管理部門社員の悲鳴！新業務と支社との摩擦…転職を考える前にできること

仕事がやりづらい相談にのっていただけると大変助かります。私は支社が数社ある会社の、管理部門に勤めています(支社全部の経理関係を管理してます)先日、本社から新たにこの業務をやってください、と指示を受けた仕事があるのですが、それは今まで支社の人たちがやっていた仕事でしたが、なぜか今年4月から管理部門の私がやることになりました。指示されたものはやらないとしょうがないので、最初なので言われたことをマニュアルに沿ってやっていたら、支社の人たちから反感を持たれるようになってしまい困っています。指示された仕事というのは、①機械の点検をする際に、会社のシステム上にその商品の情報が登録されていないと後続処理が出来ないですが、登録されていないものがたくさんある(旧システムから新システムに移行するときに、本社で登録漏れがたくさんあったらしいです)②なので、私がその機械が正しく売上実績どおりの得意先に納入されているか、営業員もしくは営業事務員に確認する③私がシステムに登録する④登録した証として、確認表を営業事務員に起票してもらう(押印欄も支社の人が押すように作られている)というマニュアルなので、そのとおりにしていたら、支社の営業事務員2~3名から「本当に納入されているかなんて聞かれて言いがかりだ(②)」「③を○○さん(私)がやってるのに、起票はどうして支社でやるのか」などいろんな不満がこちらに来て、毎日ものすごくストレスです。もちろん、わたしもできるだけ「お手数をおかけいたしますが、納入の状況だけ確認したいのですが(②)」と支社の手間が増えたことを申し訳なく思いつつやっているのにというか一番手間が増えたのは私なので私が怒りたいぐらいなのですが、支社から文句を言われてすごく嫌な気持ちです。大きい会社なので、私一人が文句を言ったところでどうにかなる問題ではなく、全国の私と同じ業務の人が同じ不満を言わない限りは改善されないと思います。最近すごく会社を辞めたくて、対人恐怖症も患っているためこのようなことがあると非常にきついです。長々とほとんど愚痴で申し訳ないですが、乗り切る方法があったらアドバイスいただけると助かります。それとも、やはり辞めるまで解決されない問題でしょうか。。補足ちなみにこのマニュアルは通達というかたちで３月ごろから全社共通の掲示板に貼られていました。今まで知らなかった、という人もいるので丁寧に営業事務員に経緯を説明してはいるのですが、「いきなり仕事が増えた」という感じがするらしく、怒りの矛先がなぜか私に向いています

１．現状分析：業務プロセスとコミュニケーションの課題

まず、あなたの状況を整理してみましょう。あなたは、旧システムからの移行に伴うデータ登録漏れを解消するため、支社への確認業務を新たに担当することになりました。この業務は、本来支社が行っていた業務の一部を、管理部門であるあなたが引き継いだ形になっています。

問題点は、以下の２点に集約されます。

* **業務プロセスの非効率性：** システムへのデータ登録作業をあなたが担当し、確認表の起票を支社が行うという二重構造は、明らかに非効率です。支社担当者からすれば、本来自分たちで行っていた業務の一部を奪われ、更に追加の作業（確認表の起票）を強いられているように感じているでしょう。これは、業務の属人化や、システム移行における情報共有不足が原因と考えられます。
* **コミュニケーション不足：** マニュアルは存在するものの、支社担当者への十分な説明や、業務変更による影響についての配慮が不足しています。「言いがかりだ」という反応は、あなたの説明が十分に伝わっていないこと、もしくは、業務変更への不満が解消されていないことを示しています。

２．解決策：関係者との共感と改善提案

現状を打破するには、以下の３つのステップで対応していくことをお勧めします。

(1) 関係者への共感と丁寧な説明

まずは、支社担当者の立場に立って考えてみましょう。彼らにとって、突然増えた業務は大きな負担です。「言いがかり」と感じるのも無理はありません。

具体的な対策として、以下の点を意識しましょう。

* **個別面談の実施：** メールや電話ではなく、直接会って話をしましょう。彼らの不安や不満を丁寧に聞き取り、共感する姿勢を示すことが重要です。
* **業務の必要性を改めて説明：** システムの不備により、この業務が必要になったことを改めて説明し、理解を得る努力をしましょう。本社側の責任を明確に伝えることで、あなたへの怒りの矛先が和らぐ可能性があります。
* **感謝の言葉と謝罪：** 業務の追加によって、彼らに負担をかけていることを謝罪し、感謝の気持ちを伝えましょう。

(2) 業務プロセスの改善提案

現状の業務プロセスは非効率です。改善提案を行い、より効率的なワークフローを目指しましょう。

* **確認表の電子化：** 紙の確認表ではなく、システム上で確認できる電子的なシステムを導入することで、作業効率を向上させ、支社担当者の負担を軽減できます。
* **データ登録の分担：** あなたが全てのデータ登録を行うのではなく、支社担当者にも一部を分担してもらうことで、作業負担を分散できます。
* **本社へのフィードバック：** 現状の業務プロセスやシステムの不備を本社にフィードバックし、根本的な解決策を検討してもらう必要があります。全国の同じ業務担当者が同じ問題を抱えている可能性が高いので、あなた自身の経験を共有することで、より大きな改善に繋がる可能性があります。

(3) 上司への相談とサポート依頼

一人で抱え込まず、上司に相談しましょう。あなたの状況を説明し、サポートを依頼することで、問題解決への道筋が見えてきます。上司は、あなたをサポートするだけでなく、本社との調整役としても機能してくれるでしょう。

３．具体的な行動計画とタイムライン

上記の解決策を踏まえ、具体的な行動計画を立てましょう。

* **今週中：** 支社担当者との個別面談を実施し、現状の不満や不安を聞き取る。
* **来週中：** 業務プロセスの改善案をまとめ、上司に相談する。電子化や分担などの具体的な提案を行う。
* **再来週中：** 上司と連携し、本社への改善提案を行う。全国の担当者の状況も共有し、システム改善を働きかける。

４．転職を考える前に

転職は、最後の手段として考えてください。まずは、上記の方法で問題解決に努めましょう。それでも解決しない場合、転職を検討するのも一つの選択肢です。その際は、あなたのスキルや経験を活かせる企業を選び、キャリアカウンセリングなどを利用して、転職活動を進めることをお勧めします。

５．まとめ

今回のケースは、業務プロセスとコミュニケーションの両面での課題が複雑に絡み合っています。焦らず、一つずつ問題を解決していくことが重要です。関係者との良好なコミュニケーションを築き、業務プロセスの改善提案を行うことで、状況は必ず好転します。そして、一人で抱え込まず、上司や同僚、必要であれば専門家（キャリアカウンセラーなど）の力を借りることを忘れないでください。

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