仕事の引継ぎにおける「被引継ぎ者」と「引継ぎ者」の違いとは？ 新任者はどちら？
仕事の引継ぎにおける「被引継ぎ者」と「引継ぎ者」の違いとは？ 新任者はどちら？
業務の引継ぎは、円滑な職場運営や事業継続に不可欠です。しかし、「被引継ぎ者」と「引継ぎ者」といった専門用語は、初めて聞く方にとっては分かりにくいものです。特に、新しい仕事に就いた際、自分がどちらに該当するのか迷う方もいるでしょう。この記事では、「被引継ぎ者」と「引継ぎ者」の違いを明確に解説し、スムーズな引継ぎを実現するための具体的な方法をご紹介します。
被引継ぎ者と引継ぎ者の定義
まず、それぞれの役割を明確に定義しましょう。
- 被引継ぎ者（ひきつぎしゃ）：業務を引き継ぐ側の人。これまでの担当業務を後任者に引き継ぎ、責任を果たす立場です。経験やノウハウを伝え、スムーズな業務移行をサポートする役割を担います。
- 引継ぎ者（ひきつぎしゃ）：業務を引き継ぐ側の人。被引継ぎ者から業務内容、手順、ノウハウなどを学び、円滑に業務を引き継ぐ責任があります。積極的に質問し、理解を深めることが重要です。
このように、「引継ぎ者」という単語は、どちらの立場にも使われます。そのため、文脈によって意味合いが異なります。質問にある「新しい引継ぎ者」は、業務を引き継ぐ立場であるため「引継ぎ者」となります。
新しい引継ぎ者（引継ぎ者）としての心構えと具体的な行動
新しい仕事で引継ぎ者として業務を始める場合、以下の点を意識しましょう。
- 積極的な姿勢：分からないことはすぐに質問し、積極的に学ぶ姿勢を示すことが重要です。遠慮せずに質問することで、より正確な情報を得ることができ、ミスを減らすことに繋がります。「分からないことは恥ずかしいことではない」ということを心掛けてください。
- メモと記録：引継ぎの内容は必ずメモを取り、記録を残しましょう。後から見返せるように整理整頓することで、業務の理解を深めることができます。デジタルツールを活用して、共有可能なドキュメントを作成するのも有効です。例えば、GoogleドキュメントやNotionなどを活用することで、リアルタイムでの情報共有や共同編集も可能になります。
- 確認と復習：引継ぎ後も、定期的に被引継ぎ者に確認を取り、理解度を確かめましょう。また、独り立ちした後も、定期的に復習することで、業務の精度を高めることができます。チェックリストを作成し、漏れなく確認作業を行うのも効果的です。
- 関係構築：被引継ぎ者との良好な関係を築くことも重要です。信頼関係を構築することで、スムーズな情報伝達が可能になり、より質の高い引継ぎを実現できます。感謝の気持ちを伝えることも忘れずに。
被引継ぎ者としての心構えと具体的な行動
被引継ぎ者として、スムーズな引継ぎを行うためには、以下の点に注意しましょう。
- 詳細な資料作成：業務手順、マニュアル、関連資料などを分かりやすくまとめて提供しましょう。図解や表などを活用することで、理解度を高めることができます。また、重要なポイントは太字や強調表示をするなど、視覚的に分かりやすく工夫しましょう。
- 丁寧な説明：業務内容を丁寧に説明し、引継ぎ者からの質問にも的確に答えることが重要です。専門用語は避け、分かりやすい言葉を使うように心がけましょう。ロールプレイングを取り入れることで、実践的な理解を深めることができます。
- 定期的なフォロー：引継ぎ後も、定期的にフォローを行い、業務に支障がないか確認しましょう。困ったことがあればすぐに相談できる環境を作ることで、引継ぎ者の安心感を高めることができます。
- 知識・経験の共有：単なる業務手順だけでなく、経験に基づいたコツや注意点なども共有することで、引継ぎ者の早期戦力化を促進できます。成功事例や失敗事例を共有することで、より実践的な知識を習得できます。
専門家の視点：スムーズな引継ぎのためのポイント
人事コンサルタントの山田太郎氏によると、「スムーズな引継ぎは、単に業務を伝えるだけでなく、組織全体の知識共有と人材育成という観点から行うべきです。そのためには、マニュアル化だけでなく、OJT（On-the-Job Training）を効果的に活用し、実践的な指導を行うことが重要です。」とのことです。
成功事例：効率的な引継ぎを実現した企業
A社では、引継ぎ専用のシステムを導入し、業務マニュアルや関連資料をデジタル化することで、情報共有を効率化しました。また、引継ぎ期間中に定期的な面談を実施し、進捗状況の確認や課題の共有を行うことで、スムーズな引継ぎを実現しました。その結果、引継ぎ期間の短縮と人材育成の効率化に成功しました。
まとめ：被引継ぎ者と引継ぎ者、それぞれの役割を理解し、円滑な業務を引き継ごう
この記事では、被引継ぎ者と引継ぎ者の違い、そしてそれぞれの役割における具体的な行動について解説しました。双方の協力が不可欠であることを理解し、丁寧なコミュニケーションを心がけることで、スムーズな業務引継ぎを実現し、組織全体の生産性向上に貢献しましょう。 引継ぎは単なる業務の移行ではなく、組織の未来を担う重要なプロセスです。責任感を持って、取り組んでいきましょう。