デスクレスワーカー必見！オフィス環境の変化に対応する収納と仕事術
デスクレスワーカー必見！オフィス環境の変化に対応する収納と仕事術
この記事では、オフィス環境の変化、特にデスクや固定席がない「デスクレス」な働き方をしている、またはこれからそうなるかもしれないビジネスパーソンに向けて、快適かつ効率的に仕事を進めるための収納術と仕事術を解説します。
職場の収納についてアドバイス下さい。
会社の機構改革に伴い、個人のデスクと個人のパソコンがなくなりました。
個人管理の書類はキャスター付きの3段の引き出しに入れていましたが、実は職場の社内引越しがあり（別の階に行くだけ）、その引き出しさえ個人で1台は置けないと言われました。
共用になりそうです。
打ち合わせなり、パソコン作業なり、社内で固定の場所がないのでいつも使う文房具などを持ち運びたいのです。
また会議等で場所を移動することもあるので、移動用に書類ボックスなどに一式必要なものを入れておこうかと思います。
このような会社にお勤めの方はどうされているのでしょうか？
なにか効率良い方法があったら教えて下さい。
・・・というかこんな会社は他にもあるんでしょうか（笑）？
ちなみに私の所属する部署だけがこのシステムです（外出が多いため）。
デスクレスワーカーの悩み：変化するオフィス環境への適応
今回の相談内容は、オフィス環境の変化に直面し、収納スペースの確保に苦労している方の悩みです。具体的には、個人のデスクや固定の収納スペースが廃止され、必要なものを持ち運びながら仕事をする必要が出てきたという状況です。これは、近年増えている「フリーアドレス」や「ABW（Activity Based Working）」といった新しい働き方の一環として導入されることもありますが、相談者にとっては、急な変化に対応しなければならないため、戸惑いや不便さを感じているようです。
特に、外出が多い部署であるため、必要なものを常に持ち運び、様々な場所で業務をこなす必要があり、効率的な仕事の進め方について模索している状況が伺えます。このような状況は、集中力の低下や、必要なものが見つからないことによる時間のロス、さらには心理的なストレスにもつながりかねません。
解決策：快適なデスクレスワークを実現するための具体的な方法
この章では、デスクレスワークを快適に進めるための具体的な方法を、収納術と仕事術の2つの側面から提案します。これらの方法を実践することで、持ち運びの負担を軽減し、必要なものをスムーズに取り出し、効率的に仕事を進めることができるようになります。
1. 持ち運びしやすい収納アイテムの選定と活用
まず、持ち運びやすさを重視した収納アイテムを選びましょう。キャスター付きの引き出しが使えなくなったとのことですので、以下のアイテムを検討してみてください。
- 多機能キャリーバッグ：書類、文房具、PC、周辺機器などをまとめて収納できるキャリーバッグは、移動が多い場合に非常に便利です。キャスター付きであれば、長距離の移動も楽になります。防水性や耐久性も考慮して選びましょう。
- 書類ボックス：A4サイズの書類やファイルを整理して収納できるボックスは、会議や外出時に必要な書類をまとめて持ち運ぶのに役立ちます。ファイルの種類や色分けによって、書類の検索性を高める工夫も重要です。
- ガジェットポーチ：PC周辺機器（マウス、USBメモリ、充電器など）を整理して収納できるポーチです。バッグの中で絡まったり、見失ったりすることを防ぎます。
- 文房具セット：必要な文房具をコンパクトにまとめたセットを用意しておくと、場所を選ばずすぐに作業に取りかかれます。ペンケース、付箋、クリップ、ハサミなど、用途に合わせて必要なものを厳選しましょう。
- モバイルモニター：PC作業が多い方は、モバイルモニターがあると作業効率が格段に向上します。薄型で軽量なモデルを選び、キャリーバッグに入れて持ち運びましょう。
これらのアイテムを選ぶ際には、以下の点を意識しましょう。
- 軽さ：持ち運びが頻繁になるため、アイテム自体の重さは重要です。
- 耐久性：頻繁な移動に耐えられるよう、丈夫な素材を選びましょう。
- 収納力：必要なものがすべて収納できる十分な容量があるか確認しましょう。
- 整理整頓のしやすさ：内部に仕切りやポケットがあるなど、整理整頓しやすい工夫がされているものがおすすめです。
2. デジタル化による書類の削減
書類のデジタル化は、物理的な収納スペースを減らすだけでなく、情報へのアクセスを容易にする効果もあります。
- スキャナーアプリの活用：スマートフォンやタブレットのカメラで書類をスキャンできるアプリを活用しましょう。EvernoteやGoogle Driveなどのクラウドサービスと連携することで、どこからでも書類にアクセスできるようになります。
- クラウドストレージの利用：Google Drive、Dropbox、OneDriveなどのクラウドストレージサービスを利用して、書類を安全に保管しましょう。
- ペーパーレス会議の推進：会議資料をデータで共有し、紙の資料を削減する取り組みを推進しましょう。
書類をデジタル化することで、物理的な収納スペースを大幅に削減し、持ち運びの負担を軽減できます。また、必要な情報を瞬時に検索できるため、業務効率も向上します。
3. 整理整頓の習慣化と情報管理の徹底
整理整頓の習慣を身につけることは、デスクレスワークにおいて非常に重要です。以下の点を意識しましょう。
- 定位置管理：すべてのアイテムに定位置を決め、使用後は必ず元の場所に戻す習慣をつけましょう。
- 不要なものの処分：定期的に書類や不要なものを整理し、処分する習慣をつけましょう。
- デジタルファイルの名前付けと整理：デジタルファイルにもわかりやすい名前を付け、フォルダ分けを徹底しましょう。
