メールもパソコンも使えない営業マンの海外出張を成功させる方法｜スマホも使えない！
メールもパソコンも使えない営業マンの海外出張を成功させる方法｜スマホも使えない！
海外出張は、ビジネスにおいて大きなチャンスとなる反面、予期せぬトラブルのリスクも伴います。特に、メールやパソコン、スマホといった現代ビジネスの必須ツールを使えない営業マンの海外出張となると、社内フォロー担当者にとって大きな負担となることは想像に難くありません。本記事では、このような状況における具体的な対策を、転職コンサルタントの視点から解説します。成功事例や専門家のアドバイスも交えながら、問題解決に繋がる具体的なステップを提示していきます。
1. 現状分析と課題整理：コミュニケーションギャップの特定
まず、問題の本質を明らかにするために、現状分析と課題整理を行いましょう。具体的には、以下の点を洗い出します。
- 営業マンのITリテラシーのレベル：どの程度のスキルが不足しているのか、具体的な事例を挙げて把握します。例えば、「メールの送受信ができない」「パソコンの基本操作ができない」「インターネット検索ができない」など、具体的なスキルレベルを明確にすることで、必要なサポート内容が見えてきます。
- 海外出張の目的と内容：出張の目的、予定される業務内容、相手先企業との関係性などを詳細に把握します。これにより、必要なコミュニケーション手段やサポート体制を明確化できます。例えば、商談が中心であれば通訳が必要になる可能性が高く、工場視察であれば図面や資料の共有方法を事前に検討する必要があります。
- コミュニケーションスタイルの分析：営業マンのコミュニケーションスタイルを分析し、その特性を理解することが重要です。国際電話での一方的な連絡に頼る傾向があるとのことですが、その理由を理解することで、より効果的な代替手段を検討できます。例えば、コミュニケーションが苦手なのか、それとも単にITツールに不慣れなだけなのかを分析する必要があります。もしかしたら、対面でのコミュニケーションを好むタイプなのかもしれません。
- リスクアセスメント：想定されるリスクを洗い出し、その発生確率と影響度を評価します。例えば、緊急時の連絡手段の確保、言語の壁、文化の違いなど、様々なリスクを想定し、適切な対策を講じる必要があります。万が一、トラブルが発生した場合の対応マニュアルを作成しておくと安心です。
2. 対策：多角的なコミュニケーション戦略の構築
現状分析に基づき、多角的なコミュニケーション戦略を構築します。ITツールに頼らない代替手段を積極的に活用することが重要です。
- 通訳・翻訳サービスの活用：商談や会議には、プロの通訳者を同行させることを検討しましょう。リアルタイムでの翻訳だけでなく、事前に資料の翻訳を行うことで、スムーズなコミュニケーションを促進できます。また、翻訳アプリや翻訳サービスも有効です。ただし、専門用語の翻訳には注意が必要です。
- 国際電話以外の連絡手段の確保：国際電話に頼るだけでなく、緊急時にも連絡が取れるよう、他の連絡手段を確保しましょう。例えば、ホテルの電話番号を把握しておく、事前に相手先企業との連絡方法を調整しておくなど、複数の連絡手段を用意することで、万が一の事態にも対応できます。衛星電話なども検討の余地があります。
- 紙媒体の活用：メールやパソコンが使えないため、重要な情報は紙媒体で準備しましょう。事前に作成した資料やスケジュール表などを持ち歩けば、情報共有がスムーズになります。また、相手先企業とのやり取りも、必要に応じて紙媒体で行うことを検討しましょう。
- 同行者の配置：ITスキルに長けた同行者を配置することで、緊急時のサポート体制を強化できます。同行者は、通訳や翻訳だけでなく、必要に応じてIT関連のトラブルシューティングを行うことも可能です。
- 簡潔で分かりやすいコミュニケーション：営業マンには、簡潔で分かりやすいコミュニケーションを心がけるよう指導しましょう。伝えたいことを明確に、簡潔に伝えることで、誤解を防ぎ、コミュニケーションの効率を高めることができます。図表などを活用するのも効果的です。
3. 事前準備：万全の体制構築
海外出張前に、万全の準備を行うことが重要です。以下のような準備を徹底することで、トラブルを最小限に抑えられます。
- 出張計画の綿密な立案：出張の目的、スケジュール、予定される業務内容などを詳細に計画し、関係者間で共有します。予期せぬ事態に備え、柔軟な対応ができるよう、計画に余裕を持たせることが重要です。
- 緊急連絡先リストの作成：緊急時に連絡を取るべき関係者（会社、家族、大使館など）の連絡先をリスト化し、営業マンと同行者に配布します。リストには、連絡先だけでなく、それぞれの役割や連絡方法も明記しておきましょう。
- 必要な書類・資料の準備：パスポート、ビザ、航空券などの必要書類に加え、商談に必要な資料や、緊急時に役立つ情報（ホテルの住所、電話番号など）を紙媒体で準備します。これらの書類は、複数部作成し、それぞれ異なる場所に保管することで、紛失リスクを軽減できます。
- 文化・習慣の理解：出張先の文化や習慣を事前に理解し、適切な行動を心がけるよう営業マンに指導します。文化の違いによる誤解やトラブルを防ぐために、ビジネスマナーや言葉遣いにも注意が必要です。
4. 研修：ITリテラシー向上のための投資
今回の海外出張を教訓に、営業マンのITリテラシー向上のための研修を実施することを検討しましょう。長期的な視点で、ビジネスに必要なITスキルを習得させることが重要です。オンライン学習サービスや社内研修などを活用し、段階的にスキルアップを支援することで、将来的な生産性向上にも繋がります。
5. 成功事例：柔軟な対応とチームワークが成功の鍵
ある企業では、同様の状況に直面した際、ITスキルに長けた若手社員を同行させ、通訳だけでなく、緊急時のITサポートも担わせることで、出張を成功に導きました。また、事前に綿密な計画を立て、紙媒体による情報共有を徹底することで、コミュニケーションの遅れを防ぎました。この事例からもわかるように、柔軟な対応とチームワークが、問題解決の鍵となります。
まとめ
メールやパソコン、スマホが使えない営業マンの海外出張は、確かに大きな課題ですが、適切な対策を講じることで、成功に導くことができます。本記事で紹介した対策を参考に、現状分析を行い、多角的なコミュニケーション戦略を構築することで、リスクを最小限に抑え、出張の目的を達成することが可能です。 重要なのは、ITツールへの依存度を下げ、代替手段を積極的に活用すること、そして、チーム全体で協力体制を築くことです。
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