就活における会社説明会資料送付のお礼メールと日程確認メールの書き方
就活における会社説明会資料送付のお礼メールと日程確認メールの書き方
就活活動中、企業から送られてきた会社説明会の資料が開けないトラブルに見舞われ、再送していただいた経験は、多くの就活生が抱える悩みです。再送のお礼と説明会日程の確認をスムーズに行うためのメール作成は、企業への好印象を左右する重要なポイントです。本記事では、効果的なお礼と確認のつなぎ方、好印象を与えるメールの書き方、具体的な例文を交えながら、丁寧なメール作成方法を解説します。さらに、メール作成における注意点や、企業担当者目線からのアドバイスも加え、自信を持ってメールを送信できるようサポートします。
1. お礼と確認のつなぎ方：スムーズな流れを作るポイント
お礼と日程確認をスムーズにつなげるためには、簡潔で自然な流れを意識することが大切です。唐突な日程確認は失礼に当たる可能性があるため、お礼の言葉と日程確認を自然に繋ぐ接続詞や表現を用いることが重要です。例えば、以下の様な表現が効果的です。
- 「この度は、ご丁寧に対応いただき、誠にありがとうございました。改めて資料を確認させて頂き、説明会への参加を希望しております。」
- 「先ほどは、資料の再送をいただき、ありがとうございました。おかげさまで、無事に資料を確認することができました。つきましては、説明会の日程について、改めて確認させていただければ幸いです。」
- 「先ほどは、大変お手数をおかけして申し訳ございませんでした。再送いただいた資料を拝見し、説明会への参加を改めて希望しておりますので、日程についてご確認させてください。」
これらの表現は、感謝の気持ちを伝えつつ、自然な流れで日程確認へと導きます。 単刀直入に日程確認をするのではなく、まずお礼を述べることで、企業担当者への配慮を示すことができます。 また、「おかげさまで」や「無事に確認することができました」といった言葉を加えることで、丁寧な印象を与えることができます。
2. 好印象を与えるメールの書き方：具体的な例文
以下に、具体的な例文を示します。状況に応じて適宜修正してご活用ください。
件名：会社説明会資料 受領と日程確認のお願い
○○株式会社 採用担当者様
拝啓
この度は、会社説明会資料の再送をいただき、誠にありがとうございました。おかげさまで、無事に資料を確認することができました。貴社の事業内容や社風について、深く理解することができ、大変参考になりました。
説明会への参加を希望しており、改めて日程について確認させていただければ幸いです。可能であれば、○○月○○日（予定）の開催時間について教えていただけますでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。
敬具
○○大学 ○○学部 ○○学科 ○○ ○○
電話番号：○○○○-○○○○-○○○○
メールアドレス：○○○○@○○○○.○○
3. メール作成における注意点：失礼のないように
メール作成にあたっては、以下の点に注意しましょう。
- 件名に具体的な内容を記載する：企業担当者は多くのメールを受信しています。件名に「会社説明会資料」と明記することで、迅速な対応を期待できます。
- 敬語を使用する：ビジネスシーンでは、丁寧な敬語を使用することが必須です。言葉遣いを間違えると、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。
- 誤字脱字に注意する：誤字脱字は、相手に不誠実な印象を与えてしまいます。送信前に必ず確認しましょう。
- 簡潔で分かりやすい文章にする：長文は読み飛ばされる可能性があります。要点を絞り、簡潔に伝えましょう。
- 返信期限を明確にする：日程確認の返信期限を明確に示すことで、スムーズなやり取りを促進できます。ただし、強要するような表現は避けましょう。
4. 企業担当者目線からのアドバイス：好印象を与えるポイント
多くの企業担当者は、就活生からのメールを丁寧に確認しています。 感謝の気持ちを伝えることはもちろん、企業への理解度を示すことも重要です。 例えば、説明会資料で学んだ内容に触れることで、企業への関心の高さをアピールできます。また、具体的な質問を添えることで、担当者の印象に残る可能性が高まります。
例えば、「資料に記載されていた○○の取り組みについて、説明会で詳しくお伺いしたいと考えております。」といった具体的な質問を加えることで、積極的な姿勢を示すことができます。 これは、単なる日程確認のメールではなく、企業とのコミュニケーションの第一歩となるでしょう。
5. 成功事例：好印象を与えたメールの例
ある就活生は、会社説明会資料の再送のお礼メールに、資料で学んだ事業内容について自身の経験と絡めてコメントしました。 そのメールは、担当者の心に響き、面接に繋がるきっかけとなりました。 この事例からも分かるように、単なるお礼メールではなく、企業への理解度と自身の熱意を伝えることが重要です。
6. まとめ：自信を持ってメールを送信しよう
会社説明会資料の再送のお礼メールと日程確認メールは、企業との良好な関係を築くための重要なステップです。本記事で紹介したポイントを参考に、丁寧で分かりやすいメールを作成し、自信を持って送信しましょう。 企業担当者との良好な関係構築は、就活成功への重要なカギとなります。 積極的な姿勢と誠実な対応を心がけ、企業とのコミュニケーションを大切にしましょう。
最後に、就活は長く辛い道のりですが、諦めずに頑張ってください！