「それは私の仕事ではないのでやりません」と言ったら生意気？円満に業務外の頼みを断るためのプロの伝え方
「それは私の仕事ではないのでやりません」と言ったら生意気？円満に業務外の頼みを断るためのプロの伝え方
この記事では、仕事上の役割分担を明確にしたいけれど、相手に角を立てずに業務外の依頼を断る方法について解説します。新卒や若手社員だけでなく、ベテランのビジネスパーソンも直面するこの悩みを、具体的なケーススタディと実践的なアドバイスを通して解決します。あなたのキャリアをよりスムーズに進めるためのヒントが満載です。
「それは私の仕事ではないのでやりません。」
こう発言されたことに対して「生意気だ！」とか「何だその態度は！」って言ってくる人はどう断って欲しいのでしょうか？
例えば、自分はプログラマーなのに「おい君、お客様が来られたからお茶を入れて！」とか言われたり、「繁忙期だから営業の電話をして！」とか言われたら、そんな仕事をしに来ているのではないと誰でも断ると思います。
お茶くみは一般事務をやるために雇用されている派遣社員の女性がやることですし、営業電話は営業がやることですから。
最近は嫌なものは嫌だという新卒が多いので、このような業務外のことを社内の人に頼まれたときに「それは私の仕事ではないのでやりません。」「あなたは私の上長ではないです。私の上長の許可を得てから私に指示をしてください」というように断っているのをよく見ます。
そういうときに決まって断られた側は「生意気だ！」とか言い出します。
この手の人たちはどういう断られ方なら納得するのでしょうか？
会社にいる人達は役割分担が決まっているのだから、それ以外の仕事なんて上長の許可なしにするわけない。無理にさせるのならパワハラとかそういう問題になってくる。
手近な人に任せようとか、お茶くみは女の仕事だとか、そういうちんけな認識で仕事を頼むほうがおかしいのですから、仕事をやってもらえると考えることが間違い。
どう断られたらこの手の人たちは納得するのでしょうか？
ケーススタディ：プログラマーAさんの場合
Aさんは、あるIT企業でプログラマーとして働く2年目の社員です。彼は、自分の専門分野であるプログラミングに集中し、質の高いコードを書くことに情熱を注いでいます。しかし、社内では、時々「それは私の仕事ではない」と言わざるを得ない状況に遭遇します。例えば、来客へのお茶出しや、営業の電話対応など、彼の業務範囲外の仕事を頼まれることがありました。
ある日、Aさんは上司から「新しい顧客が来たから、お茶を出してくれないか？」と頼まれました。Aさんはプログラミングに集中したかったため、以前のように「それは私の仕事ではありません」と断るべきか迷いました。しかし、前回同様に断ると、相手を不快にさせてしまう可能性も感じていました。
そこで、Aさんは以前キャリアコンサルタントから学んだ「相手に納得してもらう断り方」を試すことにしました。彼はまず、相手の依頼を受け入れられない理由を丁寧に説明し、その上で代替案を提案しました。
Aさんは上司に対し、以下のように伝えました。
「〇〇さん、お声がけありがとうございます。今、重要なプロジェクトのコーディング中で、集中力を途切れさせると作業効率が落ちてしまうんです。お客様へのお茶出しは、いつも〇〇部の〇〇さんが担当されていると思いますので、そちらに依頼するのはいかがでしょうか？ もし、どうしても人手が足りないようでしたら、10分だけなら対応できます。」
このAさんの対応に、上司は納得し、他の社員に依頼することにしました。Aさんは、自分の専門性を守りながら、円満に問題を解決することができました。
なぜ「それは私の仕事ではない」だけでは角が立つのか？
「それは私の仕事ではない」という言葉自体は、決して間違っていません。しかし、この言葉だけでは、相手に冷たい印象を与えたり、反発を招いたりすることがあります。その理由は以下の通りです。
- 相手への配慮の欠如: 相手がなぜあなたに依頼したのか、その背景を理解しようとせず、自分の都合だけを優先しているように聞こえることがあります。
- コミュニケーション不足: なぜその依頼を受けられないのか、具体的な理由を説明しないため、相手はあなたが単に「やりたくない」だけだと解釈してしまう可能性があります。
- 代替案の提示がない: 依頼を断るだけでなく、何か別の提案をすることで、相手との協力関係を維持しようとする姿勢が見られないため、相手は不満を感じることがあります。
円満に断るための3つのステップ
では、どのようにすれば、相手に不快感を与えずに、自分の意見を伝えることができるのでしょうか？ 以下の3つのステップを参考にしてください。
ステップ1：相手の意図を理解する
まず、相手がなぜあなたにその仕事を依頼したのか、その背景を理解しようと努めましょう。相手の立場になって考え、何に困っているのか、何を実現したいのかを想像します。例えば、
- 人手が足りないのかもしれません。
- あなたにしかできないと判断したのかもしれません。
- 単に誰かに頼みたかっただけかもしれません。
相手の意図を理解することで、より適切な対応ができるようになります。
ステップ2：断る理由を具体的に説明する
