経理は本当に嫌われ役？総務経験者が抱える経理業務の悩みと、円滑なコミュニケーション術を徹底解説
経理は本当に嫌われ役？総務経験者が抱える経理業務の悩みと、円滑なコミュニケーション術を徹底解説
この記事では、経理業務に携わる総務担当者が抱える、人間関係や業務遂行に関する悩みに焦点を当て、その解決策を提示します。具体的には、経理が「嫌われ役」になりがちな理由を分析し、円滑なコミュニケーションを図るための具体的な方法、そして、より効率的に業務を進めるためのヒントを解説します。経理未経験から経理業務を任された方、人間関係で悩んでいる方、そして、より良い経理担当者を目指している方にとって、役立つ情報を提供します。
会社の経理担当は嫌われ役？
今、働いている会社のことでみなさんの意見をお聞かせください。
かなり変わった会社なのですが、今現在わたしは総務として働いています。これが初めての就職なので他の会社を見たことがなくこれが普通なのかで悩んでいます。
総務部には現在３人（女）がおり、人事や経理、雑用まですべて行っています。ただ経験者は1人もおらず全員が未経験者です。最近になってわたしも経理を少しずつ手伝うようになりました。
毎月、経費申請書を個人個人で提出してもらうのですが、そのチェックから始まります。営業交通費は時間がかかっても一番安いもの、備品や消耗品に関しては本当に必要最低限（例えば各部署でノリ1個・ペンは３色まで・プリンターのインクが切れても買うには事前に許可が必要などまだまだたくさんあります）で、少しでも間違いを発見したり、勝手に買って申請しているものがあれば問いたださなくてはいけません。
リーダーのような存在の先輩は、経理はどこの会社でも嫌われている、と言います。その人の問いただし方なんですが、最初からけんか腰なんです。言い方もきつく、事前申請がないからと先日も経費を受け付けず却下していました。消耗品でかならず必要なものだったので、私はその辺は多めに見てあげても・・・と思ったのですが却下です。
その問いただす役が最近私の役割になってきまして、怒れと言われています。でないとまた同じことをするから、と。
私なりに注意はしたつもりですが横で聞いていた先輩は気に入らなかったらしく、もっとキレないと舐められると言います。
私はキレる必要もないし、けんか腰でなく柔らかく言ったとしても内容が一緒なら、後者のほうがみんな素直に従ってくれるんじゃないかなぁと思うのですが、どこの会社でも経理はこんな感じなんでしょうか？
私が甘いだけですか？教えてください。
経理担当が「嫌われ役」になりがちな3つの理由
経理担当が「嫌われ役」になりがちな背景には、いくつかの共通した要因があります。これらの要因を理解することで、なぜそのような状況が発生するのか、そして、どのように改善できるのかが見えてきます。
1. お金の管理という性質
経理の主な役割は、会社のお金を管理することです。これは、すべての部署や従業員にとって直接的に影響を与えるため、時に摩擦を生むことがあります。具体的には、経費の承認、支払いの遅延、予算の制約などが、不満の原因となることがあります。特に、経費削減を徹底する過程では、従業員が必要とするものを制限することになり、反発を招きやすいです。
2. ルールとチェックの厳格さ
経理は、会社のルールや法律を遵守するために、厳格なチェックを行います。経費申請の際の細かな確認、領収書の不備に対する指摘、予算超過への注意喚起など、従業員にとっては「面倒」と感じられる業務が多いです。これらのチェックは、不正を防ぎ、会社の財産を守るために不可欠ですが、同時に、経理担当が「細かい」「うるさい」といった印象を与えてしまう原因にもなります。
3. コミュニケーション不足
経理担当と他の従業員との間で、コミュニケーションが不足している場合も、誤解や不満が生じやすくなります。例えば、経費削減の目的や背景を十分に説明しないまま、一方的にルールを押し付けると、従業員は「なぜこんなに厳しく制限されるのか」と不満を抱きます。また、経理担当が専門用語を多用したり、説明が不足したりすることも、コミュニケーションの障壁となり、不信感を招く可能性があります。
