社用車貸与で会社と従業員を守る！知っておくべき問題点と対策を徹底解説
社用車貸与で会社と従業員を守る！知っておくべき問題点と対策を徹底解説
この記事では、従業員に社用車を貸与する際に企業が直面する可能性のある問題点と、それに対する具体的な対策について解説します。特に、中小企業の経営者や人事担当者が抱える疑問や不安を解消し、安心して社用車制度を導入・運用できるよう、法的側面や実務的な注意点に焦点を当てています。社用車に関する法的責任、事故時の対応、車両管理、そして従業員の安全を守るためのポイントを詳しく解説し、企業の円滑な運営をサポートします。
まず、今回の相談内容を見ていきましょう。
小さな個人事業の会社を経営しております。現状、従業員には自分のマイカー（自家用車）を営業車として使用してもらっています。その代わりに会社が毎月３万円を維持費として支給しています。この３万円で、保険、税金、車検、駐車場などの費用を賄って下さい、ということです。ガソリン代も走行距離により別途支給しています。しかし、求人に応募してきた人に面接時にそのことを説明すると、「マイカーがないので」との理由で入社を辞退されるケースも少なくありません。そのため、安い中古車を購入し社用車として従業員に貸与することも検討しています。その貸与した車で通勤・営業を行い、維持費・ガソリン代は全て会社負担、もちろん、私用での社用車の使用は禁止です。
そこで、知りたいのが、従業員に社用車を貸与した場合の問題点です。
例えば、
- 業務使用中に事故が起きた場合、会社の責任になるのか？責任になるのなら、事故の相手への賠償も行うのか？
- 業務使用中に事故が起きた場合、修理費や保険の免責費用・次年度の増額分を従業員に負担させることはできるのか？
- 私用走行で事故を起こした場合、会社の責任になるのか？それとも、業務外の事故なので従業員の責任になるのか？
- 業務使用中に故障した場合、その修理費を従業員に負担させることはできるのか？
- 従業員が社用車を自宅の車庫に保管している間に車にイタズラをされたら、従業員に修理費を負担させることはできるのか？
- 社用車を従業員の自宅（又は近くの駐車場）に保管する場合、車の所有者名義は会社、使用者名義は従業員、とすることで車庫証明をとれるのか？それとも、車庫証明は会社の所在地（又は近くの駐車場）にする必要があるのか？
- 車内での喫煙を禁止してもいいのか？
また、「できればマイカーの営業使用は控えた方が無難」とよく言われる理由は何でしょうか？
どなたか、ご存知の方がいましたら、教えて下さい。
1. 社用車貸与のメリットとデメリット
社用車を貸与することは、企業と従業員双方にメリットとデメリットをもたらします。これらの点を理解した上で、自社の状況に最適な選択をすることが重要です。
1.1. メリット
- 採用力の向上: 社用車があることで、マイカーを持っていない求職者も応募しやすくなり、採用の幅が広がります。
- 従業員の負担軽減: 従業員はマイカーの維持費や管理から解放され、業務に集中できます。
- 企業のイメージアップ: 従業員が会社の車を使用することで、企業の信頼性や組織としてのまとまりをアピールできます。
- 経費の管理: 車両管理を一元化することで、経費の透明性が高まり、管理が容易になります。
1.2. デメリット
- コストの増加: 車両の購入費、維持費（保険料、税金、車検費用など）、ガソリン代、修理費など、様々な費用が発生します。
- リスクの増大: 従業員による事故やトラブルが発生した場合、企業は法的責任を負う可能性があります。
- 管理の手間: 車両のメンテナンス、保険の手続き、事故対応など、管理業務が増えます。
- 従業員のモラルハザード: 車両を私的に利用する、不適切な運転をするなどのリスクがあります。
2. 社用車貸与における法的責任と対応
