支店長必見！変則勤務の残業代問題、正しい労務管理と就業規則の作り方

この記事では、支店長として、変則的な勤務形態を採用している営業職の残業代問題について、具体的な解決策と就業規則の作成方法を解説します。残業代の支払い義務、適切な労働時間管理、そして社員のモチベーションを維持するための対策まで、詳しく見ていきましょう。

この度会社の支店長になり、関連会社の業務も管理するようになりました。この業務というのが、お客様から業務を請け負い、お得意様リストに従って各店舗を巡回する内容になっています。現在広域に委託を請け負っており、総勢約３０名を正社員で雇用しております。勤務時間は、朝９時から１８時（内１時間休憩）が基本となっておりますが、残業規定はなく巡回するお客様の都合で２０時になった場合、翌日は１１時から巡回するといった形にしています。各エリアの社員は会社に出社することはなく、自宅から得意先そして自宅に帰るといった勤務形態で、１ヶ月の決められた件数を前よりにこなし、１ヶ月を待たずして終了した場合は自宅待機で、緊急依頼などがあった場合の対応や、翌月のリスト整理などに充てる事としています。日々の巡回は、店舗とアポイントをとってもらい、個人でルートを組み立てています。店舗都合もあり、同じ時間に集中する場合や、逆に日中でアポイントが埋まらず、次の巡回先への時間待ちといった時間も生じます。このような変則的な勤務体系で、残業・就業時間の把握が難しく実質管理はできません。先日ある社員から巡回件数が多く、遅くなったからといって、次の日遅くから始める事はできないので、その分残業をつけて欲しいという申し出がありました。言い分は解りますが、その社員のみ件数が多いのではなく、その他の社員とそれほど差はありません。就業規則等明確に記載されたものもなく、現在作成中ですが、この様な特殊な勤務形態での残業等の支払いはしないといけないのでしょうか？また、どのように規定するのが望ましいのでしょうか？ご教授頂きたく、ご質問させて頂きます。

1. 残業代の支払い義務：基本原則と例外

まず、残業代の支払い義務について、基本的な原則と例外を理解することが重要です。

1.1. 労働基準法の基本

労働基準法では、1日8時間、週40時間を超えて労働させた場合、残業代を支払う義務が発生します。これは、正社員、契約社員、アルバイトなど、雇用形態に関わらず適用されます。残業代は、通常の賃金の1.25倍以上で計算されます。

1.2. 変形労働時間制の活用

今回のケースのように、勤務時間が不規則な場合は、変形労働時間制の導入を検討できます。変形労働時間制には、1ヶ月単位、1年単位など、いくつかの種類があります。この制度を適用することで、特定の期間における総労働時間を調整し、残業代の発生を抑えることが可能です。

1ヶ月単位の変形労働時間制: 1ヶ月以内の一定期間を平均して、1週間あたりの労働時間が40時間以内になるように調整します。
1年単位の変形労働時間制: 1年以内の一定期間を平均して、1週間あたりの労働時間が40時間以内になるように調整します。この制度を導入するには、労使協定の締結と、所轄労働基準監督署への届出が必要です。

1.3. みなし労働時間制の適用

外回りが多い営業職など、労働時間の算定が難しい場合は、みなし労働時間制（事業場外労働時間制）の適用も検討できます。この制度は、労働者が事業場外で業務を行い、労働時間の算定が困難な場合に、あらかじめ定めた時間を労働時間とみなすものです。ただし、この制度を適用するには、いくつかの条件を満たす必要があります。

労働時間の算定が困難であること: 労働者が事業場外で業務を行い、客観的に労働時間を把握することが難しい場合に適用できます。
労使協定の締結: みなし労働時間や、時間外労働が発生した場合の割増賃金について、労使間で合意する必要があります。

2. 就業規則の作成：具体的なステップとポイント

適切な就業規則を作成することは、残業代問題を解決し、労使間のトラブルを未然に防ぐために不可欠です。以下に、就業規則の作成ステップと、重要なポイントを解説します。

2.1. 現状の把握と問題点の洗い出し

まず、現在の勤務状況を詳細に把握し、問題点を洗い出すことから始めます。具体的には、以下の点を調査します。

労働時間の実態: 従業員の実際の労働時間を記録し、分析します。特に、残業時間や休憩時間の取得状況を把握します。
業務内容の詳細: 各従業員の業務内容を具体的に把握します。これにより、適切な労働時間管理方法を検討できます。
従業員の意見: 従業員からのヒアリングを行い、不満や疑問点を収集します。

2.2. 就業規則の構成要素

就業規則には、以下の項目を必ず含める必要があります。

労働時間: 始業・終業時間、休憩時間、休日などを明記します。変形労働時間制やみなし労働時間制を導入する場合は、その旨を具体的に記載します。
賃金: 基本給、各種手当、残業代の計算方法などを明記します。
休憩: 休憩時間の取得方法や、休憩中の過ごし方などを明記します。
休日: 休日、休暇の種類、取得方法などを明記します。
服務規律: 従業員が守るべきルール（例：遅刻、欠勤、服装など）を明記します。
退職: 退職に関する手続きや、退職金に関する規定などを明記します。

2.3. 変形労働時間制・みなし労働時間制の導入

変形労働時間制やみなし労働時間制を導入する場合は、就業規則に詳細な規定を盛り込む必要があります。具体的には、以下の点を明記します。

変形労働時間制の種類: 1ヶ月単位、1年単位など、どの種類の変形労働時間制を適用するかを明記します。
対象期間: 変形労働時間制を適用する期間を明記します。
労働時間: 1日の労働時間、週の労働時間、特定の日の労働時間などを具体的に明記します。
みなし労働時間: みなし労働時間を具体的に明記します。
時間外労働: 時間外労働が発生した場合の割増賃金の計算方法を明記します。

