外資系航空貨物会社コールセンター業務のすべて
外資系航空貨物会社コールセンター業務のすべて
1. 外資系航空貨物会社コールセンターの仕事内容
外資系航空貨物会社コールセンターの仕事は、一言で言うと貨物に関する問い合わせ対応と情報管理です。 扱う貨物は多岐に渡り、精密機器から生鮮食品、一般貨物まで様々です。そのため、扱う情報も複雑で、高い正確性が求められます。具体的には、以下の業務が中心となります。
- 顧客からの問い合わせ対応：電話、メール、チャットなどを通じて、貨物の追跡状況、配送スケジュール、料金に関する問い合わせに対応します。顧客は、輸出入業者、フォワーダー、航空会社など多様な関係者です。
- 貨物情報の入力・管理：貨物の発送状況、到着状況、保管状況などの情報をシステムに入力し、正確に管理します。データ入力の正確性は、業務の根幹をなす重要な要素です。
- 書類作成・処理：貨物に関する各種書類（送り状、輸出入書類など）の作成、確認、ファイリングを行います。正確な書類作成は、法令遵守の観点からも非常に重要です。
- システム操作：貨物追跡システム、顧客管理システム、その他業務システムを熟練して操作する必要があります。これらのシステムは英語表記であることが多いです。
- 問題解決：配送遅延、貨物破損、書類不備など、様々な問題が発生した場合、迅速かつ適切な対応が必要です。問題解決能力と、関係各部署との連携能力が求められます。
これらの業務は、チームで協力して行うため、コミュニケーション能力も重要です。英語での会話は少ない場合が多いですが、チームメンバーとの円滑な情報共有のため、簡単な英語でのコミュニケーションは必要となるケースもあります。
2. 求められる英語力
面接で問われる英語力は、読み書き能力が中心です。会話は必須ではありませんが、業務遂行上、簡単な英語でのやり取りが必要になる可能性があります。具体的には、以下のスキルが求められます。
- 専門用語の理解：航空貨物に関する専門用語（AWB、IATA、Shipper、Consigneeなど）を理解し、正確に読み書きできる必要があります。事前に専門用語集を入手し、学習することをお勧めします。
- メールの送受信：顧客や関係部署とのやり取りは、主にメールで行われます。正確で丁寧な英語メールを作成・返信できる能力が必要です。文法、スペル、句読点に注意を払い、簡潔で分かりやすい文章を書く練習をしましょう。
- 書類の読み解き：貨物に関する書類（送り状、航空貨物運送状など）は英語で書かれていることが多いため、正確に内容を理解し、必要な情報を抽出する能力が必要です。様々なフォーマットの書類に慣れることが重要です。
- システム操作：多くのシステムが英語表記であるため、英語の指示に従って操作できる必要があります。マニュアルをよく読み、不明な点はすぐに質問できる姿勢が大切です。
TOEICスコアで言えば、600点以上があると安心でしょう。しかし、スコアよりも実務で使える英語力が重要です。専門用語の理解、メール作成、書類の読み解きといった、具体的なスキルを磨くことを重視しましょう。
3. 英語力向上のための具体的なアドバイス
面接対策、そして業務遂行のためには、以下の方法で英語力を向上させることをお勧めします。
- 専門用語の学習：航空貨物に関する専門用語集を入手し、毎日少しずつ学習しましょう。単語帳アプリやフラッシュカードを活用するのも効果的です。実際に書類を読みながら学習すると、より実践的なスキルが身につきます。
- 英語メールの練習：英語でメールを作成する練習をしましょう。テンプレートを活用したり、ネイティブスピーカーに添削してもらうのも良い方法です。ビジネス英語の例文集を参考に、様々な状況に対応できるメールを作成できるよう練習しましょう。
- 英文書類の読解練習：航空貨物に関する英文書類（サンプルがあれば入手しましょう）を実際に読んで、内容を理解する練習をしましょう。辞書や翻訳ツールを活用しながら、少しずつ読解力を高めていきましょう。
- オンライン英会話の活用：オンライン英会話サービスを利用して、ネイティブスピーカーと会話する練習をするのも効果的です。ビジネス英語コースを選択し、専門用語やメール作成に関する練習を行うと、より実践的なスキルを身につけることができます。
- 英語学習アプリの活用：Duolingo、Memriseなどの英語学習アプリを活用して、隙間時間を利用して学習しましょう。継続することが重要です。
4. 成功事例と専門家の視点
以前、私が担当したクライアント企業では、コールセンター担当者がTOEICスコア650点で入社し、見事活躍していました。彼女は、入社前に専門用語を徹底的に学習し、業務に必要な英語力を事前に身につけていた点が成功の鍵でした。また、彼女は積極的に同僚に質問し、チームワークを重視することで、スムーズに業務をこなしていました。 専門家であるキャリアコンサルタントの山田先生によると、「外資系企業のコールセンターでは、正確性と効率性が求められます。英語力は、業務遂行に不可欠な要素ですが、それ以上に重要なのは、問題解決能力とコミュニケーション能力です。チームワークを重視し、積極的にコミュニケーションをとることで、業務効率を向上させることができます。」とのことです。
5. まとめ
外資系航空貨物会社コールセンターの仕事は、責任感と正確性が求められる一方で、やりがいのある仕事です。英語力は必要ですが、会話力は必須ではありません。読み書き能力と、問題解決能力、コミュニケーション能力を磨くことで、成功に繋がるでしょう。上記のアドバイスを参考に、積極的に学習し、自信を持って面接に臨んでください。