高校卒業後、事務職に就くことに不安を感じている方へ

本気で悩んでいます。事務に内定を頂いた高校３年生女子です。今日無事に商業高校を卒業することができました。しかし、今、とても悩んでて、入社する前から心が億劫になる気持ちです。理由は内定したはいいけど、基本的にパソコンが苦手で見るのも辛いくらい（情報処理検定２級は持ってるのですが）機会が苦手です。実践という授業で今まで会社の取引を想定した授業を行っていました。電話のやりとりや注文書、請求書の送受信、コピーなどをしてましたが、あんな同じ紙１枚にたくさんの字が書かれて、その中でもインクの染みごときと言ったら最低ですが、ゼロというあんなに小さな染みが多くついてしまって桁間違いになって大事になるとなんだか怖くて怖くて頭がパニックになってしまいます。あっちでもこっちでもいろんな取引の相手をしなくてはいけなくて尚且つ迅速にだったので精神が一時期授業とはいえガタガタでした。間違えないように慎重にやればいいと言われればそれまでなのですが、周りの人のパソコンの早く打つ音を聞くと焦って大袈裟ですが鬱になるんじゃないかというくらいでした。私はまだ高校生なので、事務の仕事と聞いても内容は授業しか思いつきませんが、テレビとかで見る机に一杯の積み重なった書類と広げられたパソコンを見ると、この人よく笑って居られるなとか頭の中どうなってるんだろうとか真剣に考えてしまいあの積み重なった書類がとても頭のいいひとがやるような仕事という感じがしてとても自信を失います。私は建設業の事務ですが、同じく事務の仕事をしている方、事務の仕事とは一体主にどんな事をしているのですか?なんだか未知の世界と苦手意識からか、とてもこんな時代に言ったら失礼ですが入社するのが怖くて怖くてどうかしそうです。皆さんは事務の仕事をしていてどうですか?何が大変で

事務職の仕事内容と、不安を解消するための具体的なステップ

高校卒業を間近に控え、建設業の事務職の内定を得たものの、パソコンスキルや仕事内容への不安を感じているとのこと、大変お気持ちお察しします。多くの新入社員が同じような不安を抱えていることを知っておいてください。これから、事務職の仕事内容、具体的な仕事で感じるであろう困難、そしてそれらへの対処法を詳しく解説します。

事務職の主な仕事内容とは？

事務職は、企業活動の円滑な運営を支える重要な役割を担っています。仕事内容は企業によって異なりますが、一般的には以下の業務が含まれます。

データ入力・管理：顧客情報、売上データ、在庫データなどの入力、管理、更新を行います。Excelや専用の業務システムを使用することが多いです。
書類作成・管理：契約書、報告書、請求書、見積書などの作成、ファイリング、保管を行います。WordやExcelなどのスキルが求められます。
電話対応：顧客や取引先からの電話対応を行います。丁寧な言葉遣い、正確な情報伝達能力が重要です。
来客対応：来客の受付、案内、お茶出しなどを行います。笑顔と明るい対応が求められます。
ファイリング・データ整理：書類やデータの整理、保管を行います。効率的な整理方法を学ぶことが重要です。
その他：郵便物の仕分け、コピー、FAX送信など、様々な雑務も含まれます。

建設業の事務職の場合、上記の業務に加えて、図面管理、工事関連書類の作成・管理、発注業務なども含まれる場合があります。

パソコンスキルへの不安の解消方法

情報処理検定2級を取得されているとのことですので、基礎的なパソコンスキルは既に備わっています。しかし、実際の業務では、より実践的なスキルが求められます。

練習：普段からパソコンに触れる機会を増やし、Word、Excel、PowerPointなどのスキルを磨きましょう。無料のオンライン講座や練習サイトなどを活用するのも良い方法です。
タイピング練習：タイピング速度を上げることで、作業効率が向上します。タイピング練習ソフトなどを活用して、毎日練習しましょう。最初はゆっくり正確に、徐々にスピードを上げていくことが重要です。
ショートカットキーの習得：ショートカットキーを覚えることで、作業時間を大幅に短縮できます。よく使うショートカットキーをリストアップし、意識的に使用しましょう。
苦手な部分の克服：特定のソフトや機能に苦手意識がある場合は、その部分に重点的に練習しましょう。YouTubeなどの動画サイトで解説動画を探してみるのも有効です。

ミスへの不安と、精神的な負担の軽減

書類の小さなミスが大きな問題につながるという不安は、誰しもが抱くものです。しかし、完璧を求めすぎるあまりに精神的に追い詰められてしまうのは避けなければなりません。

チェック体制の構築：一人で抱え込まず、同僚や上司にチェックしてもらう体制を作りましょう。複数人で確認することで、ミスを早期に発見し、修正することができます。
ダブルチェックの習慣：自分自身でも、入力や書類作成後に必ずダブルチェックを行う習慣を身につけましょう。焦らず、一つずつ丁寧に確認することで、ミスを減らすことができます。
ミスは成長の機会：ミスは誰にでもあるものです。ミスから学び、同じミスを繰り返さないように改善していくことが重要です。落ち込むのではなく、次に活かすことを考えましょう。
休憩の重要性：集中力が途切れたら、適度に休憩を取りましょう。軽いストレッチや散歩などで気分転換をすることで、作業効率が上がり、ミスも減ります。
深呼吸：パニックになった時は、深呼吸をして落ち着きましょう。心拍数を落ち着かせることで、冷静な判断ができるようになります。

周りの人のスピードへの対処法

周りの人が早く作業をしていることに焦る気持ちも分かります。しかし、自分のペースで正確に作業を進めることが重要です。

比較しない：周りの人と自分を比較しないようにしましょう。それぞれのスキルや経験は違います。自分の成長に焦点を当てましょう。
目標設定：小さな目標を立て、一つずつ達成していくことで、自信をつけることができます。「今日はこの作業をミスなく終わらせる」など、具体的な目標を設定しましょう。
相談：周りの人に相談することで、不安や悩みを解消することができます。先輩や上司に相談し、アドバイスを求めることも有効です。

成功事例：新卒事務職員からのメッセージ

私が新卒で入社した時、あなたと同じようにパソコンスキルや仕事内容に不安を感じていました。しかし、先輩や上司の温かいサポート、そして自分の努力によって、今では自信を持って仕事に取り組めるようになりました。焦らず、一つずつ着実にスキルを身につけていけば、必ず成長できます。

専門家（キャリアカウンセラー）のアドバイス

多くの新入社員が、入社前に不安を感じています。それは決してあなただけではありません。大切なのは、その不安を解消するために、積極的に行動することです。先輩や上司に相談したり、研修制度を活用したり、自分自身でスキルアップを図る努力を続けることで、必ず克服できます。

まとめ

事務職は、一見地味な仕事に見えるかもしれませんが、企業の活動を支える非常に重要な役割を担っています。パソコンスキルや正確性はもちろん重要ですが、それ以上に大切なのは、責任感と丁寧な仕事ぶりです。不安な気持ちは誰にでもあります。しかし、一つずつ課題を克服していくことで、必ず成長し、やりがいのある仕事に変わっていくでしょう。焦らず、一歩ずつ進んでいきましょう。

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