社用車を貸与する際には、企業の法的責任について理解しておく必要があります。事故が発生した場合、企業は様々な責任を負う可能性があります。
2.1. 業務中の事故
業務中に従業員が事故を起こした場合、原則として企業は使用者責任を負います。これは、従業員の行為によって他人に損害を与えた場合、企業はその損害を賠償する責任があるということです。また、運行供用者責任も問われる可能性があります。これは、自動車の運行によって生じた損害について、自動車の所有者または使用者も責任を負うというものです。
対策:
- 保険への加入: 対人・対物保険に加えて、搭乗者傷害保険や車両保険にも加入し、万が一の事故に備えましょう。
- 安全運転教育の実施: 定期的に安全運転講習を実施し、従業員の運転技術と安全意識を高めましょう。
- 運転日報の作成: 運転記録を残し、運転状況を把握することで、事故のリスクを軽減できます。
- 事故対応マニュアルの作成: 事故発生時の対応手順を明確にし、従業員が迅速かつ適切に対応できるようにしましょう。
2.2. 私用中の事故
私用中に従業員が事故を起こした場合、原則として企業の責任は問われません。ただし、企業が私的使用を黙認していた場合や、車両の管理に問題があった場合は、責任を問われる可能性もあります。
対策:
- 私的使用の禁止: 就業規則や社内規定で、社用車の私的使用を明確に禁止しましょう。
- GPS管理: GPSを搭載し、車両の利用状況を把握することで、私的使用を抑止できます。
- 定期的な点検: 車両の状態を定期的に点検し、安全な状態を維持しましょう。
2.3. 修理費や免責事項
業務中の事故で車両が損傷した場合、修理費や保険の免責費用を従業員に負担させることは、原則として認められません。ただし、従業員に故意または重大な過失があった場合は、一部負担を求めることも可能です。就業規則などで、負担に関する規定を明確にしておくことが重要です。
対策:
- 就業規則の整備: 修理費や免責事項に関する規定を明確にし、従業員に周知しましょう。
- 免責事項の説明: 保険の内容や免責事項について、従業員に丁寧に説明し、理解を深めましょう。
- 公平な対応: 事故の状況に応じて、公平かつ適切な対応を心がけましょう。
3. 車両管理と従業員への対応
社用車の適切な管理は、企業の安全と円滑な運営に不可欠です。車両管理の具体的な方法と、従業員への対応について解説します。
3.1. 車両管理の方法
- 車両の選定: 業務内容に適した車種を選びましょう。燃費性能や安全性能も考慮し、コストパフォーマンスの高い車両を選びましょう。
- メンテナンス: 定期的な点検・整備を行い、車両の状態を良好に保ちましょう。点検記録をきちんと管理し、メンテナンスの時期を把握しましょう。
- ガソリン管理: ガソリンカードを発行し、給油記録を管理しましょう。不正使用を防止するため、利用状況を定期的に確認しましょう。
- 保険管理: 保険の加入状況や更新時期を管理し、適切な保険に加入しましょう。万が一の事故に備え、保険の内容を把握しておきましょう。
- 運転記録: 運転日報を作成し、運転時間や走行距離を記録しましょう。運転状況を把握し、安全運転を促進しましょう。
3.2. 従業員への対応
- 就業規則の整備: 社用車の利用に関するルールを就業規則に明記し、従業員に周知しましょう。私的使用の禁止、運転時の注意点、事故発生時の対応などを明確にしましょう。
- 安全運転教育: 定期的に安全運転講習を実施し、従業員の安全運転意識を高めましょう。交通ルールや運転技術だけでなく、危険予測能力も向上させましょう。
- 車両の貸与・返却: 車両の貸与・返却の手続きを明確にし、記録を残しましょう。車両の引き渡し時に、車両の状態を確認し、記録を残しましょう。
- 事故対応: 事故が発生した場合は、速やかに対応し、従業員をサポートしましょう。事故の状況を把握し、適切な保険会社への連絡や、警察への届け出を行いましょう。
