新卒必見！書類のメール送信、これで完璧！件名・本文の書き方から、非常識にならない送り方の完全ガイド

新卒で入社が決まり、最初の書類対応でつまずいてしまうことはよくあります。この記事では、新卒で入社した会社から送られてきた書類に関する疑問、

至急です。新卒で入社した会社から書類をいただき、確認した後付属の書類受領書にサインして返送してくださいと言われました。質問は下記です

PDF化してメールでも可能ですと書かれているのでメールで送信したいのですが、どのような内容で送信すると良いでしょうか？件名と本文の具体的な例を教えてほしいです。
メールは営業時間外に送信しても大丈夫でしょうか？
仕事用のメアドをいただいていないため、個人のアドレスから相手のメアドにメールを送る事になってしまうのですが、iCloudかGmailのメアドで大丈夫でしょうか？

について、あなたのキャリアを応援する転職コンサルタントが、具体的な例文を交えながら、丁寧にお答えします。新社会人として、最初の印象を良くし、スムーズなスタートを切るためのメールの送り方をマスターしましょう。

1. 書類送付メールの基本：件名と本文の書き方

書類の送付は、あなたの最初のビジネスコミュニケーションとなります。丁寧で正確なメールを作成し、相手に好印象を与えましょう。ここでは、件名と本文の具体的な書き方と、好印象を与えるためのポイントを解説します。

1.1 件名の重要性：一目で内容がわかるように

件名は、メールを開封してもらうための最初の関門です。件名を見ただけで、どのような内容のメールなのか、相手にすぐに理解してもらえるように工夫しましょう。具体的には、以下の3つの要素を含めることをおすすめします。

会社名：送信先の会社名を明記します。「〇〇株式会社」のように正式名称で記載しましょう。
氏名：自分の氏名を記載します。フルネームで記載することで、誰からのメールか相手に明確に伝わります。
書類名：送付する書類名を具体的に記載します。「書類受領書」や「〇〇に関する書類」など、書類の内容がわかるようにしましょう。

これらの要素を組み合わせることで、相手はメールを開封する前に、内容を把握できます。例えば、以下のような件名が考えられます。

件名の例

件名：〇〇株式会社　〇〇（氏名）様　書類受領書のご送付
件名：〇〇株式会社　〇〇（氏名）　〇〇に関する書類のご確認

1.2 本文の書き方：丁寧な言葉遣いを心がける

本文では、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手への敬意を示しましょう。具体的には、以下の3つのポイントを押さえてください。

宛名：会社名と担当者名を記載します。担当者名がわからない場合は、「〇〇株式会社　人事部ご担当者様」のように記載しましょう。
挨拶：時候の挨拶と、書類送付の旨を簡潔に伝えます。
本文：書類の内容、送付方法、確認のお願いなどを具体的に記載します。署名も忘れずに行いましょう。

本文の例文

〇〇株式会社
人事部　〇〇様

いつもお世話になっております。
この度は、書類受領書をご送付いただき、誠にありがとうございます。

添付ファイルにて書類受領書をお送りいたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご査収いただけますと幸いです。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

—————————————————–
〇〇大学　〇〇（氏名）
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇@example.com
—————————————————–

2. メール送信のタイミング：営業時間外でも大丈夫？

メールを送信するタイミングは、相手に失礼のないように配慮する必要があります。特に、営業時間外に送信する場合は、注意が必要です。ここでは、メール送信のタイミングに関する2つのポイントを解説します。

2.1 営業時間内の送信が基本

基本的には、相手の営業時間内にメールを送信することが望ましいです。一般的に、企業の営業時間は、平日の9時から18時頃までです。この時間帯に送信することで、相手はすぐにメールを確認し、対応することができます。

2.2 営業時間外に送信する場合の注意点

やむを得ず営業時間外にメールを送信する場合は、以下の点に注意しましょう。

翌営業日に確認してもらうことを前提とする：営業時間外に送信したメールは、相手がすぐに確認できない可能性があります。そのため、翌営業日に確認してもらうことを前提として、焦らずに待ちましょう。
緊急性の高い場合は、電話で連絡する：もし、緊急性の高い内容で、すぐに確認してほしい場合は、メール送信後に電話で連絡し、メールを確認してもらうように依頼しましょう。
深夜の送信は避ける：深夜にメールを送信すると、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。深夜の送信は避け、早朝に送信するか、翌営業日の開始時間に送信するようにしましょう。