次に、なぜその依頼を受けられないのか、具体的な理由を説明します。この際、感情的にならず、冷静に、客観的な事実を伝えましょう。例えば、
- 「現在、重要なプロジェクトに集中しており、時間が取れません。」
- 「私の専門分野は〇〇であり、今回の依頼は専門外です。」
- 「〇〇の業務は、〇〇部の担当です。」
理由を明確に伝えることで、相手はあなたの立場を理解しやすくなります。
ステップ3：代替案を提示する
最後に、依頼を断るだけでなく、何か別の提案をすることで、相手との協力関係を維持するように努めましょう。例えば、
- 「〇〇の業務は、〇〇部の〇〇さんに相談してみてはいかがでしょうか？」
- 「もし、緊急であれば、〇〇分だけなら対応できます。」
- 「〇〇の件については、後日改めて対応させていただきます。」
代替案を提示することで、相手はあなたが協力的であると感じ、関係性を良好に保つことができます。
具体的な言い換え表現集
「それは私の仕事ではない」という言葉を、より円満な表現に言い換えることで、相手に与える印象を大きく変えることができます。以下に、具体的な言い換え表現の例をいくつか紹介します。
- 例1：「ありがとうございます。ただ、〇〇の業務は〇〇部の担当ですので、そちらにご相談いただくのが適切かと思います。」
- 例2：「お声がけありがとうございます。現在、〇〇の業務に集中しており、手が回らない状況です。もしよろしければ、〇〇さんに相談してみてはいかがでしょうか？」
- 例3：「〇〇様、ご依頼ありがとうございます。大変申し訳ありませんが、〇〇の件は私の専門外でして、対応することが難しいです。〇〇の専門家である〇〇さんにご相談されてみてはいかがでしょうか？」
- 例4：「〇〇様、お話ありがとうございます。ただ、現在〇〇のプロジェクトが佳境に入っており、対応できる時間が限られています。もし、緊急であれば、〇〇分だけなら対応できますが、いかがでしょうか？」
- 例5：「〇〇様、ご依頼ありがとうございます。〇〇の件、大変興味があります。ただ、現時点では、〇〇の業務に集中する必要があり、すぐに着手することが難しい状況です。後日改めて、対応させていただくことは可能でしょうか？」
状況別の対応例
状況に応じて、適切な対応をすることが重要です。以下に、いくつかの状況別の対応例を紹介します。
ケース1：上司からの依頼
上司からの依頼は、断りにくいものです。しかし、自分の業務範囲外である場合や、どうしても対応できない場合は、丁寧に説明し、代替案を提案することが重要です。
例：「〇〇様、お声がけありがとうございます。現在、〇〇のプロジェクトに集中しており、そちらに時間を割くことが難しい状況です。〇〇の件は、〇〇部の〇〇さんが詳しいと思いますので、そちらに相談してみてはいかがでしょうか？ もし、どうしても私でなければならない理由があれば、〇〇分だけなら対応できます。」
ケース2：同僚からの依頼
同僚からの依頼は、協力関係を良好に保つためにも、できる限り協力したいものです。しかし、自分の業務に支障をきたす場合は、正直に伝え、代替案を提案しましょう。
例：「〇〇さん、こんにちは。〇〇の件、ありがとうございます。ただ、今〇〇の業務で手一杯でして、すぐに対応することが難しい状況です。もしよろしければ、〇〇さんの〇〇さんに相談してみてはいかがでしょうか？ もし、緊急であれば、〇〇分だけなら対応できます。」
ケース3：顧客からの依頼
顧客からの依頼は、会社の利益に直結するため、丁寧に対応することが求められます。しかし、自分の業務範囲外である場合や、対応できない場合は、正直に伝え、適切な担当者に引き継ぐことが重要です。
例：「〇〇様、ご依頼ありがとうございます。〇〇の件、承知いたしました。大変申し訳ありませんが、〇〇の件は私の専門外でして、対応することが難しいです。〇〇の専門家である〇〇にご相談いただき、対応させていただきます。」
断る際の注意点
円満に断るためには、以下の点に注意しましょう。
- 感情的にならない: どんな状況でも、冷静に対応することが重要です。感情的な言葉遣いは、相手との関係を悪化させる可能性があります。
- 相手を非難しない: 相手の依頼の意図を理解し、非難するような言葉遣いは避けましょう。
- 嘘をつかない: 嘘をつくと、後々問題が大きくなる可能性があります。正直に、誠実に伝えましょう。
- 感謝の気持ちを伝える: 依頼してくれたことへの感謝の気持ちを伝えることで、相手との関係を良好に保つことができます。
まとめ：円満なコミュニケーションでキャリアアップ
「それは私の仕事ではない」という言葉を、単に拒否するのではなく、相手の意図を理解し、適切な理由を説明し、代替案を提示することで、円満に問題を解決することができます。これは、あなたのプロフェッショナルとしての評価を高め、キャリアアップにつながる重要なスキルです。今回の記事で紹介したステップと表現例を参考に、ぜひ実践してみてください。
相手との良好なコミュニケーションを築き、より良い人間関係を築くことで、仕事もプライベートも充実した生活を送ることができるでしょう。ぜひ、今日から実践してみてください。
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