- 情報共有の徹底：チームメンバーとの情報共有を密にし、必要な情報をスムーズに共有できる環境を整えましょう。
整理整頓を習慣化することで、必要なものをすぐに探し出すことができ、時間のロスを減らすことができます。また、情報管理を徹底することで、情報共有がスムーズになり、チーム全体の業務効率が向上します。
4. オフィス内での場所の有効活用
固定席がない場合でも、オフィス内には様々なスペースがあります。それらを有効活用することで、快適なワークスペースを確保できます。
- フリースペースの利用：フリースペースや共有スペースを活用し、気分転換や集中したい時に場所を変えてみましょう。
- 会議室の活用：空いている会議室を利用して、一時的なワークスペースとして活用しましょう。
- ラウンジスペースの活用：ラウンジスペースで、軽い打ち合わせや休憩を取りながら、業務を進めるのも良いでしょう。
- パーテーションの活用：簡易的なパーテーションや間仕切りを活用して、パーソナルスペースを確保しましょう。
オフィス内の様々なスペースを有効活用することで、気分転換を図りながら、効率的に業務を進めることができます。
5. コミュニケーションと情報共有の促進
デスクレスワークでは、コミュニケーション不足が起こりやすいため、積極的に情報共有を行うことが重要です。
- コミュニケーションツールの活用：チャットツールやビデオ会議システムを活用して、チームメンバーとのコミュニケーションを活発に行いましょう。
- 情報共有プラットフォームの活用：社内Wikiや情報共有ツールを活用して、必要な情報をスムーズに共有しましょう。
- 定期的なチームミーティングの実施：定期的にチームミーティングを実施し、進捗状況や課題を共有しましょう。
コミュニケーションを活発にすることで、チームワークを強化し、業務の効率化を図ることができます。
成功事例：デスクレスワークを快適にこなす人々の工夫
実際に、デスクレスワークを快適にこなしている人々の成功事例を紹介します。これらの事例から、具体的な工夫やアイデアを学び、自身の働き方に活かしましょう。
事例1：ITコンサルタントAさんの場合
ITコンサルタントのAさんは、クライアント先への訪問が多く、常に移動が多い働き方をしています。彼は、キャスター付きの多機能キャリーバッグを愛用しており、PC、書類、文房具、充電器などをすべて収納しています。また、書類は極力デジタル化し、クラウドストレージで管理しています。会議の際には、iPad ProとApple Pencilを活用し、ペーパーレス会議を実践しています。Aさんは、「必要なものがすべてバッグに収まっているため、どこでもすぐに仕事に取りかかれる。デジタル化によって、情報へのアクセスも格段に速くなった」と話しています。
事例2：営業職Bさんの場合
営業職のBさんは、顧客との打ち合わせや外出が多く、オフィスにいる時間は少ないです。彼は、A4サイズの書類ボックスを愛用しており、顧客別のファイルや提案書、名刺などを整理して収納しています。また、文房具はコンパクトなペンケースにまとめ、必要な時にすぐに取り出せるようにしています。Bさんは、「書類ボックスのおかげで、必要な書類をすぐに取り出すことができ、顧客との打ち合わせがスムーズに進む。移動時間も有効活用できるようになった」と話しています。
事例3：プロジェクトマネージャーCさんの場合
プロジェクトマネージャーのCさんは、プロジェクトごとにチームが変わり、常に新しい環境で仕事をする必要があります。彼は、モバイルモニターとワイヤレスキーボードを愛用しており、カフェやコワーキングスペースでも快適に作業できるようにしています。また、プロジェクト管理ツールを活用し、チームメンバーとの情報共有を徹底しています。Cさんは、「モバイルモニターのおかげで、作業効率が格段に向上した。チームとの情報共有がスムーズになり、プロジェクトの進行もスムーズになった」と話しています。
専門家からのアドバイス：デスクレスワークを成功させるための心構え
キャリアコンサルタントの視点から、デスクレスワークを成功させるための心構えについてアドバイスします。
- 自己管理能力の向上：時間管理、タスク管理、情報管理など、自己管理能力を向上させることが重要です。
- 柔軟な対応力：変化する状況に柔軟に対応できる能力を身につけましょう。
- コミュニケーション能力の強化：チームメンバーとのコミュニケーションを密にし、情報共有を積極的に行いましょう。
- 問題解決能力の向上：問題が発生した場合、自ら解決策を見つけ出す能力を身につけましょう。
- 自己成長への意欲：常に新しい知識やスキルを学び、自己成長を追求する意欲を持ちましょう。
これらの心構えを持つことで、デスクレスワークにおける様々な課題を乗り越え、キャリアアップにつなげることができます。
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まとめ：変化に対応し、快適なデスクレスワークを実現するために
この記事では、オフィス環境の変化に対応し、快適なデスクレスワークを実現するための方法を解説しました。持ち運びしやすい収納アイテムの選定、書類のデジタル化、整理整頓の習慣化、オフィス内での場所の有効活用、コミュニケーションと情報共有の促進など、具体的な方法を実践することで、デスクレスワークにおける課題を解決し、効率的に仕事を進めることができます。
また、成功事例や専門家からのアドバイスを参考に、自身の働き方を見直し、自己管理能力や問題解決能力を向上させることで、キャリアアップにつなげることができます。オフィス環境の変化は、私たちに新しい働き方を模索する機会を与えてくれます。積極的に変化を受け入れ、自分らしい働き方を見つけていきましょう。