3. 個人用メールアドレスの使用：iCloudやGmailでも問題ない？

新卒の場合、会社のメールアドレスが付与される前に、個人のメールアドレスを使用することがあります。この場合、iCloudやGmailなどの個人用メールアドレスを使用しても問題ありません。ただし、いくつかの注意点があります。

3.1 個人用メールアドレスを使用する際の注意点

メールアドレスの印象：個人用メールアドレスを使用する場合、メールアドレスの印象が重要になります。ビジネスシーンにふさわしい、シンプルなメールアドレスを使用しましょう。例えば、「名前.苗字@gmail.com」のように、自分の名前がわかるアドレスがおすすめです。
署名の設定：メールには、必ず署名を記載しましょう。署名には、氏名、所属、連絡先などを記載します。これにより、相手にあなたの情報を伝えることができ、信頼性を高めることができます。
丁寧な言葉遣い：個人用メールアドレスを使用する場合でも、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。ビジネスメールのマナーを守り、相手に失礼のないように注意しましょう。

3.2 署名の書き方

署名には、以下の情報を記載しましょう。

署名の例

4. ファイル添付時の注意点：ファイル形式と容量

書類をメールで送付する際、ファイル添付の方法にも注意が必要です。相手に迷惑をかけないように、ファイル形式や容量、セキュリティに配慮しましょう。

4.1 ファイル形式：PDFが基本

書類を送付する際のファイル形式は、PDF（Portable Document Format）が基本です。PDFは、ファイルを開く環境に左右されず、レイアウトが崩れる心配がありません。また、セキュリティ面でも優れており、改ざん防止やパスワード設定が可能です。

4.2 ファイル容量：容量制限に注意

メールには、ファイル容量の制限があります。一般的に、1通のメールで送れるファイル容量は、2MBから10MB程度です。大きなファイルを送付する場合は、以下の方法を検討しましょう。

ファイルを圧縮する：ファイルをZIP形式に圧縮することで、ファイル容量を小さくすることができます。
ファイル転送サービスを利用する：大容量のファイルを送付する場合は、ギガファイル便などのファイル転送サービスを利用しましょう。

4.3 セキュリティ：パスワード設定の検討

重要な書類を送付する場合は、セキュリティ対策として、パスワードを設定することをおすすめします。パスワードを設定することで、万が一、ファイルが第三者に漏洩した場合でも、内容を保護することができます。パスワードは、メールとは別の方法で相手に伝えましょう。

5. 返信メールのマナー：迅速かつ丁寧な対応を

相手からメールを受け取ったら、迅速かつ丁寧な対応を心がけましょう。返信メールのマナーを守ることで、相手との良好な関係を築くことができます。

5.1 返信のタイミング：24時間以内の返信を心がける

メールを受け取ったら、24時間以内に返信することを心がけましょう。返信が遅れると、相手に不安を与えてしまう可能性があります。やむを得ず返信が遅れる場合は、その旨を相手に伝えましょう。

5.2 返信の基本：件名と本文の構成

返信する際は、以下の点に注意しましょう。

件名：件名には、元のメールの件名に「Re:」を付けて返信します。
宛名：相手の会社名、部署名、氏名を記載します。
挨拶：感謝の言葉や、返信が遅れたことへのお詫びなどを記載します。
本文：相手からの質問に対する回答や、依頼事項への対応などを具体的に記載します。
署名：自分の氏名、所属、連絡先などを記載します。

5.3 引用：引用元の内容を明確に

相手からのメールの内容を引用する場合は、引用元を明確にしましょう。引用部分の前に「>」を付けたり、色を変えたりすることで、引用部分がわかりやすくなります。

6. その他のビジネスメールマナー：基本をマスター

ビジネスメールには、基本的なマナーがあります。これらのマナーを守ることで、相手に好印象を与え、円滑なコミュニケーションを図ることができます。

6.1 正しい言葉遣い

ビジネスメールでは、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。尊敬語、謙譲語、丁寧語を使い分け、相手への敬意を示しましょう。また、誤字脱字にも注意し、読みやすい文章を心がけましょう。

