「甘え」と感じる？経理事務のあなたを悩ませる、理不尽な仕事依頼への対処法

この記事では、経理事務として働くあなたが直面している、本来の業務とは異なる仕事の依頼、そしてそれに対する複雑な感情に焦点を当てます。産休明けの同僚からの「代理起票」の依頼を「甘え」と感じてしまうあなたの気持ちを理解し、どのように対応すれば、自身のキャリアを守りながら、円滑な職場関係を築けるのか、具体的なアドバイスを提供します。あなたの抱えるジレンマを紐解き、より良い働き方を見つけるためのヒントをお届けします。

経理事務をしています。医療機器関係の業種なんですが、本社からの指示で、パソコンのシステム上にこの機械はどの得意先に売ったのかという情報を私のほうで登録・変更しています(経理なのに。。)。

その登録をするにあたり、紙ベースで登録・変更の履歴を残していて、その紙の記入は経理ではなく、営業所の営業事務員さんに発行してもらっています。

ですが、ある営業所の事務員さんが４月~産休明けで営業事務員として復帰したのですが、その紙の発行作業まで手がまわらないので、(朝一時間早く出社しているとか、他の人に助けてもらってようやくこなしているとか、忙しいアピールのメールが私に来てました)、暫く私のほうで代理起票してくれないかと言われました。

もちろん私の一存では決められないので、これから上司に相談しようと思いますが、上司もいい加減なので「じゃあ代理でやってあげなよ」と言われそうで相談するのも嫌です。。

他の営業所の事務員さんも、引き継ぎしながらちゃんと起票してくれる営業所もあるし、1営業所だけ例外で私が代理起票するのは、本来許されないことだと私は思っています。

ごめんなさい、この産休明けの方がおっしゃっていることは「甘え」にしか聞こえなくて。。(一時間前出社なら私も他の人もしてますし、昼休みをつぶして仕事に充てることもしばしばあります) 冷たいかもしれないですが。

ちなみに、この起票作業自体は2分程度で書き終わるものです。溜めなければ。。すでにかなり溜めている状態で今回私に振ってきたので、それに対してもいらっとしています。

２分程度で終わるなら手伝ってあげれば？と言われそうですが、本来の運用ルールに背いてまで私が手伝ってあげないといけないのでしょうか。。

アドバイスいただけると大変助かります。

あなたの抱える問題：業務分担と感情的な葛藤

あなたは、経理事務としての専門性を活かすはずが、本来の業務とは異なる「代理起票」という付加的な業務を依頼され、困惑しています。特に、産休明けの同僚からの依頼に対し、「甘え」という感情を抱き、理不尽さを感じているようです。この問題は、単なる業務分担の問題にとどまらず、あなたの感情、職場での人間関係、そしてキャリア形成にも影響を及ぼす可能性があります。

問題の本質を理解する

この問題の本質は、以下の3点に集約されます。

業務の明確な線引きの欠如: 経理事務と営業事務の業務範囲が曖昧であり、本来、営業事務が担当すべき業務が、あなたに依頼されている点。
感情的な対立: 同僚の状況に対する共感と、自身の負担に対する不満という相反する感情の葛藤。
上司への相談の難しさ: 上司の対応に対する懸念から、問題を一人で抱え込んでしまう状況。

具体的な解決策とステップ

これらの問題を解決するために、以下のステップを踏むことをお勧めします。

ステップ1：現状の業務内容と問題点の可視化

まずは、現状の業務内容を詳細に把握し、問題点を整理しましょう。以下の点を明確にすることで、上司や同僚とのコミュニケーションを円滑に進めるための基盤を築くことができます。

