内定承諾後の書類郵送：成績証明書と卒業証明書の送付方法
内定承諾後の書類郵送：成績証明書と卒業証明書の送付方法
内定承諾後、企業から成績証明書と卒業証明書の提出を求められることは一般的です。企業は、応募書類の情報と照合したり、あなたの学力や学習姿勢を改めて確認したりするために、これらの書類を必要とします。 郵送する際には、書類への丁寧な扱いと、企業への配慮が大切です。一筆添えるかどうか、どのような内容にするか迷う方もいるかと思いますので、詳しく解説します。
一筆添えるべき？内容例とポイント
結論から言うと、一筆添えることをおすすめします。 企業は、あなたの誠実さや社会人としてのマナーを評価する材料として、書類の送付方法や添え状の内容も見ています。 簡潔ながらも丁寧な一筆は、好印象を与え、良好なスタートを切る上で役立ちます。
具体的な内容例は以下の通りです。状況に合わせて適宜修正してください。
- フォーマルな表現を用いる：ビジネスレターの基本的な形式を参考に、敬語を用いて丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 簡潔に書く：長文は避け、要点を絞って簡潔に書きましょう。箇条書きや表は使用せず、文章で記述します。
- 誤字脱字に注意：送付前に必ず確認し、誤字脱字がないかチェックしましょう。誤字脱字は、あなたの仕事への姿勢や注意力に疑問を持たれる可能性があります。
例文：
〇〇株式会社 採用担当者様 拝啓 この度は、〇〇職の内定を賜り、誠にありがとうございます。 つきましては、成績証明書と卒業証明書を同封いたしました。 ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。 敬具 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇〇 〇〇
この例文では、以下の点を意識しています。
- 宛名：企業名と担当者名（分かる場合）を明確に記載
- 感謝の言葉：内定への感謝を伝える
- 目的の明記：成績証明書と卒業証明書を送付する旨を明確に記載
- 締めの言葉：丁寧な言葉で締めくくる
- 氏名：氏名と大学名、学部学科を記載
封筒のサイズと表記
質問にあるように、成績証明書と卒業証明書を長3(120mm×235mm)の封筒で送付する場合、それよりも一回り大きいA4封筒(210mm×297mm)を使用することをおすすめします。 長3封筒をそのまま入れると、書類が折れ曲がったり、破損する可能性があります。A4封筒であれば、書類を折らずに安全に送ることができます。
封筒には「証明書在中」と朱書きするか、または「重要書類在中」と記載することをおすすめします。 これにより、郵送中の紛失や破損を防ぐ効果が期待できます。また、配達担当者にも注意を促すことができます。
成功事例と専門家のアドバイス
人事担当者として10年以上の実績を持つA氏によると、「書類の送付方法は、応募者の細やかな気配りと責任感を測るバロメーターになります。 丁寧な梱包と、簡潔ながらも丁寧な添え状は、入社後の仕事ぶりを想像する上で非常に重要な要素です。」とのことです。
また、多くの企業が採用活動において、応募書類だけでなく、応募者全体の印象を重視しています。 書類の郵送は、単なる手続きではなく、企業との最初のコミュニケーションと捉えるべきです。 完璧な書類と丁寧な郵送によって、好印象を与え、内定承諾後の良好な関係構築に繋げましょう。
まとめ：好印象を与えるためのポイント
内定承諾後の書類郵送は、企業への最初の「仕事」です。 以下の点を意識し、好印象を与えましょう。
- 丁寧な一筆を添える：感謝の気持ちと目的を簡潔に伝える
- 適切な封筒サイズを選択：書類が折れ曲がらないように、A4封筒を使用する
- 「証明書在中」と朱書きする：郵送中の紛失や破損を防ぐ
- 郵送方法の確認：追跡可能な方法を選択し、送付状況を確認する
- 送付後の確認：企業に送付完了を連絡する（企業の指示がある場合）
これらの点を意識することで、スムーズな入社準備を進めることができます。 自信を持って、新しい一歩を踏み出しましょう！
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