取引先との商談前の連絡、どこまですべき？営業経験者が陥りやすいビジネスマナーの疑問を解決！
取引先との商談前の連絡、どこまですべき？営業経験者が陥りやすいビジネスマナーの疑問を解決！
この記事では、営業職として転職したあなたが、取引先との商談前の連絡について抱える疑問に焦点を当てます。特に、社内の先輩からの指摘と、これまでのあなたの経験とのギャップに戸惑い、ビジネスマナーの基準に迷っている状況を理解し、具体的な解決策を提示します。この記事を読むことで、あなたは自信を持って取引先とのコミュニケーションを図り、円滑なビジネス関係を築けるようになるでしょう。
取引先（たまにしか会わない社内の方も含む）との商談前の連絡について教えてください。
その日は、社内の取締役の方と午後から一対一でミーティングの予定でした。
各々出勤場所が違うため、毎朝９時過ぎに、その取締役に出勤連絡を電話にて行います。
その際に、「今日は１３時からミーティングですね。よろしくお願いします。」と時間の確認をしました。
そして、都内→都内（徒歩と電車で４５分程度）と移動し、社内の休憩室でご飯を食べ、５分前にミーティング場所に着席しました。
すると翌日、先輩から下記の事項を指摘されました。
・午前中に居た場所から、取締役に出発連絡（「今から○○を出るので、 ○時△分頃そちらに到着予定です。」）をしましたか？
・ミーティング場所の最寄り駅に着いてから、到着予告（「今○○駅についたので あと○○分でミーティング場所に到着します。」）と連絡しましたか？
私は素直に、どちらもしていないと答えました。
すると、上記の連絡は両方するのが社会人の常識で、 最低でもどちらかはするべきだと怒られてしまいました。
今年に入って営業職で転職しました（営業経験５年以上）。
現在まで（営業職で無い時も含め）先輩と同行していても、逆に先方が訪問してくれる場合でも 上記のようにマメな連絡をされている方を見たことがありませんでした。
また、普段から人の上げ足を取るような先輩（営業職では無い）の発言だったので素直に聞き入れられないのと、 ビジネスマナーのサイトの探し方が悪かったのか、掲載を見つけられませんでした。
長文になってしまい、申し訳ありません。 ご存じの方がいらっしゃいましたら、アドバイスをお願いします。
営業職として新たなキャリアをスタートさせたあなたが、社内外とのコミュニケーションにおけるビジネスマナーについて疑問を抱くのは自然なことです。特に、これまでの経験と異なる指摘を受けた場合、どちらが正しいのか、どのように対応すれば良いのか迷ってしまうでしょう。この記事では、あなたの疑問を解消するために、具体的なケーススタディと、今日から実践できる対策を提示します。
1. なぜ連絡が必要なのか？ビジネスにおけるコミュニケーションの重要性
ビジネスマナーにおける連絡は、単なる形式的なものではありません。それは、相手への敬意を示し、信頼関係を築き、スムーズなコミュニケーションを促すための重要な手段です。特に、相手が社内の取締役や取引先といった重要な人物である場合、連絡の有無があなたの評価に大きく影響することもあります。
- 信頼関係の構築: 連絡は、相手に「あなたを大切に思っている」というメッセージを伝える手段となります。
- 情報共有: 到着時間の遅延など、万が一の事態が発生した場合に、事前に連絡を入れておくことで、相手に不快感を与えずに済みます。
- 効率的な時間管理: 連絡を通じて、相手との認識のズレをなくし、ミーティングをスムーズに進めることができます。
2. 具体的なケーススタディ：状況別の連絡のポイント
今回のケースでは、社内の取締役とのミーティングにおける連絡について疑問が提示されています。状況に応じて、どのような連絡が必要なのか、具体的に見ていきましょう。
2-1. 出発前の連絡
出発前の連絡は、相手に「これから向かいます」という意思表示をするものです。特に、移動時間が長く、交通機関の遅延などが起こりやすい場合は、出発前に連絡を入れることで、相手に安心感を与えることができます。
- 連絡内容: 「○○（場所）から、〇時に出発します。〇時〇分頃に到着予定です。」といったように、具体的な場所と到着予定時間を伝えます。
- 連絡のタイミング: 移動手段や距離にもよりますが、遅くとも出発直前には連絡を入れるようにしましょう。
- 連絡手段: 電話、メール、またはチャットツールなど、相手が最も確認しやすい方法で連絡します。
