取引中止のお知らせ：円満な関係を保つための丁寧な伝え方
取引中止のお知らせ：円満な関係を保つための丁寧な伝え方
この記事では、長年取引のある顧客との関係を円満に保ちながら、取引中止を伝える方法について掘り下げていきます。特に、担当者の退職や売上減少といった具体的な状況を踏まえ、失礼のない、誠意の伝わるコミュニケーションのポイントを解説します。小売業や外回りの営業職の方々が直面する可能性のある、取引先との関係性の変化という課題に対し、具体的な例文や、状況に応じた対応策を提供します。
小売業と外回り(納品)をしております。
今度、担当営業が定年退職する事もあり、取引先のエリアと訪問先の見直しをしています。その中の１つに、弊社とは比べ物にはならないほど、大きな会社さんがあり、数十年の取引があります。
それなりの売り上げがあったのですが、10年ほど前からうちが納品していた物の大半を扱えるメーカー(問屋？)と直接の取引を始めて、徐々に売り上げは減続け、直接扱えないメーカーのものや細かいものだけとなっていました。
これまでは、追々(取引を)やめるにしても同じ時間、他に行って少ないとは言え、簡単にその分の利益は取れないからと、赤字ではない程度に取引を続けてきました。
ただ上に書いたように、1名定年で辞めるのに際し、補充せずやりくりをする関係で、その会社との取引を中止したいと考えております。
前フリが長くなりましたが、そこで取引中止のお知らせをするのですが、ネットで例文を見ているのですが、一応そこに至った経緯を書いた方が良いようなのですが、担当者定年の為の人員補充をしない為、営業エリアの変更と書こうと思っておりますが、(その会社との）売上高の大幅な減少というのも大きな理由でもあるのですが、お取引額の大幅な減少と言う事も書いても問題ないものでしょうか?
担当営業云々だけ書いて、あとは訪問した際に口頭で売上高云々を伝えようかとも思っております。
失礼ではないような書き方ってどんな感じでしょうか?
これまで(他社も含め)出来るだけ取引は続けようとして来ていて、お断りするのが初めてなもので・・・
お恥ずかしい質問ですが、宜しくお願い致します。
長年の取引先との関係を終了させる決断は、非常にデリケートなものです。特に、相手企業との関係性が良好であった場合、その影響は計り知れません。今回のケースでは、担当者の定年退職と、それに伴う人員削減が、取引中止の主な理由となっています。さらに、売上高の減少という現実も存在します。これらの要素をどのように伝え、相手に納得してもらうか、円満な関係を維持しながら、次のステップに進むために、いくつかのポイントを解説します。
1. 丁寧なコミュニケーションの重要性
取引中止を伝える際には、まず相手への敬意を示すことが不可欠です。長年の取引に対する感謝の気持ちを伝え、相手の立場を理解しようとする姿勢を見せることが重要です。具体的には、以下の点に注意しましょう。
- 感謝の表明: 長い間の取引に対する感謝の言葉を述べ、相手への敬意を示します。
- 誠実な理由の説明: 取引中止に至った経緯を、誠実に説明します。定年退職、人員削減、売上減少など、具体的な理由を明確に伝えることが重要です。
- 相手への配慮: 相手の立場を考慮し、不快感を与えないような言葉遣いを心がけます。
2. 書面での通知と口頭での説明
取引中止の通知は、書面と口頭の両方で行うのが一般的です。書面では、正式な文書として、取引中止の事実と理由を明確に伝えます。口頭では、書面の内容を補足し、相手の理解を深めるための説明を行います。以下に、それぞれのポイントを解説します。
2-1. 書面での通知（例文）
書面では、簡潔かつ明確に、取引中止の事実と理由を伝えます。以下に例文を示します。
件名： 〇〇株式会社様との取引に関するお知らせ
〇〇株式会社 〇〇様
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度、弊社担当営業の〇〇〇〇の定年退職に伴い、社内体制の見直しを行うこととなりました。その一環として、誠に勝手ながら、貴社との取引を〇〇年〇月〇日をもちまして終了させていただきたく、ここにお知らせいたします。
長きにわたり、貴社には多大なるご愛顧を賜り、心より感謝申し上げます。特に、〇〇様には、これまで温かいご支援をいただき、深く御礼申し上げます。
今回の決定は、担当者の退職による営業体制の変更、および、近年の貴社における弊社取り扱い商品のご購入状況を鑑み、総合的に判断した結果でございます。何卒、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
