「出来高調書作成」の仕事内容と経理・総務の違いを徹底解説！
「出来高調書作成」の仕事内容と経理・総務の違いを徹底解説！
1. 出来高調書作成とは？意味と作成方法
「出来高調書作成」とは、一定期間における商品の販売数量や生産数量などを記録し、一覧表にまとめる業務です。これは、企業の業績管理や在庫管理、生産計画の立案に不可欠な情報であり、正確な作成が求められます。特に、製造業や卸売業、小売業など、商品を取り扱う企業では、重要な業務の一つと言えるでしょう。 「商品出来高調書」や「生産出来高調書」など、対象となる商品や業務によって名称が変わる場合もあります。
作成方法は、使用するシステムや企業によって異なりますが、一般的には以下の手順で行われます。
- データ収集：販売伝票、生産日報、在庫管理システムなどから、必要なデータを収集します。これは、正確な数字を基に行うことが重要です。
- データ入力：収集したデータを、エクセルシートや専用のシステムに入力します。入力ミスを防ぐため、二重チェックを行うことが大切です。
- 集計・計算：入力したデータを基に、合計値や平均値などを計算します。計算式に間違いがないか確認しましょう。
- 表作成：計算結果を分かりやすい表にまとめます。項目名や単位を明確に記載し、見やすく整理することが重要です。
- 確認・提出：作成した調書に誤りがないか確認し、関係部署に提出します。必要に応じて、上司や関係者からの承認を得る必要があります。
具体的な例として、アパレルメーカーの場合、各店舗の販売実績（シャツ100枚、パンツ50枚など）を毎日集計し、月単位で出来高調書を作成します。これにより、どの商品がよく売れているか、どの店舗の売上が良いかなどを把握し、今後の生産計画や販売戦略に役立てることができます。
Excelスキルやデータ分析スキルは、出来高調書作成において非常に重要です。効率的なデータ処理や正確な集計を行うためには、これらのスキルを磨くことが不可欠です。また、正確性と迅速性が求められるため、細心の注意を払いながら作業を進める必要があります。
2. 経理事務と総務事務の違い
経理事務と総務事務は、どちらも企業運営に不可欠な業務ですが、担当する内容が大きく異なります。
経理事務は、企業のお金の流れに関する業務を主に担当します。具体的には、以下の業務が含まれます。
- 会計処理：売上、仕入、費用などの会計処理を行い、損益計算書や貸借対照表を作成します。
- 資金管理：現金や預金などの資金を管理し、資金繰り計画を立てます。
- 債権・債務管理：売掛金や買掛金などの債権・債務を管理します。
- 税務申告：税務署への税務申告書の作成と提出を行います。
- 決算業務：期末の決算業務を行います。
一方、総務事務は、企業の円滑な運営をサポートする業務を幅広く担当します。具体的には、以下の業務が含まれます。
- 人事管理：採用、給与計算、人事異動などの業務を行います。
- 庶務：郵便物や電話対応、備品管理、来客対応などの業務を行います。
- オフィス管理：オフィス環境の整備や維持管理を行います。
- 契約管理：企業の契約に関する業務を行います。
- 安全衛生管理：従業員の安全と健康を守るための業務を行います。
出来高調書作成は、どちらの部署でも行われる可能性があります。例えば、製造業であれば、生産管理部門（総務に含まれる場合が多い）で生産出来高調書を作成し、経理部門ではそのデータを基に原価計算を行うといった連携が見られます。小売業であれば、販売データに基づいた出来高調書は販売部門（総務に含まれる場合が多い）で作成され、経理部門では売上計上などに利用されます。
専門家の視点から見ると、出来高調書の正確性は、経理部門の会計処理の正確性に直結します。そのため、総務部門が作成した出来高調書は、経理部門によるチェックが不可欠です。両部署の連携が、企業全体の業務効率と正確性を高める上で非常に重要となります。
成功事例として、ある企業では、Excelマクロを活用して自動集計システムを構築することで、出来高調書作成の時間を大幅に削減し、人為的ミスも減少させることに成功しました。このシステムは、経理部門と総務部門の双方で活用され、業務効率の向上に大きく貢献しています。
このように、出来高調書作成は一見単純な作業に見えますが、正確性と効率性を両立させるためには、適切なスキルと知識、そして部署間の連携が不可欠です。 この業務に携わることで、企業の業績管理や経営戦略に貢献できるやりがいのある仕事と言えるでしょう。
最近のコラム
>> 新生活スタート！Wi-Fi選びで失敗しないための完全ガイド：固定回線 vs モバイルWi-Fi、あなたに最適なのはどっち？