退職届と退社届、どちらが正しい？自主退職時の書類作成と提出方法
退職届と退社届、どちらが正しい？自主退職時の書類作成と提出方法
４月で現在の会社を自主退職する際に「退職届」を提出したところ、総務部から却下され、「退社届」に書き直すよう指示されたというケースです。 退職届と退社届、辞表の違い、そしてどちらの書類が適切なのか、自主退職における手続きと注意点を含めて詳しく解説します。
退職届、退社届、辞表の違い
結論から言うと、一般企業の一般社員の自主退職の場合、「退職届」と「退社届」のどちらを使っても問題ありません。 総務部からの指示は、必ずしも正しいとは言えません。
それぞれの書類のニュアンスと、一般的に使われる場面を見ていきましょう。
- 退職届： 公務員や役員など、特定の立場にある人が組織を離れる際に用いられることが多いとされています。しかし、一般企業の一般社員が自主退職する場合にも使用可能です。 「届」という表現から、あくまで会社に意思表示を行うという意味合いが強いです。
- 退社届： 会社を辞める意思表示をする際に広く使われる書類です。一般企業の一般社員の自主退職にも適しています。 「届」と同様に、会社への報告というニュアンスが強いです。
- 辞表： 役職者や管理職がその地位を辞任する際に提出する書類です。一般社員が自主退職する場合には使用しません。
「退職」という言葉に公務員や役職者のイメージを持つ人がいるため、総務部が誤解した可能性があります。重要なのは、会社に退職の意思を明確に伝え、手続きを正しく行うことです。
自主退職時の適切な書類と手続き
一般企業の一般社員の自主退職では、「退職届」または「退社届」のどちらでも問題ありません。 どちらの書類を使うかよりも、以下の点に注意して作成・提出することが重要です。
- 日付： 提出日を明確に記載しましょう。
- 氏名： 必ずフルネームで記載します。
- 所属部署： 現在の所属部署を正確に記載します。
- 退職希望日： 退職を希望する日付を明確に記載します。会社規定に従い、所定の期間前に提出することが重要です。
- 理由（任意）： 退職理由を記載する必要はありませんが、記載する場合には簡潔に記述しましょう。 個人的な理由を詳細に書く必要はありません。
- 署名・捺印： 自筆で署名し、必要であれば捺印します。会社規定に従ってください。
書類の作成には、WordやExcelなどの一般的なソフトを使用できます。 フォーマットは特に決まっていませんが、簡潔で分かりやすいように作成しましょう。 インターネットで検索すれば、多くの例文を見つけることができます。
退職届・退社届の提出と注意点
書類を作成したら、直接上司または人事部・総務部へ提出します。 提出方法については、会社規定に従ってください。 メールで提出する場合でも、必ず上司や人事部・総務部への確認が必要です。
提出後、受領印を押してもらうことを忘れず、控えを保管しておきましょう。 トラブルを防ぐために、非常に重要なステップです。
もし、総務部が「退社届」への書き直しを強く主張する場合は、会社の就業規則や社内規定を確認し、根拠を提示するように依頼しましょう。 就業規則に具体的な記載がない場合は、穏便に「退社届」として書き直すことも一つの方法です。 しかし、書き直す際に、元の「退職届」のコピーを保管しておくことを忘れないようにしましょう。
成功事例と専門家の視点
ある転職支援サービスのキャリアアドバイザーによると、「退職届」と「退社届」のどちらを使用するかは、実際にはそれほど重要ではなく、会社への意思表示が明確で、手続きが適切に行われているかが重要とのことです。 多くの企業では、どちらの書類でも受け付けてくれます。
また、以前、人事部で働いていた経験を持つ専門家は、「書類の名称よりも、退職希望日や手続きの期日を守ることの方が重要です。 トラブルを避けるためには、上司や人事部と事前に退職の意思を伝え、手続きについて相談することが大切です。」とアドバイスしています。
まとめ：円満退社のための具体的なアドバイス
自主退職は、自分自身のキャリアにとって重要な決断です。 退職届や退社届の書類作成だけでなく、円満な退社を心がけることが大切です。
- 上司や同僚への感謝の気持ちを伝える： これまでお世話になった方々へ感謝の気持ちを伝えましょう。
- 業務の引き継ぎを丁寧に行う： 後任者への業務引き継ぎを丁寧に行い、会社への迷惑を最小限に抑えましょう。
- 退職後の連絡先を伝える： 必要に応じて、退職後の連絡先を会社に伝えましょう。
- 会社規定を遵守する： 会社規定に従って手続きを進めることで、トラブルを回避できます。
退職届・退社届の名称にこだわるよりも、会社との良好な関係を維持し、円満に退社することが、今後のキャリアにもプラスに働くでしょう。 今回の経験を活かし、次のステップへ進んでいきましょう。