入社前に必要な書類が届いていない！会社への電話対応とマナー
入社前に必要な書類が届いていない！会社への電話対応とマナー
入社式を目前に控え、重要な書類が届いていないことに気づき、不安ですよね。落ち着いて、適切な電話対応をすれば問題ありません。この記事では、入社前に書類が届いていない場合の会社への電話対応について、具体的な手順やマナー、最適な時間帯などを解説します。スムーズな入社準備を進めるためのアドバイスもご紹介します。
電話をかける前に準備しておこう！
まず、電話をかける前に以下の情報を準備しておきましょう。スムーズな対応につながります。
- 自分の氏名：フルネームで、正確に伝えましょう。
- 内定通知書に記載されている内定日：確認しておきましょう。
- 不足している書類名：「入社手続きに関する件」など、正確な書類名を伝えましょう。
- 送付されてきた書類の封筒や送付状：送り状の番号や日付などを確認しておくと、会社側も対応しやすくなります。
- メモ用紙とペン：電話の内容をメモしておきましょう。
- 連絡先電話番号：万が一、折り返しの電話が必要になった場合に備えて、自分の電話番号をメモしておきましょう。
会社への電話：最適な時間帯と具体的な手順
電話をかける最適な時間帯は、午前10時～11時頃、または午後2時～3時頃です。この時間帯であれば、担当者が落ち着いて対応できる可能性が高いです。ただし、企業によっては繁忙時間帯が異なる場合もありますので、企業の状況に合わせて調整する必要があるかもしれません。
電話対応の手順は以下の通りです。
- 電話がつながったら、「もしもし」と明るく応答します。
- 自分の氏名と内定者であることを伝えましょう。「○○株式会社の採用担当者様でしょうか？内定者の○○です。」など。
- 不足している書類について簡潔に説明します。「22日に送付いただいた入社書類の中に、『入社手続きに関する件』という書類が入っていませんでした。」など。
- 具体的な状況を説明します。「入社式が31日からで、その書類が必要なため、至急対応をお願いしたいです。」など。
- 担当者からの指示に従いましょう。不足している書類の再送付の手続きや、持参する必要性などを確認しましょう。
- 最後に感謝の言葉を伝えましょう。「ご対応ありがとうございます。」など。
- 電話を切った後、通話内容をメモしておきましょう。
電話での言葉遣い：丁寧さを心がけよう
電話対応では、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。焦って言葉遣いが乱れてしまうと、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。敬語を使用し、落ち着いたトーンで話すことを意識しましょう。
- 「～ください」ではなく「～いただけますか」を使う
- 「～です」ではなく「～でございます」を使う（状況に応じて）
- 早口にならないように注意する
- 言葉の端々に感謝の気持ちを伝える
もし、電話が繋がらない場合
電話が繋がらない場合は、再度電話をかけるか、メールで問い合わせることを検討しましょう。メールで問い合わせる場合は、電話で問い合わせた旨を記載し、不足している書類名などを明確に記載しましょう。
成功事例：スムーズな対応で好印象を与えたケース
Aさんは、入社前に必要な書類が届いていないことに気づき、慌てずに午前中に会社へ電話をしました。落ち着いて状況を説明し、感謝の言葉を添えたことで、担当者から丁寧な対応を受け、書類の再送付の手続きがスムーズに進みました。Aさんの対応は、プロ意識の高さと冷静な判断力を示すものであり、入社前に好印象を与えたと言えるでしょう。
専門家からのアドバイス：企業人事担当者の視点
企業の人事担当者から見ると、内定者からの連絡は、問題解決への第一歩です。迅速かつ丁寧な連絡は、企業側も好印象を持ちます。不足している書類について、冷静に状況を説明し、解決策を共に探る姿勢を示すことが重要です。一方、感情的に訴えたり、非難したりするような電話は、逆効果となる可能性があります。落ち着いて、問題解決に焦点を当てた対応を心がけましょう。
具体的なアドバイス：電話対応の練習
電話対応に不安がある場合は、事前に練習することをお勧めします。家族や友人などに協力してもらい、電話対応のロールプレイングを行うことで、スムーズな対応に繋がります。また、鏡の前で話す練習をすることで、表情や声のトーンを確認することができます。
まとめ：冷静な対応で入社準備をスムーズに進めよう
入社前に書類が届いていないという状況は、誰でも経験する可能性があります。大切なのは、慌てずに冷静に対応することです。この記事で紹介した手順やアドバイスを参考に、適切な電話対応を行い、スムーズな入社準備を進めていきましょう。もし、電話対応に不安がある場合は、信頼できる人に相談してみるのも良いでしょう。あなたにとって最高のスタートを切れるよう、応援しています！