業務内容のリストアップ: あなたが現在担当している業務をすべてリストアップします。経理業務だけでなく、代理起票のような付随的な業務も詳細に記載します。
業務時間の測定: 各業務にかかる時間を測定し、可視化します。特に、代理起票にかかる時間を正確に把握することで、その負担の大きさを客観的に示すことができます。
問題点の整理: あなたが感じる問題点を具体的に整理します。「業務範囲の曖昧さ」「業務過多による負担」「本来の業務への影響」「同僚とのコミュニケーションの難しさ」など、具体的に記述します。

この段階で、エクセルやGoogleスプレッドシートを活用し、業務内容、時間、問題点をまとめた資料を作成すると、より効果的です。

ステップ2：上司との建設的な対話

上司との対話は、問題解決の鍵となります。しかし、上司が「いい加減」であるという懸念があるため、事前の準備と戦略が重要です。以下のポイントを踏まえ、建設的な対話を目指しましょう。

対話の目的を明確にする: 上司との対話の目的は、単に「代理起票を拒否すること」ではなく、「適切な業務分担の実現」と「あなたの負担軽減」であることを明確にします。
客観的なデータを示す: ステップ1で作成した資料を活用し、客観的なデータに基づいて問題点を説明します。感情的な表現は避け、事実に基づいた説明を心がけます。
代替案を提示する: 問題点だけでなく、具体的な解決策を提示することで、上司の協力を得やすくなります。例えば、「営業事務員への業務の再分配」「業務効率化のためのシステム導入」「人員増強」などを提案できます。
上司の立場を理解する: 上司にも、組織全体の効率化や、部下の負担軽減という目的があるはずです。上司の立場を理解し、共に問題解決に取り組む姿勢を示すことで、協力的な関係を築くことができます。
対話の記録: 対話の内容と決定事項を記録し、後で確認できるようにします。

対話の際には、「クッション言葉」を活用し、相手に不快感を与えないように配慮することも重要です。「恐れ入りますが」「お忙しいところ申し訳ございませんが」などの言葉を使い、相手への敬意を示しましょう。

ステップ3：同僚との建設的なコミュニケーション

同僚とのコミュニケーションは、良好な職場関係を維持するために不可欠です。感情的な対立を避け、建設的な対話を通じて、相互理解を深めましょう。

感情をコントロールする: 相手への不満や怒りを露わにせず、冷静に話すことを心がけます。
相手の状況を理解する: 産休明けで仕事と育児の両立に苦労している同僚の状況を理解しようと努めます。
自分の気持ちを伝える: 自分の負担や困っていることを、率直に伝えます。ただし、相手を非難するような言い方は避け、あくまでも「Iメッセージ」で伝えます。「私は、この業務をすることで、自分の本来の業務に支障が出て困っています」のように、自分の感情を主体的に表現します。
協力的な姿勢を示す: 完全に拒否するのではなく、可能な範囲で協力する姿勢を示します。例えば、「今はこの業務で手一杯なので、〇〇さんの業務をサポートすることは難しいですが、何か他にできることがあれば協力します」のように、代替案を提示することも有効です。
共通の目標を設定する: 互いの負担を軽減し、より良い職場環境を作るという共通の目標を設定し、協力体制を築きます。

コミュニケーションの際には、「傾聴力」を発揮し、相手の話を注意深く聞き、理解しようと努めることが重要です。相手の言葉だけでなく、表情や態度にも注意を払い、相手の真意を理解するように努めましょう。

ステップ4：業務効率化とスキルアップ

業務効率化とスキルアップは、あなたのキャリアを向上させるだけでなく、現在の問題を解決するためにも有効です。

業務プロセスの見直し: 業務プロセスを分析し、無駄な工程を省いたり、自動化できる部分がないか検討します。
ツールの活用: 経理業務を効率化するためのツール（会計ソフト、RPAなど）を積極的に活用します。
スキルの向上: 経理に関する専門知識やスキルを向上させることで、より高度な業務に対応できるようになります。また、コミュニケーションスキルや問題解決能力を磨くことも重要です。
自己投資: 資格取得や研修への参加など、自己投資を通じて、キャリアアップを目指しましょう。

