総務の仕事内容と役割：3歩4歩先を見据える戦略的パートナーシップ

総務の仕事とは何ですか？私の部署は総務なのですが、その仕事内容で今上司ともめてます。今日、常務からある仕事の請求書の内容を聞かれた為、請求書のコピーを渡しましたが、常務が欲しかった物はその仕事で下請けに出したところから来た請求書だったのですが、請求書はまだ来ていなかったのでそう伝えました。その後、副社長に請け書を本社に送らなかったのかなど、怒られたので再度常務に先程の請求書の件のことを確認したら、請け書とかそういう問題ではなく、支払いをどういう方法になっているのかを確認したかったとのことでした。常務に詳しく話を聞くと、この仕事を請ける際、営業次長から支払い方法や請負金額などの報告などは無かったようです。そのことについて副社長にも話したところ、請け書や見積もり、請求書などが営業から上がってきたらこの内容でいいかの了承を総務が常務などに確認取るのが当たり前と言われました。私の会社は今まで小さい企業で、親族経営だったため、総務部も元々事務所としか機能してなく、次長が入社してからいきなり総務と呼ばれるようになったのと、そのとき仕事内容の変更などの説明が無かったことや、次長から上がってきた請け書・見積もり・請求書等は事務所にコピーを保管用に置いておくようにとしか指示がなかった為、言われたとおりにやっていたことだったのですが、副社長や次長が言うには総務は指示を待つだけじゃなくその3歩も4歩も前を先回りをして、営業が取ってきた仕事などの説明、支払い形態等、すべてを把握して上に報告し、その内容でいいのか確認し、営業に伝えるもので、直接仕事をとってきた副社長や次長には報告義務はないそうです。それを副社長や次長が全部やるのなら、総務はいらないから辞めればいいとまで言われました。（ちなみに営業は次長1人です。）総務部は会社の中では金を生み出さず、生み出す製造部、仕事を持ってくる営業に仕えて当たり前、立場は一番下だ。と副社長と次長に言われ納得いきません。ネットや本で総務の仕事を調べて勉強しろと言われましたが、調べれば調べる程、わからなくなってしまいました。拙い文章で伝わりにくいかもしれませんが、お教えいただければ幸いです。

お気持ち、よく分かります。現状の混乱は、会社の急成長と、それに伴う業務範囲の拡大、そして、役割分担の明確化が不足していることが原因です。「総務」という職種は、会社規模や業種によって、その役割と責任が大きく異なります。あなたの会社のように、急成長を遂げ、組織体制が変化しつつある企業では、特に総務の役割の見直しと明確化が重要になります。

総務の仕事：単なる事務処理ではない、戦略的役割

従来の総務のイメージは、書類整理や郵便物処理といった事務作業中心かもしれません。しかし、現代の企業における総務は、企業活動を円滑に進めるための戦略的な役割を担っています。それは、単なる「指示待ち」ではなく、「3歩4歩先を見据えた行動」が求められます。

あなたのケースでは、営業部門と連携し、契約内容、支払い方法、請求処理など、業務全体を俯瞰的に把握することが求められています。常務が求めていた情報は、単なる請求書のコピーではなく、取引全体の状況把握でした。これは、リスク管理という重要な総務の役割に直結します。

ケーススタディ：成功する総務のあり方

ある成長企業では、従来の総務部門を「管理部門」と「戦略部門」に分割しました。「管理部門」は従来通りの事務処理、「戦略部門」は経営戦略に沿った業務改善やリスク管理などを担当します。戦略部門は、各部門と密に連携し、情報収集・分析を行い、経営層への報告と提案を行います。この企業では、戦略部門の設立により、業務効率化とリスク軽減に成功し、大幅なコスト削減を実現しました。

あなたの会社も、同様の体制構築を検討する価値があります。現状の混乱は、役割分担の曖昧さが原因の一つです。総務部門の役割を明確化し、責任範囲を明確にすることで、業務効率が向上し、上司との摩擦も減少するでしょう。

具体的なアドバイス：総務として成功するためのステップ

業務範囲の明確化： 上司と話し合い、あなたの業務範囲を明確に定義しましょう。具体的な業務内容、責任範囲、権限などを文書化することで、誤解を防ぎ、業務の効率化を図ることができます。例えば、営業部門からの報告事項、承認プロセス、情報伝達ルートなどを明確にしましょう。
情報収集と分析： 営業部門から上がってくる資料を単に保管するだけでなく、内容を精査し、重要な情報を抽出し、分析しましょう。契約内容、支払い方法、リスクなどを分析し、経営層に報告することで、戦略的な意思決定に貢献することができます。
関係者とのコミュニケーション： 営業部門、経営層、その他関係部署とのコミュニケーションを密にすることで、情報共有をスムーズに行い、誤解を防ぐことができます。定期的なミーティングを設定し、業務状況を報告し、意見交換を行うことを提案しましょう。
スキルアップ： 総務の専門知識を深めるために、セミナーや研修に参加したり、専門書を読んだりしましょう。契約法、会計、リスク管理などの知識は、総務業務を行う上で不可欠です。
業務改善提案： 現状の業務プロセスを分析し、改善点を洗い出し、上司に提案しましょう。業務効率化、コスト削減、リスク軽減につながる提案は、あなたの価値を高めることに繋がります。

総務の重要性：企業の縁の下の力持ち

総務は、企業の縁の下の力持ちです。目立つ仕事ではありませんが、企業活動を支える重要な役割を担っています。あなたが指摘されたように、総務は金を生み出す部門ではありませんが、企業全体の効率性と安定性を支えることで、間接的に大きな貢献をしています。その貢献を明確に示すことが、あなたの立場を確立する上で重要です。

副社長や次長の発言は、現状の組織運営における問題点を浮き彫りにしています。彼らが総務の重要性を理解していない、あるいは、その役割を正しく認識していない可能性があります。あなたの役割を明確化し、その重要性を示すことで、彼らの認識を変えることができるかもしれません。

まとめ

現状の混乱は、会社の急成長と、それに伴う役割分担の曖昧さが原因です。あなたは、単なる指示待ちではなく、企業全体の状況を把握し、戦略的な視点で業務に取り組む必要があります。業務範囲の明確化、情報収集と分析、関係者とのコミュニケーション、スキルアップ、業務改善提案などを通して、総務部門の重要性を示し、あなたの価値を高めましょう。そして、あなたの努力が、会社全体の成長に繋がることを示してください。

もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ

この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。
今すぐLINEで「あかりちゃん」に無料相談する

無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。

もし、具体的な相談やキャリアプランについて悩んでいる場合は、WovieのLINE相談をご利用ください。経験豊富なキャリアコンサルタントが、あなたをサポートします。

コメントするコメントをキャンセル

お役立ちコンテンツ

転職体験談

転職ノウハウ

転職コラム