、あなたの経験を分かりやすく伝えられます。
- 専門用語を適切に使用する：経理に関する専門用語を適切に用いることで、あなたの知識と経験をアピールできます。
- 読みやすさを重視する：箇条書きや表などを活用し、読みやすい職務経歴書を作成しましょう。
これらの点を踏まえ、あなたの経験を効果的に表現することで、転職活動に成功する可能性を高めましょう。 頑張ってください！