「嫌われ役」から脱却！円滑なコミュニケーション術
経理担当が「嫌われ役」から脱却し、円滑なコミュニケーションを築くためには、以下の点が重要です。
1. 丁寧な説明と情報共有
経費削減やルールの変更を行う際には、その目的や背景を丁寧に説明することが重要です。単に「経費を削減してください」と言うのではなく、「なぜ経費削減が必要なのか」「削減することで会社にどのようなメリットがあるのか」を具体的に説明しましょう。また、変更点については、事前に周知し、質疑応答の時間を設けるなど、情報共有の機会を設けることも有効です。例えば、新しい経費申請システムを導入する際には、操作方法の説明会を開催し、不明点を解消する時間を設けることで、従業員の理解と協力を得やすくなります。
2. 柔軟な対応と歩み寄り
ルールは厳守することも重要ですが、状況に応じて柔軟な対応をすることも必要です。例えば、緊急に必要な備品を購入するために、事前の申請が間に合わなかった場合、事情を考慮して柔軟に対応することで、従業員からの信頼を得ることができます。また、従業員の立場に立って考え、困っていることや疑問に思っていることを聞き出す姿勢も重要です。定期的に部署を訪問し、経費に関する相談を受け付ける窓口を設けることも、コミュニケーションを円滑にする上で有効です。
3. 感謝の気持ちを伝える
経費申請や業務に協力してくれた従業員に対して、感謝の気持ちを伝えることも重要です。例えば、期末の経費精算がスムーズに進んだ場合、「皆様のご協力のおかげで、スムーズに業務を終えることができました。ありがとうございます」といった言葉を伝えることで、従業員との良好な関係を築くことができます。また、日々の業務においても、相手の立場を尊重し、感謝の気持ちを忘れずに接することで、人間関係を円滑に保つことができます。
経理業務を効率化！業務改善のヒント
経理業務を効率化することは、従業員の負担を軽減し、経理担当者の業務負担を減らすことにもつながります。以下に、業務改善のためのヒントをいくつか紹介します。
1. 経費精算システムの導入
経費精算システムを導入することで、経費申請、承認、精算のプロセスを効率化できます。手作業での計算ミスや、書類の紛失といったリスクを減らすことができます。また、システムによっては、交通費の自動計算や、領収書の電子化といった機能も搭載されており、業務の効率化に大きく貢献します。
2. 業務フローの見直し
現在の業務フローを見直し、無駄な工程を削減することも重要です。例えば、紙の書類でのやり取りを電子化したり、承認プロセスを簡略化したりすることで、業務時間を短縮できます。業務フローを見直す際には、現状を把握し、問題点を見つけ出し、改善策を検討することが重要です。
3. マニュアルの作成と共有
経理業務に関するマニュアルを作成し、従業員と共有することで、経費申請に関する疑問を解消し、スムーズな業務遂行を促すことができます。マニュアルには、経費の定義、申請方法、注意点などを具体的に記載し、定期的に更新することで、常に最新の情報を提供することができます。また、FAQ（よくある質問）を作成し、従業員が疑問をすぐに解決できるようにすることも有効です。
ケーススタディ：嫌われ役からの脱却に成功した事例
ここでは、経理担当が「嫌われ役」という状況から脱却し、円滑な人間関係を築くことに成功した事例を紹介します。
事例1：丁寧な説明と情報共有で信頼を築いたAさんの場合
Aさんは、ある会社の経理担当として、経費削減を推進することになりました。Aさんは、まず、経費削減の必要性について、全従業員に丁寧に説明しました。なぜ経費削減が必要なのか、削減することで会社にどのようなメリットがあるのかを、具体的なデータを用いて説明しました。また、経費削減に関するルール変更についても、事前に説明会を開催し、質疑応答の時間を設けました。その結果、従業員は経費削減の目的を理解し、積極的に協力するようになりました。Aさんは、従業員からの信頼を得て、円滑なコミュニケーションを築くことに成功しました。