業務効率化のためには、「PDCAサイクル」を活用し、計画（Plan）、実行（Do）、評価（Check）、改善（Act）を繰り返すことで、継続的な改善を図ることが重要です。

ステップ5：キャリアプランの検討

今回の問題を通じて、あなたのキャリアプランを改めて検討する良い機会です。将来的にどのようなキャリアを築きたいのか、具体的に考えてみましょう。

自己分析: 自分の強みや弱み、興味のある分野、キャリアビジョンを明確にします。
情報収集: 興味のある職種や業界に関する情報を収集し、キャリアパスを検討します。
目標設定: 具体的なキャリア目標を設定し、達成するための計画を立てます。
行動計画: 目標達成のために、必要なスキルを習得するための計画や、転職活動の準備などを具体的に計画します。

キャリアプランを立てる際には、「SMARTの法則」を活用し、目標を具体的（Specific）、測定可能（Measurable）、達成可能（Achievable）、関連性がある（Relevant）、時間制約がある（Time-bound）なものに設定することが重要です。

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成功事例と専門家の視点

多くの経理事務員が、あなたと同じように、業務分担や人間関係の問題に直面しています。しかし、適切な対応と努力によって、問題を解決し、キャリアアップを実現しています。

成功事例1：業務改善と上司への交渉

ある経理事務員は、業務過多に悩んでいたため、まず自身の業務内容を詳細にリストアップし、業務時間の測定を行いました。その結果を基に、上司に業務改善の提案を行い、一部の業務を他の部署に振り分けることに成功しました。さらに、RPA（Robotic Process Automation）を導入し、定型的な業務を自動化することで、業務効率を大幅に改善しました。彼女は、上司との建設的な対話と、業務改善への積極的な取り組みによって、より働きやすい環境を築き、キャリアアップを実現しました。

成功事例2：同僚とのコミュニケーションと相互理解

別の経理事務員は、産休明けの同僚から業務の依頼を受け、最初は「甘え」を感じていました。しかし、同僚の状況を理解しようと努め、積極的にコミュニケーションを図る中で、互いの立場を理解し合うことができました。彼女は、自分の負担を伝えつつも、可能な範囲で協力する姿勢を示し、結果的に、同僚との良好な関係を築き、チームワークを向上させました。彼女は、コミュニケーションを通じて、相互理解を深め、より良い職場環境を創り出すことに成功しました。

専門家の視点

キャリアコンサルタントは、以下のようにアドバイスしています。

問題の根本原因を特定する: 表面的な問題だけでなく、根本原因を特定し、それに対する具体的な対策を講じることが重要です。
感情をコントロールする: 感情的な対立を避け、冷静に問題解決に取り組むことが、良好な人間関係を築くために不可欠です。
自己肯定感を高める: 自分の強みや価値を認識し、自己肯定感を高めることで、困難な状況にも積極的に立ち向かうことができます。
キャリアプランを明確にする: 自分のキャリアビジョンを明確にし、目標に向かって努力することで、モチベーションを維持し、成長を続けることができます。

専門家は、問題解決のためには、客観的な視点と、戦略的なアプローチが不可欠であると強調しています。

まとめ：あなたのキャリアを切り開くために

今回の問題は、あなたのキャリアにとって、大きな転換点となる可能性があります。あなたが抱える「甘え」という感情は、決して悪いものではありません。それは、あなたが自分の業務に対する責任感と、プロフェッショナルとしての自覚を持っている証拠です。しかし、その感情に振り回されるのではなく、冷静に問題の本質を見抜き、適切な対応を取ることが重要です。

今回の記事で紹介したステップを踏み、上司や同僚との建設的なコミュニケーションを図り、業務効率化とスキルアップに励むことで、あなたはより良い働き方を実現し、自身のキャリアを切り開くことができるでしょう。そして、あなたの努力は、必ず報われるはずです。あなたの今後の活躍を心から応援しています。

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