- コミュニケーション: 従業員とのコミュニケーションを密にし、車両に関する疑問や不安を解消しましょう。定期的な面談やアンケートを実施し、意見を吸い上げましょう。
4. 車庫証明と保管場所
社用車の保管場所についても、適切な対応が必要です。車庫証明の手続きや、保管場所の確保について解説します。
4.1. 車庫証明の手続き
社用車の車庫証明は、原則として会社の所在地または使用者の住所地（従業員の自宅など）の管轄警察署で取得する必要があります。使用者の住所地で申請する場合、従業員の承諾を得て、保管場所使用承諾証明書を作成する必要があります。
手続きの流れ:
- 必要書類の準備: 車庫証明申請書、保管場所標章交付申請書、保管場所の所在図・配置図、保管場所使用承諾証明書（賃貸の場合）、印鑑証明書などを用意します。
- 申請書の作成: 必要事項を記入し、管轄警察署に提出します。
- 審査: 警察署による審査が行われます。
- 車庫証明の交付: 審査後、車庫証明が交付されます。
4.2. 保管場所の確保
社用車の保管場所は、適切な場所に確保する必要があります。従業員の自宅に保管する場合は、駐車スペースがあることを確認し、近隣住民への配慮も必要です。会社の駐車場を利用する場合は、十分なスペースを確保し、車両の出し入れがしやすいように配置しましょう。
注意点:
- 道路への駐車禁止: 道路上に駐車することは、法律で禁止されています。
- 近隣への配慮: 保管場所が近隣住民の迷惑にならないように配慮しましょう。
- 防犯対策: 車両の盗難やいたずらを防ぐため、防犯対策を講じましょう。
5. 車内での喫煙について
社用車内での喫煙は、企業の判断で禁止することができます。喫煙による健康への影響や、車両の劣化、臭いなどを考慮し、就業規則や社内規定で明確に規定しましょう。
メリット:
- 健康への配慮: 従業員の健康を守ることができます。
- 車両の維持: 車内の汚れや臭いを防ぎ、車両の価値を維持できます。
- イメージアップ: 禁煙の企業として、社会的なイメージを向上させることができます。
対策:
- 就業規則の規定: 就業規則で、車内での喫煙を禁止することを明記しましょう。
- 周知徹底: 従業員に周知し、理解を求めましょう。
- 罰則規定: 違反者に対する罰則を明確にしましょう。
- 喫煙場所の確保: 車内での喫煙を禁止する場合、会社敷地内に喫煙場所を設けるなどの配慮も必要です。
6. マイカーの営業使用を避ける理由
マイカーを営業に使用することを避ける理由は、主に以下の3点です。
- 法的責任: 業務中の事故が発生した場合、企業は使用者責任を負う可能性があります。マイカーの場合、車両の管理責任が曖昧になりやすく、法的責任が複雑化する可能性があります。
- 車両管理の煩雑さ: 車両のメンテナンスや保険の手続きなど、管理業務が煩雑になります。マイカーの場合、従業員に管理を委ねることになり、企業の管理が行き届かない可能性があります。
- コストの増加: 車両の維持費やガソリン代などを会社が負担する場合、コストが増加します。マイカーの場合、費用の透明性が低く、不正利用のリスクもあります。
これらの理由から、社用車の貸与は、企業と従業員双方にとって、より安全で効率的な選択肢と言えるでしょう。
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7. まとめ
社用車の貸与は、企業と従業員双方にメリットをもたらす可能性がありますが、法的責任や管理上の注意点も多く存在します。この記事で解説した内容を参考に、自社の状況に最適な社用車制度を構築し、安全で効率的な車両管理を実現しましょう。万が一の事故に備え、保険への加入、安全運転教育の実施、運転記録の管理など、様々な対策を講じることが重要です。また、就業規則や社内規定を整備し、従業員に周知徹底することで、トラブルを未然に防ぎ、円滑な運営をサポートできます。