今後は、〇〇様とのこれまでのご縁を大切にし、何らかの形で関係を継続できることを願っております。
末筆ではございますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇 〇〇
2-2. 口頭での説明
書面での通知後、直接会って、または電話で、書面の内容を補足説明します。口頭では、相手の感情に寄り添い、理解を深めるためのコミュニケーションを心がけましょう。以下に、口頭での説明のポイントをまとめます。
- 感謝の再表明: 改めて、長年の取引に対する感謝の気持ちを伝えます。
- 詳細な理由の説明: 書面では伝えきれなかった詳細な理由を説明します。売上減少の事実についても、具体的に説明し、理解を求めます。
- 相手の意見の尊重: 相手の意見や質問に耳を傾け、誠実に対応します。
- 今後の関係性の提案: 今後の関係性について、何らかの提案をします。例えば、「今後も情報交換を続けたい」など、前向きな姿勢を示すことが重要です。
3. 売上高の大幅な減少について
売上高の大幅な減少は、取引中止の重要な理由の一つです。この事実を伝える際には、慎重な言葉遣いを心がける必要があります。以下に、具体的な伝え方のポイントを解説します。
- 事実の客観的な説明: 売上高が減少した事実を、客観的に伝えます。感情的な表現は避け、冷静に説明することが重要です。
- 理由の説明: 売上高が減少した理由を説明します。競合他社の台頭、市場の変化、自社の経営状況など、具体的な要因を伝えます。
- 相手への配慮: 相手の立場を考慮し、不快感を与えないような言葉遣いを心がけます。例えば、「大変心苦しいのですが」といったクッション言葉を使用するのも有効です。
4. 避けるべき表現
取引中止を伝える際には、避けるべき表現があります。以下に、注意すべきポイントをまとめます。
- 一方的な表現: 相手を責めるような表現や、一方的な決定を押し付けるような表現は避けます。
- 感情的な表現: 感情的な表現は、相手との関係を悪化させる可能性があります。冷静かつ客観的な表現を心がけましょう。
- 曖昧な表現: 曖昧な表現は、誤解を生む可能性があります。具体的な理由を明確に伝えましょう。
5. 成功事例
ある企業では、長年の取引先との関係を終了する際に、丁寧なコミュニケーションを心がけました。まず、書面で取引中止の通知を送付し、その後、担当者が直接訪問し、詳細な理由を説明しました。その際、長年の取引に対する感謝の気持ちを伝え、今後の関係性についても前向きな提案を行いました。その結果、相手企業は、取引中止を受け入れ、その後も良好な関係を維持することができました。この事例から、丁寧なコミュニケーションがいかに重要であるかがわかります。
6. 専門家の視点
キャリアコンサルタントの視点から見ると、取引中止は、企業間の関係性において、避けて通れない局面の一つです。しかし、その伝え方次第で、今後の関係性が大きく変わる可能性があります。丁寧なコミュニケーションを心がけ、相手への敬意を示すことで、円満な関係を維持し、将来的なビジネスチャンスにつなげることができます。また、今回のケースのように、担当者の退職や人員削減といった、企業側の都合による取引中止の場合には、特に慎重な対応が求められます。売上高の減少という事実を伝える際には、客観的なデータに基づき、感情的にならないように説明することが重要です。
さらに、取引中止後も、相手企業との関係を良好に保つための努力を惜しまないことが大切です。例えば、定期的な情報交換や、業界イベントでの交流など、関係性を維持するための工夫をすることで、将来的なビジネスチャンスにつながる可能性があります。
7. まとめ
取引中止を伝えることは、決して容易なことではありません。しかし、丁寧なコミュニケーションと、相手への敬意を示すことで、円満な関係を保ち、将来的なビジネスチャンスにつなげることができます。今回のケースでは、担当者の退職、人員削減、売上高の減少といった、複数の要因が絡み合っています。これらの要素を、誠実に伝え、相手の理解を得ることが重要です。書面と口頭での丁寧な説明、売上高減少の事実を客観的に伝えること、そして、今後の関係性についても前向きな姿勢を示すことで、円満な解決を目指しましょう。
取引中止は、企業にとって、大きな転換点となる可能性があります。しかし、適切な対応をすることで、その影響を最小限に抑え、将来的なビジネスチャンスにつなげることができます。今回の記事が、皆様のお役に立てれば幸いです。
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