2-2. 到着前の連絡
到着前の連絡は、相手に「もうすぐ到着します」ということを伝えるものです。これにより、相手はあなたの到着に合わせて準備をすることができます。
- 連絡内容: 「〇〇駅に到着しました。〇分後にそちらに伺います。」といったように、具体的な場所と到着までの時間を伝えます。
- 連絡のタイミング: ミーティング開始時刻の5～10分前には連絡を入れるようにしましょう。
- 連絡手段: 電話、メール、またはチャットツールなど、相手が最も確認しやすい方法で連絡します。
2-3. 遅延が発生した場合の連絡
万が一、交通機関の遅延などで到着が遅れる場合は、必ず事前に連絡を入れましょう。その際、遅延の理由と、正確な到着時間を伝えることが重要です。
- 連絡内容: 「〇〇（交通機関）の遅延により、〇分遅れて到着する見込みです。大変申し訳ございません。」といったように、遅延の理由と到着時間を伝えます。
- 連絡のタイミング: 遅延が判明した時点で、直ちに連絡を入れましょう。
- 連絡手段: 電話が望ましいですが、状況に応じてメールやチャットツールも活用します。
- お詫びの言葉: 遅延によって相手に迷惑をかけることを理解し、丁寧にお詫びの言葉を添えましょう。
3. 営業経験者が陥りやすい落とし穴と対策
営業職の方は、社内外問わず多くの人と接する機会が多く、コミュニケーション能力が高い傾向にあります。しかし、その一方で、ビジネスマナーに対する意識が薄れてしまうこともあります。ここでは、営業経験者が陥りやすい落とし穴と、その対策について解説します。
- 落とし穴1： 相手との関係性によって、連絡を省略してしまう。
- 対策： 相手との関係性に関わらず、重要なミーティングや商談の前には、必ず連絡を入れるように心がけましょう。
- 落とし穴2： 連絡のタイミングを逃してしまう。
- 対策： スケジュール管理ツールなどを活用し、事前に連絡のタイミングを把握しておきましょう。
- 落とし穴3： 連絡内容が簡素すぎる。
- 対策： 相手に正確な情報を伝えるために、具体的な場所、時間、到着予定などを明確に伝えましょう。
4. ビジネスマナーを向上させるための具体的なステップ
ビジネスマナーは、知識だけでなく、実践を通して身につけるものです。ここでは、ビジネスマナーを向上させるための具体的なステップを紹介します。
- ステップ1： ビジネスマナーに関する書籍やウェブサイトで、基本的な知識を学ぶ。
- おすすめ書籍： 「できる大人のマナー講座」など、具体的な事例を交えて解説されているものがおすすめです。
- おすすめウェブサイト： 企業のビジネスマナーに関する情報を提供しているサイトや、ビジネス系のブログなどを参考にしましょう。
- ステップ2： 実際の場面を想定したロールプレイングを行う。
- 練習相手： 同僚や友人、家族などに協力してもらい、様々な状況を想定して練習しましょう。
- フィードバック： 練習後には、客観的な視点からのフィードバックを受け、改善点を見つけましょう。
- ステップ3： 積極的に実践し、フィードバックを受け、改善を繰り返す。
- 実践の場： 社内でのミーティングや、取引先との商談など、様々な場面で積極的に実践しましょう。
- フィードバックの収集： 上司や同僚、取引先などから、積極的にフィードバックを求めましょう。
- 改善： フィードバックを参考に、自身の行動を改善し、より洗練されたビジネスマナーを身につけましょう。
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5. まとめ：ビジネスマナーは、あなたのキャリアを加速させる
この記事では、営業職のあなたが抱えるビジネスマナーに関する疑問を解決するために、具体的なケーススタディと、今日から実践できる対策を提示しました。ビジネスマナーは、単なる形式的なものではなく、あなたのキャリアを加速させるための重要な要素です。積極的に学び、実践し、改善を繰り返すことで、あなたは自信を持って社内外とのコミュニケーションを図り、円滑なビジネス関係を築けるようになるでしょう。
今回のケースでは、先輩からの指摘に対して戸惑いを感じたかもしれませんが、それを成長の機会と捉え、積極的にビジネスマナーを学び、実践していくことで、あなたのキャリアはさらに大きく飛躍するはずです。ぜひ、この記事で得た知識を活かし、今後のビジネスシーンで活躍してください。