6.2 簡潔な文章

長文は避け、簡潔でわかりやすい文章を心がけましょう。要点を絞り、簡潔に伝えることで、相手の時間を無駄にしません。段落を分けたり、箇条書きを活用したりするのも効果的です。

6.3 誤字脱字のチェック

メールを送信する前に、必ず誤字脱字をチェックしましょう。誤字脱字は、相手に不快感を与え、あなたの評価を下げる可能性があります。メールソフトの校正機能や、第三者によるチェックを活用するのもおすすめです。

7. よくある質問と回答：疑問を解消

新卒の書類対応に関する、よくある質問とその回答をまとめました。疑問を解消し、自信を持って書類対応を行いましょう。

Q1：メールの返信は、どのくらいの時間でするのが適切ですか？

A1：24時間以内の返信を心がけましょう。遅れる場合は、その旨を相手に伝えましょう。

Q2：署名には、どのような情報を記載すれば良いですか？

A2：氏名、所属、連絡先（電話番号、メールアドレス）を記載しましょう。

Q3：添付ファイルの容量制限はありますか？

A3：メールの容量制限は、2MBから10MB程度です。大きなファイルを送付する場合は、ファイル圧縮やファイル転送サービスを利用しましょう。

Q4：個人用メールアドレスで、会社の書類を送っても良いですか？

A4：会社のメールアドレスが付与されるまでは、個人用メールアドレスを使用しても問題ありません。ただし、ビジネスシーンにふさわしい、シンプルなメールアドレスを使用し、署名を必ず記載しましょう。

Q5：メール送信後、相手から返信がこない場合は、どうすれば良いですか？

A5：数日待っても返信がない場合は、電話で確認するか、再度メールを送信してみましょう。

8. まとめ：新卒の書類対応をスムーズに

新卒の書類対応は、あなたの社会人としての第一歩です。この記事で解説した、メールの書き方、送信のタイミング、ファイル添付、返信のマナーなどを参考に、スムーズな書類対応を行いましょう。丁寧なコミュニケーションを心がけ、良いスタートを切ってください。

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9. 困ったときの対処法：更なるステップアップのために

書類対応で困ったことがあれば、一人で悩まずに、周囲の人に相談しましょう。先輩社員や上司に相談することで、的確なアドバイスをもらえます。また、インターネット検索や書籍で情報を収集することも有効です。

9.1 周囲への相談

困ったことがあれば、積極的に周囲に相談しましょう。先輩社員や上司は、あなたの経験不足を理解し、親身になって相談に乗ってくれます。また、同僚や同期にも相談することで、互いに助け合い、成長することができます。

9.2 情報収集

インターネット検索や書籍で、ビジネスメールのマナーや、書類作成に関する情報を収集しましょう。信頼できる情報源から情報を得ることで、正しい知識を身につけることができます。また、企業のウェブサイトや、人事部の情報を参考にすることも有効です。

9.3 専門家への相談

どうしても解決できない場合は、キャリアコンサルタントなどの専門家に相談するのも一つの方法です。専門家は、あなたの状況に合わせて、具体的なアドバイスをしてくれます。また、転職に関する相談も可能です。

10. 今後のキャリアを考える：更なる成長のために

新卒で入社した会社で、どのようにキャリアを積んでいくかを考えることも重要です。自分の強みや興味関心を見つけ、キャリアプランを立てましょう。また、スキルアップや資格取得を目指し、自己成長を続けることも大切です。

10.1 キャリアプランの作成

自分の将来像を描き、キャリアプランを作成しましょう。キャリアプランを作成することで、目標が明確になり、モチベーションを維持することができます。また、定期的に見直し、状況に合わせて修正することも重要です。

10.2 スキルアップと資格取得

仕事に必要なスキルを習得し、資格を取得することで、キャリアアップにつながります。積極的に研修に参加したり、自己学習をしたりして、スキルアップを目指しましょう。また、資格取得は、あなたの専門性を証明する有効な手段です。

10.3 自己成長の継続

常に自己成長を意識し、新しい知識やスキルを習得し続けることが大切です。積極的に新しいことに挑戦し、経験を積むことで、人間的にも成長することができます。また、自分の興味関心に基づいて、学習を続けることも重要です。

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