事例2：柔軟な対応と歩み寄りで関係を改善したBさんの場合
Bさんは、ある会社の経理担当として、経費申請のチェックを担当していました。Bさんは、以前は厳格なチェックを行い、従業員から「細かい」と不満の声が上がっていました。そこで、Bさんは、従業員の立場に立って考え、柔軟な対応を心がけるようにしました。例えば、緊急に必要な備品を購入するために、事前の申請が間に合わなかった場合、事情を考慮して柔軟に対応しました。また、定期的に部署を訪問し、経費に関する相談を受け付ける窓口を設けました。その結果、従業員との関係が改善し、円滑なコミュニケーションを築くことができました。
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総務担当が経理業務で陥りやすい落とし穴と対策
総務担当者が経理業務を行う際、経験不足から陥りやすい落とし穴がいくつかあります。これらの落とし穴を事前に理解し、対策を講じることで、スムーズな業務遂行を目指しましょう。
1. 専門知識の不足
経理業務には、会計基準、税法、財務諸表など、専門的な知識が必要です。経験がないまま経理業務を行うと、勘定科目の誤り、税務上のミス、財務諸表の作成ミスなど、様々な問題が発生する可能性があります。対策としては、経理に関する書籍を読んだり、オンライン講座を受講したりして、専門知識を習得することが重要です。また、経理経験者や税理士などの専門家に相談することも有効です。
2. 業務の属人化
特定の担当者しか業務内容を理解していない状態、つまり業務が属人化すると、担当者が不在の場合に業務が滞ったり、引き継ぎがうまくいかなかったりする可能性があります。対策としては、業務マニュアルを作成し、業務内容を可視化することが重要です。また、複数人で業務を分担し、情報共有を徹底することで、属人化を防ぐことができます。
3. コミュニケーション不足
経理担当者と他の従業員との間で、コミュニケーションが不足していると、経費申請に関する誤解や不満が生じやすくなります。対策としては、積極的にコミュニケーションを取り、経費に関する疑問や不安を解消することが重要です。また、定期的に部署を訪問し、従業員との意見交換の場を設けることも有効です。
キャリアアップを目指す！経理スキルを向上させるには
経理スキルを向上させることは、キャリアアップにつながります。以下に、経理スキルを向上させるための具体的な方法を紹介します。
1. 資格取得
経理に関する資格を取得することで、専門知識を体系的に習得し、スキルアップを図ることができます。代表的な資格としては、日商簿記検定、税理士、公認会計士などがあります。これらの資格を取得することで、経理の専門家としての知識とスキルを証明することができます。
2. 実務経験の積み重ね
実務経験を積むことで、経理に関する知識を実践的に活用し、スキルアップを図ることができます。様々な経理業務を経験し、問題解決能力や判断力を高めることが重要です。また、積極的に新しい業務に挑戦し、経験の幅を広げることも有効です。
3. 自己学習の継続
経理に関する知識は、常に変化しています。自己学習を継続することで、最新の情報を習得し、スキルを維持することができます。経理に関する書籍を読んだり、セミナーに参加したり、オンライン講座を受講したりして、自己学習を継続しましょう。
まとめ：経理業務における人間関係と業務効率化の両立
この記事では、経理業務における人間関係と業務効率化の両立について解説しました。経理担当が「嫌われ役」になりがちな理由を理解し、円滑なコミュニケーションを図るための具体的な方法を実践することで、人間関係を改善することができます。また、業務フローの見直しや、経費精算システムの導入など、業務効率化のための取り組みを行うことで、業務負担を軽減し、より働きやすい環境を構築することができます。経理業務は、会社の健全な運営に不可欠な役割であり、その重要性を理解し、積極的にスキルアップを図ることで、キャリアアップにつなげることができます。