上司の不手際を「自分のせい」にされない！仕事の責任範囲を明確にするための3つのステップ

あなたは、上司の不手際が原因で、自分の仕事に支障が出たり、責任を押し付けられたりして困っていませんか？

本当に困っています。営業マンAさんと私の作業についてです。

①ある企業400店舗分の1アイテム商品を製造発送することになりました。

②発注書が得意先からメールで随時きます

③私は発注書にナンバーをふり管理しています。店舗名、サイズ、納期を記載した一覧表を作成、随時更新、得意先と進捗状況をメール送信しています。

④ 管理番号を付けた発注書は営業Aさんの確認後、外注さんに製造依頼、納期回答を店舗へファクスします。

⑤ 商品完成後、弊社で発送処理をし、請求対象となります

問題です！発注書を外注に製造依頼を流すまで。

①メール印刷、管理番号付け、一覧表の入力は私がします。

②その発注書には図面と店舗名があり、図面のサイズに異常がないかAさんが必ずチェックをします。OKならば、彼に納期を記入してもらい、私が各店舗と外注さんへファクスします（メールは使えません）

☆Aさんは、結構良い加減な性格なので、納期の記入が漏れたり、店舗に確認を取ると言い、そのままになっていたり保留が増えていきます。連番通り綺麗に整理した発注書ファイルは彼に渡すとぐちゃぐちゃになります。

外注に頼んだ製造も、Aさんの都合で他の違う商品が優先されるので、納期に間に合わなくなり、納期変更の連絡を私が数十件ファクスすることになります。

発注書の店舗情報に不備が多々あり、送り状を発行する手前、先方にきちんとした情報提供をお願いしましたが、どちらも、それぐらいやって欲しいと言われました。

結局、担当と得意先の不備が、いつも私に皺寄せされ、他の仕事に集中出来ず、他の業務に影響をきたします。

彼は思いついたら話をする人なので、全く違う業務をしているときでもお構いなしです

時間をとって彼の仕事に集中したくても、すぐ外出したり、現場にいってしまうので、ろくに打ち合わせもできず、せめてメールでやりとりを添付しても回答がきません。

彼に、ここまでは私の仕事、そこからは彼の仕事なので自分で責任をもってくださいと言えるような方法はありませんか。私のせいにされます。

この悩み、とてもよく分かります。仕事の分担が曖昧で、上司の不備が自分に降りかかってくる状況は、大きなストレスになりますよね。この記事では、あなたの抱える問題を解決するために、具体的なステップと、すぐに実践できる対策を提案します。あなたの仕事の負担を軽減し、よりスムーズに業務を進められるように、一緒に考えていきましょう。

ステップ1：現状分析と問題点の明確化

まずは、現状を客観的に分析し、問題点を具体的に洗い出すことから始めましょう。あなたのケースでは、以下の点が問題として挙げられます。

責任範囲の曖昧さ: 上司Aさんの担当範囲が明確でないため、納期遅延や情報不備が発生した場合に、責任の所在が曖昧になっています。
コミュニケーション不足: 上司との間で、業務の進め方や問題点について十分なコミュニケーションが取れていません。メールでのやり取りもスムーズにいかず、情報共有が滞っています。
業務プロセスの非効率性: 発注業務のプロセスに無駄が多く、あなたの負担が増えています。特に、Aさんのチェックや納期管理がずさんなため、多くの手間が発生しています。

これらの問題点を具体的に把握することで、どのような対策を講じるべきかが見えてきます。問題点を整理するために、まずは以下の2つの点について、現状を詳しく分析してみましょう。

1. 業務フローの可視化

現在の業務フローを、図やフローチャートを使って可視化してみましょう。発注から納品までの流れを詳細に書き出し、それぞれの工程で誰が何を担当しているのかを明確にします。これにより、Aさんの担当範囲がどこまでなのか、あなたの業務にどのような影響を与えているのかが一目瞭然になります。例えば、以下のようなフローチャートを作成できます。

発注業務フロー

あなた: 得意先からの発注書を受信し、管理番号を付与、一覧表に入力。
あなた: 発注書を印刷。
Aさん: 図面チェックと納期記入。
あなた: 各店舗と外注へFAX送信。
外注: 製造開始。
あなた: 進捗管理、納期調整。
あなた: 発送処理、請求処理。

2. 問題点の記録

具体的な問題が発生した日時、内容、影響などを記録しておきましょう。例えば、「〇月〇日、Aさんの納期記入漏れにより、〇〇店舗への納品が遅延。顧客からのクレーム発生」といった形で記録します。この記録は、後で上司と話し合う際の根拠となり、あなたの主張を裏付ける強力な材料となります。

これらの分析を通して、問題の本質を理解し、具体的な対策を立てるための準備を整えましょう。

ステップ2：上司とのコミュニケーションと役割分担の明確化

問題解決のためには、上司とのコミュニケーションが不可欠です。しかし、感情的に対立するのではなく、建設的な話し合いを心がけることが重要です。以下の3つのポイントを意識して、上司とのコミュニケーションを図りましょう。