2.4. 就業規則の作成と変更の手順

就業規則の作成・変更には、以下の手順に従います。

草案の作成: 労働基準法や関連法規に基づき、就業規則の草案を作成します。
従業員への周知: 作成した草案を従業員に周知し、意見を求めます。
労使協議: 従業員代表と協議を行い、合意形成を目指します。
最終決定: 労使合意が得られたら、最終的な就業規則を決定します。
届出: 常時10人以上の労働者を使用する事業所は、就業規則を労働基準監督署に届け出る必要があります。

3. 労働時間の管理：具体的な方法とツール

適切な労働時間管理は、残業代問題を解決するために不可欠です。以下に、具体的な方法とツールを紹介します。

3.1. 勤怠管理システムの導入

勤怠管理システムを導入することで、従業員の労働時間を正確に把握し、管理することができます。多くの勤怠管理システムは、以下の機能を備えています。

打刻機能: 出退勤の時間を記録します。ICカード、指紋認証、顔認証など、さまざまな方法があります。
労働時間管理機能: 労働時間、休憩時間、残業時間などを自動的に計算します。
アラート機能: 労働時間が法定時間を超えた場合に、アラートを発します。
レポート機能: 労働時間の集計や分析を行い、レポートを作成します。

3.2. タイムカードの活用

勤怠管理システムを導入していない場合は、タイムカードを活用することも有効です。タイムカードに、出退勤時間、休憩時間、残業時間などを記録し、手作業で集計します。

3.3. 業務日報の活用

営業職など、外回りの多い従業員には、業務日報の提出を義務付けることも有効です。業務日報には、訪問先、訪問時間、業務内容などを記録させます。これにより、労働時間の把握だけでなく、業務の進捗状況も管理できます。

3.4. 労働時間の記録と管理のポイント

労働時間を適切に記録・管理するためのポイントは、以下の通りです。

正確な記録: 従業員が正確に労働時間を記録するように指導します。
定期的な確認: 記録された労働時間を定期的に確認し、問題がないかチェックします。
記録の保存: 労働時間の記録を適切に保存し、いつでも確認できるようにします。

4. 社員のモチベーション維持：働きがいを高める施策

残業代の問題解決と同時に、社員のモチベーションを維持することも重要です。以下に、働きがいを高めるための施策を紹介します。

4.1. 評価制度の見直し

社員の頑張りを正当に評価する制度を導入することで、モチベーションを高めることができます。評価制度には、以下の要素を取り入れることが重要です。

目標設定: 具体的な目標を設定し、達成度を評価します。
プロセス評価: 目標達成までのプロセスを評価します。
成果評価: 目標達成の結果を評価します。
フィードバック: 定期的にフィードバックを行い、改善点や強みを伝えます。

4.2. 適切な報酬体系

残業代だけでなく、基本給や賞与など、適切な報酬体系を構築することも重要です。成果に応じたインセンティブ制度を導入することで、社員のモチベーションを高めることができます。

4.3. 労働環境の改善

働きやすい労働環境を整備することも、社員のモチベーション維持に繋がります。具体的には、以下の点を改善します。

コミュニケーションの活性化: 上司と部下のコミュニケーションを促進し、風通しの良い職場環境を作ります。
福利厚生の充実: 休暇制度、健康保険、育児支援など、福利厚生を充実させます。
研修制度の導入: 従業員のスキルアップを支援するための研修制度を導入します。

4.4. 柔軟な働き方の導入

テレワークやフレックスタイム制など、柔軟な働き方を導入することで、社員のワークライフバランスを向上させ、モチベーションを高めることができます。

5. 成功事例：他社の取り組み

他社の成功事例を参考にすることで、自社に合った対策を見つけることができます。以下に、いくつかの成功事例を紹介します。

5.1. 事例1：変形労働時間制の導入と効率化

ある企業では、1ヶ月単位の変形労働時間制を導入し、営業職の労働時間を柔軟に管理しています。さらに、業務効率化のために、顧客管理システムを導入し、営業活動の効率化を図っています。その結果、残業時間の削減と、社員のモチベーション向上に成功しました。

5.2. 事例2：みなし労働時間制の導入と明確なルール

別の企業では、みなし労働時間制を導入し、営業職の労働時間を管理しています。ただし、みなし労働時間を超える労働が発生した場合は、残業代を支払うという明確なルールを設けています。また、定期的に面談を実施し、社員の状況を把握し、適切なアドバイスを行っています。

5.3. 事例3：コミュニケーションの強化と評価制度の改善

ある企業では、上司と部下のコミュニケーションを強化し、風通しの良い職場環境を構築しています。また、成果だけでなく、プロセスも評価する評価制度を導入し、社員のモチベーションを高めています。さらに、定期的な研修を実施し、社員のスキルアップを支援しています。

6. まとめ：残業代問題解決への道

今回のケースでは、変則的な勤務形態を採用している営業職の残業代問題について、解決策を提示しました。残業代の支払い義務、就業規則の作成、労働時間の管理、社員のモチベーション維持など、多岐にわたる対策を講じることで、問題を解決し、より良い職場環境を構築することが可能です。

今回の記事を参考に、自社の状況に合った対策を講じ、健全な労務管理を実現してください。

この記事が、あなたの会社における残業代問題解決の一助となれば幸いです。

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