転職で必要な書類：卒業証明書と卒業証書の使い分けとスムーズな提出方法
転職で必要な書類：卒業証明書と卒業証書の使い分けとスムーズな提出方法
卒業証明書と卒業証書の定義と違い
まず、卒業証明書と卒業証書の定義と違いについて理解しましょう。どちらも卒業を証明する書類ですが、その性質や用途が異なります。
- 卒業証書：卒業を証明する正式な書類です。卒業式で授与され、大学や専門学校などの教育機関が発行します。通常、一度しか発行されません。原本であり、非常に重要な書類です。
- 卒業証明書：卒業した事実を証明する書類で、卒業証書のコピーや写しとは異なります。卒業証書を元に教育機関が発行し、必要に応じて複数発行できます。卒業後、就職活動や入学手続きなどで広く利用されます。
多くの企業は、卒業を証明する書類として、卒業証明書を要求します。卒業証書は原本であり、紛失や破損のリスクを考慮すると、企業に提出するのは適切ではありません。提出を求められた場合でも、原本ではなく、コピーの提出を検討しましょう。
会社が卒業証明書を要求する理由
企業が卒業証明書を要求する主な理由は以下の通りです。
- 学歴確認：応募者の学歴が詐称されていないことを確認するため。
- 本人確認：応募者が本人であることを確認するため。
- 人事記録：人事記録として保管するため。
これらの目的を達成するためには、卒業証明書が最も適しています。卒業証書は原本であるため、企業が保管するにはリスクが伴います。また、卒業証明書は複数発行できるため、企業側も管理が容易です。
卒業証明書の取得方法と迅速な提出のための対策
卒業証明書の取得方法は、卒業した学校によって異なります。卒業した学校に問い合わせ、必要な手続きや書類、発行にかかる費用、発行までの期間を確認しましょう。 迅速な提出を実現するための具体的な対策は以下の通りです。
- 早めの申請：卒業証明書の発行には時間がかかるため、内定通知を受け取ったらすぐに申請しましょう。郵送での申請であれば、速達を利用するのも有効です。
- 発行方法の確認：学校によっては、郵送だけでなく、窓口での直接受け取りやオンライン申請に対応している場合があります。最も早く取得できる方法を選びましょう。
- 必要な書類の確認：申請に必要な書類を事前に確認し、不足がないように準備しましょう。申請後に書類が不足していることが判明すると、さらに時間がかかってしまいます。
- 問い合わせ先の確認：卒業した学校に問い合わせる際には、担当部署や連絡先を事前に確認しておきましょう。スムーズな対応につながります。
- 提出期限の確認：企業から提示された提出期限を確認し、余裕を持って申請しましょう。遅延した場合のペナルティについても確認しておきましょう。
専門家のアドバイス：人事担当者の視点
人事担当者として長年経験を持つ山田先生に、卒業証明書の提出に関するアドバイスを伺いました。 「多くの企業では、卒業証明書を求めます。卒業証書は原本で、紛失や破損のリスクが高いので、企業側としては保管に不安があります。卒業証明書は複数発行できるので、企業にとっては管理が容易で安心です。また、応募者の方には、提出期限を守っていただくことが重要です。提出が遅れると、入社準備に支障をきたす可能性があります。」
成功事例：スムーズな提出を実現したケース
Aさんは、内定通知を受け取った後、すぐに卒業した大学に卒業証明書の発行を申請しました。オンライン申請を利用したため、数日で証明書を受け取ることができ、企業への提出期限に間に合わせることができました。
まとめ：卒業証明書をスムーズに提出するためのチェックリスト
転職活動において、卒業証明書の提出は重要な手続きです。スムーズな提出を実現するためには、以下のチェックリストを活用しましょう。
- □ 卒業した学校に問い合わせ、卒業証明書の発行手続きを確認する
- □ 必要な書類を準備する
- □ 迅速な発行方法を選択する（オンライン申請、窓口での受け取りなど）
- □ 提出期限を確認し、余裕を持って申請する
- □ 提出方法（郵送、持参など）を確認する
- □ 提出後、企業に提出完了を連絡する
卒業証明書は、あなたの学歴を証明する重要な書類です。企業への提出をスムーズに行い、円滑な入社準備を進めましょう。 早めの行動が、成功への近道です。