ACCESSクエリで条件分岐！初心者向けステップバイステップ解説
ACCESSクエリで条件分岐！初心者向けステップバイステップ解説
この記事では、ACCESS初心者の方でも理解しやすいよう、クエリでの条件分岐をステップバイステップで解説します。具体的には、特定の条件（商品コードが「C」）の場合にのみ、別の条件（得意先名に「株式会社」を含まない）を追加するクエリ作成方法を、図解を交えて説明します。データベース操作に慣れていない方でも、この記事を読み終える頃には、複雑な条件のクエリを作成できるようになっているでしょう。
1. 問題の整理：なぜあなたのクエリはうまくいかないのか？
質問にある失敗例1と失敗例2は、論理演算子の使い方に問題がありました。 「または」演算子（Or）は、複数の条件のいずれかが満たされればOKとするものです。そのため、あなたの記述では、「商品コードがAまたはB」と「商品コードがC かつ 得意先名に「株式会社」を含まない」という2つの条件が「または」で繋がれており、結果として「株式会社」を含まないすべてのデータが抽出されてしまっていました。
2. 解決策：IIF関数を使った条件分岐
ACCESSのクエリでは、IIF関数を使うことで条件分岐を実現できます。IIF関数は、条件式が真であれば値1を、偽であれば値2を返す関数です。これを利用して、商品コードが「C」の場合のみ、得意先名に「株式会社」が含まれるかどうかをチェックするクエリを作成します。
具体的な構文は以下のようになります。
SELECT 商品コード, 得意先名
FROM あなたのテーブル名
WHERE (商品コード = "A" OR 商品コード = "B" OR 商品コード = "C")
AND (IIF(商品コード = "C", 得意先名 NOT LIKE "*株式会社*", True));
このクエリでは、以下の処理が行われます。
WHERE (商品コード = "A" OR 商品コード = "B" OR 商品コード = "C")：商品コードがA、B、またはCのレコードを抽出します。AND (IIF(商品コード = "C", 得意先名 NOT LIKE "*株式会社*", True))：IIF(商品コード = "C", ... , True)：商品コードが”C”の場合、次の条件式を実行します。そうでない場合（AまたはBの場合）、Trueを返し、常に条件を満たすため、抽出対象となります。得意先名 NOT LIKE "*株式会社*"：商品コードが”C”の場合のみ、得意先名に「株式会社」が含まれないレコードを抽出します。*はワイルドカードで、文字列のどこかに「株式会社」が含まれるかをチェックします。
3. ステップバイステップでクエリを作成する手順
1. **クエリデザインビューを開く:** ACCESSでデータベースを開き、クエリデザインビューを開きます。
2. **テーブルを追加:** 使用するテーブル（あなたのテーブル名）を追加します。
3. **フィールドを追加:** [商品コード]と[得意先名]をクエリに追加します。
4. **条件を設定:** クエリの下部にある「条件」行に、上記のSQL文のWHERE句の部分を入力します。
5. **クエリを実行:** クエリを実行すると、指定した条件に一致するデータが抽出されます。
4. より高度な条件分岐：複数の条件を組み合わせる
複数の条件を組み合わせる必要がある場合は、IIF関数を入れ子にすることで実現できます。例えば、商品コードが「D」の場合には別の条件を追加したい場合は、以下のように記述できます。
SELECT 商品コード, 得意先名
FROM あなたのテーブル名
WHERE (商品コード = "A" OR 商品コード = "B" OR 商品コード = "C" OR 商品コード = "D")
AND (IIF(商品コード = "C", 得意先名 NOT LIKE "*株式会社*", IIF(商品コード = "D", 得意先名 LIKE "*〇〇*", True)));
この例では、商品コードが「D」の場合、得意先名に「〇〇」を含むレコードのみを抽出します。
5. エラーへの対処法とデバッグ
クエリ実行時にエラーが発生した場合は、以下の点をチェックしてください。
- テーブル名とフィールド名のスペルミス: テーブル名とフィールド名は正確に入力されているか確認しましょう。
- データ型: データ型が一致しているか確認しましょう。例えば、数値フィールドに文字列を比較しようとするとエラーが発生します。
- 構文エラー: SQL文の構文に誤りがないか確認しましょう。括弧の数が合っているか、予約語が正しく使われているかなどを注意深く確認してください。
デバッグには、クエリを段階的に実行し、各条件が期待通りに動作しているかを確認することが有効です。部分的に条件を絞り込んで実行し、問題箇所を特定していきましょう。
6. まとめ：ACCESSクエリを使いこなして業務効率化を図ろう！
この記事では、ACCESSのクエリで条件分岐を行う方法を解説しました。IIF関数を使うことで、複雑な条件でも効率的にデータ抽出を行うことができます。 今回紹介した方法をマスターすることで、データベース操作のスキルが向上し、業務効率化に大きく貢献できるでしょう。 より複雑な条件や、大量データの処理に悩まれている方は、ぜひ専門家のサポートを活用してみてください。
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※この記事は、ACCESSのバージョンや設定によって、一部異なる場合があります。具体的な操作方法については、ACCESSのヘルプを参照してください。
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