OA事務とは？営業事務や一般事務との違い、必要な資格を徹底解説
OA事務とは？営業事務や一般事務との違い、必要な資格を徹底解説
こんにちは！この記事では、多くの求職者の方から寄せられる「OA事務」に関する疑問を徹底的に解説します。「パソコンやFAXを使う仕事なら、営業事務や一般事務と何が違うの？」「必要な資格はあるの？」といった疑問にお答えし、OA事務の仕事内容、魅力、必要なスキル、資格取得について詳しくご説明します。
OA事務の仕事内容とは？
OA事務とは、Office Automation（オフィスオートメーション）の略で、コンピューターや事務機器を駆使して、オフィスワークを効率化することを目的とした事務業務です。具体的には、パソコンを使ったデータ入力、書類作成、ファイリング、電話応対、来客対応などの一般的な事務作業に加え、高度なパソコンスキルを活かした業務が中心となります。
- データ入力・集計：Excel、Accessなどを用いたデータ入力、集計、分析
- 文書作成・編集：Word、PowerPointなどを用いた企画書、報告書、プレゼンテーション資料の作成、編集
- 資料作成・管理：各種資料のファイリング、データ管理、アーカイブ化
- システム運用：社内システムの運用、保守、管理（場合によってはプログラミングスキルが必要）
- その他：電話応対、来客対応、郵便物・宅配物の取扱い、庶務業務など
営業事務や一般事務でもパソコンやFAXを使用しますが、OA事務はこれらの業務に加え、より高度なPCスキルや専門的なソフトの操作スキルが求められます。例えば、複雑なデータ分析や、専門的なソフトを用いた図面作成、ウェブサイト管理などが含まれる場合があります。
OA事務と営業事務、一般事務との違い
OA事務、営業事務、一般事務はそれぞれ業務内容が異なります。主な違いは以下の通りです。
- OA事務：パソコンスキルを活かした事務作業が中心。データ入力、集計、分析、資料作成、システム運用など。
- 営業事務：営業部門をサポートする事務作業が中心。受発注業務、顧客対応、売上管理、資料作成など。営業活動に直結する業務が多い。
- 一般事務：幅広い事務作業を担当。データ入力、書類作成、ファイリング、電話応対、来客対応など。部署によって業務内容は異なる。
簡単に言うと、OA事務は「パソコンスキルを専門的に活かす事務職」、営業事務は「営業部門をサポートする事務職」、一般事務は「幅広い事務作業を行う事務職」です。 OA事務は、特定のソフトウェアやシステムの知識が求められる場合があり、専門性が高い点が大きな違いです。
OA事務に必要なスキル
OA事務として活躍するためには、以下のスキルが求められます。
- 高度なPCスキル：Word、Excel、PowerPoint、AccessなどのOfficeソフトを熟練したレベルで使えること。特にExcelの関数やデータ分析スキルは必須です。
- データ入力スキル：正確かつ迅速にデータを入力できるスキル。ミスなく効率的に作業を進めることが重要です。
- コミュニケーション能力：社内外の関係者と円滑にコミュニケーションを取れる能力。電話応対や来客対応など、対人スキルも重要です。
- 問題解決能力：発生した問題を迅速かつ適切に解決できる能力。臨機応変な対応が求められます。
- 責任感：正確な情報処理やデータ管理が求められるため、高い責任感が必要です。
さらに、特定の業界や企業では、専門的なソフトウェアの知識や経験が求められる場合があります。例えば、CADソフトや会計ソフト、医療事務システムなどです。
OA事務に必要な資格は？
OA事務に必須の資格はありませんが、保有している資格は大きな強みとなります。特に、以下のような資格は企業から高く評価されます。
- MOS（Microsoft Office Specialist）：Microsoft Office製品のスキルを証明する資格。Word、Excel、PowerPointなど、取得する資格によって評価が変わります。
- 日商簿記検定：会計に関する知識を証明する資格。経理事務を目指す場合に有利です。
- 情報処理技術者試験：ITに関する知識・スキルを証明する国家資格。システム運用に関わる業務に携わる場合に有利です。
- その他：業界特有の資格（医療事務、貿易事務など）
これらの資格は、スキルを客観的に証明するだけでなく、自己学習意欲や向上心も示すことができます。 資格取得を目指して勉強することで、業務に必要なスキルも自然と身につきます。
OA事務の成功事例
Aさんは、一般事務からOA事務にキャリアチェンジを目指しました。Excelのスキルに自信がなかったため、MOS Excelを取得。その後、OA事務の求人に応募し、見事内定を獲得しました。MOS資格が選考で高く評価されただけでなく、資格取得過程で培ったスキルが面接でもアピールポイントとなり、採用に繋がったとのことです。
専門家からのアドバイス
人材紹介会社キャリアアドバイザーの山田さんは、「OA事務は、パソコンスキルだけでなく、正確性、責任感、コミュニケーション能力も求められる仕事です。資格取得はスキルアップだけでなく、企業へのアピールにもなります。自分に合った資格を選び、積極的に取得を目指しましょう。」とアドバイスしています。
まとめ
OA事務は、高度なパソコンスキルを活かして活躍できる魅力的な仕事です。営業事務や一般事務とは業務内容に違いがあり、より専門的なスキルが求められます。資格取得やスキルアップを積極的に行い、キャリアアップを目指しましょう！