「説明を理解する」「説明をする」のが苦手…でも大丈夫！仕事で役立つ具体的な改善策
「説明を理解する」「説明をする」のが苦手…でも大丈夫！仕事で役立つ具体的な改善策
コミュニケーションスキル向上へのステップ：聴く力と話す力を鍛える
説明を理解し、的確に説明する能力は、ビジネスシーンにおいて非常に重要なコミュニケーションスキルです。特に、アルバイトや初めての仕事では、指示を正しく理解し、実行することが求められます。質問者様のように、説明を理解するのに時間がかかったり、説明が不十分であったりする場合は、焦らず段階的にスキルアップを目指しましょう。 この問題を解決するためには、「聴く力」と「話す力」の両方を鍛える必要があります。まずは、それぞれについて具体的な改善策を見ていきましょう。
1. 「聴く力」の向上：情報整理と質問を効果的に活用する
指示を理解できない原因の一つとして、情報が頭に入ってこない、整理できないという点が挙げられます。これは、多くの場合、受動的な聞き方をしていることが原因です。 積極的に情報を整理し、理解を深めるための具体的な方法を以下に示します。
- メモを取りながら聞く：説明を聞きながら、重要なポイントやキーワードをメモしましょう。図解やマインドマップを活用すると、視覚的に情報を整理しやすくなります。箇条書きで要点だけをまとめるのも効果的です。重要なのは、ただ書き写すのではなく、自分の言葉で要約することです。これにより、理解度を確認し、記憶に定着させやすくなります。
- 質問をする：理解できない点があれば、すぐに質問しましょう。遠慮せずに質問することで、曖昧な点を解消し、正確な理解に繋がります。質問する際には、「〇〇の部分がよく理解できません」「具体的にどのような手順で進めれば良いですか？」など、具体的な質問を心がけましょう。抽象的な質問では、的確な回答を得ることが難しくなります。
- 聞き返しをする：説明が終わった後、自分の理解を確認するために、聞いた内容を要約して聞き返してみましょう。「つまり、〇〇という手順で、〇〇をすれば良いということですね？」といったように、自分の言葉で要約することで、理解度を客観的に評価できます。また、聞き返すことで、相手にも理解度を確認してもらう機会となり、誤解を防ぐことができます。
- 反復練習：仕事の流れや手順を、自分自身で何度も声に出して説明してみましょう。まるで誰かに説明しているかのように、丁寧に、そして分かりやすく説明することで、理解度が深まり、記憶にも定着しやすくなります。さらに、説明する際に、図や表などを活用することで、より理解を深めることができます。
専門家の視点：心理学の観点から見ると、人は一度に多くの情報を処理することができません。そのため、重要な情報を絞り込み、整理しながら聞くことが重要です。メモや図解は、情報を視覚化し、記憶に定着させる効果的な手段となります。
2. 「話す力」の向上：明確で簡潔な説明を心がける
質問者様は、質問に対して遠回しで分かりにくい回答をしてしまうとのことです。これは、伝えたいことを整理できていない、または、相手に分かりやすく伝えるための表現方法が身についていない可能性があります。
- 伝えたいことを整理する：話す前に、何を伝えたいのかを明確にしましょう。箇条書きで要点を書いたり、マインドマップを使って整理したりすると効果的です。重要なのは、論理的な流れで情報を整理することです。複雑な内容も、論理的に整理することで、相手に分かりやすく伝えることができます。
- シンプルな言葉を使う：専門用語や難しい言葉は避け、相手に分かりやすいシンプルな言葉を選びましょう。具体的な例を交えながら説明することで、より理解しやすくなります。例えば、「システムエラーが発生した場合、まず〇〇を確認し、次に〇〇を実行してください」といったように、具体的な手順を説明することで、相手に明確な指示を与えることができます。
- 相手の立場を意識する：相手がどのような知識レベルを持っているかを意識し、それに合わせた説明を心がけましょう。専門知識がない相手に専門用語を使うのは避け、分かりやすい言葉で説明する必要があります。また、相手の反応を見ながら、説明の内容やスピードを調整することも重要です。
- 練習をする：鏡の前で練習したり、友人や家族に説明を聞いてもらったりすることで、話すスキルを磨くことができます。フィードバックをもらうことで、改善点を見つけやすくなります。また、プレゼンテーション練習用のアプリなども活用できます。
成功事例：ある営業担当者は、顧客とのコミュニケーションに苦労していました。しかし、顧客の立場を意識し、シンプルな言葉で説明するよう心がけた結果、顧客との信頼関係を構築し、売上を向上させることができました。
3. 実践的なトレーニング：ロールプレイングとフィードバック
「聴く力」と「話す力」を向上させるためには、実践的なトレーニングが不可欠です。
- ロールプレイング：友人や家族とロールプレイングを行い、仕事の場面を想定した練習をしましょう。例えば、アルバイトの面接を想定したロールプレイングを行うことで、面接での質問への対応や自己紹介の練習ができます。また、同僚と仕事の指示出しや報告のロールプレイングを行うことで、業務におけるコミュニケーションスキルを向上させることができます。
- フィードバックを受ける：ロールプレイング後、相手にフィードバックをもらいます。話し方や説明の分かりやすさ、質問への対応などを評価してもらい、改善点を明確にしましょう。客観的な視点からのフィードバックは、自分の弱点や改善点を認識する上で非常に役立ちます。
- 記録と振り返り：ロールプレイングや実際の業務でのコミュニケーションを記録し、後で振り返ってみましょう。自分の良かった点、悪かった点を分析することで、今後の改善に繋げることができます。音声や動画で記録することで、より詳細な分析が可能になります。
4. 継続的な学習：本やセミナーの活用
コミュニケーションスキルは、一朝一夕で身につくものではありません。継続的な学習を通して、スキルアップを目指しましょう。
- 専門書を読む：コミュニケーションスキルに関する専門書を読むことで、理論的な知識を学ぶことができます。様々なテクニックやノウハウを学ぶことで、実践的なスキルアップに繋がります。
- セミナーに参加する：コミュニケーションスキルに関するセミナーに参加することで、実践的なスキルを学ぶことができます。講師からのアドバイスや参加者との交流を通して、新たな学びを得ることができます。
- オンライン講座を活用する：オンライン講座を活用することで、自分のペースで学習を進めることができます。時間や場所を選ばずに学習できるため、忙しい人にもおすすめです。
これらの方法を継続的に実践することで、徐々に「聴く力」と「話す力」が向上し、仕事でのコミュニケーションがスムーズになります。焦らず、一歩ずつ着実にスキルアップを目指しましょう。 他人に迷惑をかけたくないという気持ちは素晴らしいです。 努力を継続することで、必ず自信が持てるようになり、仕事も円滑に進められるようになります。