言われたことしかしない事務員への対応：仕事のモチベーション向上と業務改善
言われたことしかしない事務員への対応：仕事のモチベーション向上と業務改善
「言われたことしかやらない」という従業員への対応は、多くの管理職が直面する難しい課題です。単なる怠慢とは限らず、業務理解不足、モチベーション低下、あるいは指示の出し方などに問題がある可能性も考えられます。この記事では、具体的な事例を交えながら、言われたことしかやらない事務員への効果的な対応策を解説します。
1. 問題の根本原因を特定する
まず、事務員が「言われたことしかしない」状態になっている根本原因を特定することが重要です。単に怠けているだけなのか、それとも他の要因があるのかを分析しましょう。
- 業務内容の理解不足：業務手順や目的が明確に伝わっていない可能性があります。マニュアル作成や、個別指導、OJT（On-the-Job Training）による丁寧な教育が必要かもしれません。
- モチベーションの低下：仕事にやりがいを感じていない、評価されていないと感じている可能性があります。定期的な面談を行い、仕事への満足度やキャリアプランについて話し合うことが重要です。目標設定や、達成後のフィードバックも効果的です。
- 指示の出し方：指示が曖昧であったり、優先順位が不明確であったりすると、従業員は戸惑い、言われたことだけを行うようになります。指示は具体的で、明確に、そして優先順位を付けて伝える必要があります。
- 能力不足：業務に必要なスキルや知識が不足している可能性があります。研修や資格取得の支援、必要なツールの提供などを検討しましょう。
- 職場環境：職場環境が悪い、人間関係に問題がある、など、心理的な要因も考えられます。職場環境改善のための施策が必要となる場合もあります。
2. 具体的な改善策：指示の仕方、フィードバック、モチベーション向上
原因を特定したら、具体的な改善策を講じましょう。以下に、具体的なステップと、成功事例、専門家の意見を交えて解説します。
2-1. 指示の明確化と具体的な目標設定
「掃除をしてほしい」という漠然とした指示ではなく、「午前中に事務所の掃除機掛けとゴミ捨てをお願いします」のように、具体的で、測定可能な目標を設定しましょう。また、期限を明確に伝え、進捗状況の確認を行うことで、従業員の行動を促すことができます。
成功事例：ある企業では、事務員の業務を細分化し、各タスクに明確な目標と期限を設定したところ、業務の効率が向上し、従業員のモチベーションも向上しました。さらに、タスク管理ツールを導入することで、進捗状況を可視化し、フィードバックを容易にしました。
2-2. 定期的な面談とフィードバック
定期的な面談を通して、従業員の仕事への満足度、課題、キャリアプランなどを把握しましょう。積極的な傾聴を行い、従業員の意見を尊重することが重要です。また、業務遂行状況に関する具体的なフィードバックを提供することで、改善点を明確にし、モチベーション向上に繋げることができます。フィードバックは、改善点だけでなく、良い点も具体的に褒めることで、モチベーションを高める効果があります。
専門家の意見：人事コンサルタントの山田太郎氏によると、「定期的な面談は、従業員のモチベーション向上に非常に効果的です。ただし、一方的な指示や評価ではなく、従業員の意見を聞き、共に課題解決に取り組む姿勢が重要です。」
2-3. 能力開発への投資
パソコンスキル向上のため、本を購入させたにも関わらず活用されていないという事例は、単なる能力不足だけでなく、学習意欲の低さや学習方法の適切さにも問題がある可能性を示唆しています。単に本を与えるだけでなく、オンライン講座の受講や外部研修への参加といった、より効果的な学習機会を提供することを検討しましょう。また、学習時間を確保するためのサポートも必要です。さらに、学習成果の評価を行い、モチベーション向上に繋げることが重要です。
2-4. 自律性を促す環境づくり
「言われたことしかしない」という状態は、従業員の自律性が育まれていない可能性を示しています。自主的な業務改善提案を歓迎する雰囲気を醸成し、従業員が自ら課題を発見し、解決策を提案できるような環境を作る必要があります。例えば、改善提案制度を導入したり、部署内での情報共有を促進したりすることで、従業員の主体性を高めることができます。
2-5. モチベーション向上のための施策
仕事へのやりがいを高めるために、目標達成後の褒賞制度を設けたり、チームワークを促進するイベントを開催したりするのも有効です。また、キャリアパスを示すことで、従業員の将来への展望を示し、モチベーション向上に繋げることができます。
3. 「ほっておく」という選択肢の危険性
「ほっておいて、気づかせるのを待つ」という選択肢は、問題の悪化につながる可能性があります。放置することで、従業員のモチベーションはさらに低下し、業務の質も低下する可能性があります。また、他の従業員にも悪影響を及ぼす可能性もあります。早期に対策を講じることが重要です。
4. 口うるさく言うことのデメリット
何度も口うるさく言うことは、従業員のモチベーション低下や反発を招く可能性があります。また、信頼関係の破壊にも繋がります。指導は必要ですが、建設的なフィードバックを心がけ、従業員の成長を支援するという姿勢が重要です。
5. まとめ：継続的な努力と改善が重要
言われたことしかしない事務員への対応は、一朝一夕に解決できるものではありません。継続的な努力と改善が必要です。原因を特定し、適切な対策を講じることで、従業員のモチベーション向上、業務効率の改善、ひいては企業全体の業績向上に繋げることができます。従業員の成長を支援するという視点を持って、粘り強く対応していくことが重要です。