計画停電時でも可能な業務と、円滑な職場環境構築のための提案
計画停電時でも可能な業務と、円滑な職場環境構築のための提案
上の人に言われます。
最近計画停電で、店の営業時間が激減しています。
停電すると昼間でもビルの中は真っ暗なので従業員は早く退社したり通常より遅く出勤します。
本社の人は売り上げが上がらない不安や、停電がある支店の従業員の勤務時間が短いのが不満があるのか、ピリピリしています。
暗くてもできる仕事あるだろ！とか、電車などで１時間くらいの他支店にヘルプに行け！(他支店も計画停電区域で不安定。)とか言ってきます。
たしかに計画停電以来勤務時間が短いのは申し訳ないけど、私達だってクレーム対応や短い時間の中で十分に終えられない仕事もあり困っています。ギリギリの発表で振り回されることもあります。
暗い中でできる仕事考えても、ありません。他支店に応援行ってからやっぱり自分の支店が停電しなかったなんてこともあると思います。その時は人員過剰でやる事のない他支店に行くより自分の支店でたまっている仕事をしたいです。そのために待機をしていたいです。
本社は２３区だから停電の不便さがわからないのかなと思います。
逆らうつもりはありませんが、仕方ないことなのでおおらかに対応して欲しいです。
この状況でも無理矢理でもフルで出勤させようとする本社がやっぱり正しいのでしょうか？
計画停電下における業務継続の難しさ
計画停電は、企業活動に大きな影響を与えます。特に、店舗業務や顧客対応を主とする企業では、営業時間の短縮や業務中断による売上減少、顧客満足度低下といった深刻な問題に直面します。従業員の勤務時間短縮も、業務の滞留や残業増加につながり、従業員の負担増大を招きます。質問者様の職場も、計画停電による営業時間短縮や従業員の勤務時間短縮によって、本社から強い圧力を受けている状況です。これは、売上目標達成のプレッシャーと、従業員のモチベーション維持という、相反する課題を抱えていることを示しています。
停電時でも可能な業務の検討
停電時でも可能な業務は、作業内容や使用するツールによって異なります。オフラインで完結する業務に焦点を当てて検討することが重要です。具体的には、以下の業務が挙げられます。
- データ入力・分析：事前にダウンロードしたデータを用いたデータ入力、Excelを用いたデータ分析などは、パソコンが使用できる環境であれば停電時でも可能です。ただし、データの保存には注意が必要です。
- 書類作成・整理：報告書作成や資料整理、顧客情報の更新などは、パソコンがなくても紙媒体で行うことができます。ただし、停電時は照明が不足するため、作業効率は低下する可能性があります。
- 研修資料作成：停電時でも、研修資料の作成や見直しを行うことができます。オンラインツールに依存しない資料であれば、効果的に時間を活用できます。
- 在庫管理：棚卸しや在庫リストの作成などは、停電時でも可能です。ただし、照明の確保が必要です。
- 事務処理：請求書処理、経費精算などの事務処理は、パソコンがなくても行うことができます。ただし、停電時は照明の確保が必要です。
- 計画立案・戦略立案：停電時こそ、今後の事業計画や戦略立案に時間を割くことができます。オフラインで思考を深めることで、新たなアイデアが生まれる可能性があります。
しかし、これらの業務は、停電状況や業務量によっては、十分な時間内で完了できない可能性があります。また、停電による照明不足や、従業員の不安定な心理状態も考慮する必要があります。
本社とのコミュニケーションと解決策
本社とのコミュニケーション不足が、現状のピリピリした雰囲気を生み出している可能性があります。本社は、停電による支店の困難さを十分に理解していない可能性があります。そこで、以下の点について、本社と積極的にコミュニケーションをとることが重要です。
- 現状の課題を明確に伝える：計画停電による業務への影響、従業員のモチベーション低下、安全上の懸念などを具体的に説明する必要があります。
- 停電時でも可能な業務を提案する：上記で挙げた業務を具体的に提案し、その実現可能性を議論する必要があります。
- 代替案を提示する：他支店へのヘルプ派遣は、停電状況の不確定性からリスクが高いです。代わりに、業務の優先順位付けや、業務分担の見直しなどを提案することで、より効率的な業務遂行を目指しましょう。
- 停電対策の強化を提案する：非常用発電機や照明の設置、モバイルバッテリーの配布など、停電対策の強化を提案することで、業務継続性を高めることができます。
- 従業員の安全確保を最優先する：暗闇での作業は危険を伴います。安全確保のための対策を徹底し、従業員の安全を最優先する姿勢を示すことが重要です。
成功事例：計画停電への柔軟な対応
ある企業では、計画停電を機に、ペーパーレス化を推進し、クラウドシステムへの移行を加速させました。これにより、停電時でも業務を継続できる体制を構築し、生産性の向上にも繋がりました。また、従業員にはモバイルワークを推奨することで、場所を選ばず業務に取り組める環境を整えました。
専門家の視点：計画停電と業務継続計画（BCP）
BCP（事業継続計画）の専門家によると、計画停電はBCPにおいて重要なリスクの一つとして認識されています。BCP策定においては、停電時でも業務を継続するための対策を事前に検討し、マニュアルを作成しておくことが重要です。これにより、停電発生時の混乱を最小限に抑え、迅速な対応が可能になります。
具体的なアドバイス
* 停電時の業務手順書を作成し、全従業員に周知徹底しましょう。 * 停電時でも使用可能なツール（オフラインで使えるソフト、モバイルバッテリーなど）を準備しましょう。 * 本社との定期的な情報共有を行い、状況を正確に伝えましょう。 * 従業員の意見を積極的に聞き入れ、改善策を検討しましょう。 * 従業員の安全と健康を最優先し、無理な労働をさせないようにしましょう。 計画停電は避けられない事態ですが、適切な対策とコミュニケーションによって、その影響を最小限に抑えることが可能です。本社との良好な関係を築き、従業員の安全とモチベーションを維持しながら、業務継続に努めましょう。
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