1. 事前の準備と目的の明確化

上司との話し合いに臨む前に、目的を明確にし、伝えたいことを整理しておきましょう。例えば、「Aさんの担当範囲を明確にし、納期管理の改善について合意を得る」といった具体的な目標を設定します。また、話し合いの際に使用する資料（業務フロー図、問題点の記録など）を準備しておくと、スムーズに話を進めることができます。

2. 建設的な対話の実施

上司との対話では、相手を非難するのではなく、問題解決に焦点を当てた話し方を心がけましょう。具体的には、以下の点に注意します。

事実に基づいた説明: 感情的な表現を避け、客観的な事実に基づいて説明します。例えば、「納期遅延が頻発している原因は、Aさんの納期記入漏れと、外注への連絡の遅れにあります」といったように、具体的な事実を提示します。
問題点の共有: あなたが抱えている問題だけでなく、上司にとっても問題となっている点を共有します。例えば、「納期遅延は、顧客からの信頼を損なうだけでなく、営業活動にも悪影響を及ぼします」といったように、双方にとってのデメリットを伝えます。
提案と合意形成: 問題解決のための具体的な提案を行い、上司との合意形成を目指します。例えば、「Aさんには、図面チェックと納期記入に責任を持っていただき、私は進捗管理と顧客への連絡を担当する」といったように、具体的な役割分担を提案します。

3. 役割分担の明確化と合意書の作成

話し合いの結果、役割分担について合意が得られたら、その内容を書面（合意書や業務分担表など）にまとめ、双方が署名または承認するようにしましょう。これにより、役割分担が明確になり、後で「言った」「言わない」といったトラブルを避けることができます。合意書には、以下の内容を含めると良いでしょう。

各担当者の役割: 具体的な業務内容と責任範囲を明記します。
業務フロー: 新しい業務フローを図示し、各工程での担当者を明確にします。
連絡方法: 情報共有の方法（メール、電話、会議など）と頻度を定めます。
評価基準: 役割分担の達成度を評価するための基準を定めます。

役割分担を明確にすることで、上司の不備があなたの仕事に影響を与えることを防ぎ、あなた自身の業務に集中できるようになります。

ステップ3：業務プロセスの改善と効率化

役割分担を明確にした上で、さらに業務プロセスを改善し、効率化を図ることで、あなたの負担を軽減することができます。以下の3つの方法を試してみましょう。

1. 業務の標準化とマニュアル作成

業務を標準化し、マニュアルを作成することで、業務の属人化を防ぎ、誰でも同じ品質で業務を遂行できるようにします。マニュアルには、以下の内容を盛り込みましょう。

業務の手順: 発注から納品までの各工程の手順を詳細に記述します。
チェックリスト: 各工程で確認すべき事項をチェックリスト形式でまとめます。
テンプレート: メールや報告書などのテンプレートを用意し、作成時間を短縮します。
FAQ: よくある質問とその回答をまとめ、疑問点を解消します。

マニュアルを作成することで、上司のチェック漏れや、情報伝達のミスを減らすことができます。また、あなたが不在の場合でも、他の人がスムーズに業務を引き継ぐことができます。

2. ツールやシステムの導入

業務効率を上げるために、ツールやシステムの導入を検討しましょう。例えば、以下のようなツールが役立ちます。

プロジェクト管理ツール: 納期管理や進捗状況の可視化に役立ちます。
コミュニケーションツール: 社内コミュニケーションを円滑にし、情報共有を効率化します。
RPA（Robotic Process Automation）: 定型的な業務を自動化し、人的ミスを減らします。

これらのツールを導入することで、手作業によるミスを減らし、業務時間を短縮することができます。

3. 上司との連携強化

上司との連携を強化することで、問題の早期発見と解決を図り、業務の効率化を促進します。具体的には、以下の点を意識しましょう。

定期的な報告: 業務の進捗状況や問題点を定期的に報告し、上司との情報共有を徹底します。
相談しやすい関係性の構築: 困ったことがあれば、すぐに相談できるような関係性を築きます。
フィードバックの活用: 上司からのフィードバックを積極的に受け入れ、業務改善に役立てます。

上司との連携を強化することで、問題が深刻化する前に解決し、よりスムーズに業務を進めることができます。

これらのステップを踏むことで、上司の不備に悩まされることなく、あなたの仕事に集中し、キャリアアップを目指すことができるでしょう。

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まとめ：上司の不備に負けず、自分の仕事を守るために

この記事では、上司の不備が原因で仕事に支障が出ている状況を改善するための3つのステップを紹介しました。現状分析、上司とのコミュニケーション、業務プロセスの改善を通じて、あなたの仕事の責任範囲を明確にし、よりスムーズに業務を進めるための具体的な方法を提案しました。これらのステップを実践することで、上司の不備に悩まされることなく、あなたのキャリアをより良いものにすることができるでしょう。

現状分析と問題点の明確化: 業務フローを可視化し、問題点を記録することで、問題の本質を理解する。
上司とのコミュニケーションと役割分担の明確化: 建設的な対話を通じて、役割分担を明確にし、合意書を作成する。
業務プロセスの改善と効率化: 業務の標準化、ツールやシステムの導入、上司との連携強化により、業務効率を上げる。

これらのステップを実践し、あなたのキャリアをより良いものにしてください。応援しています！

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