20代事務員が悩む！39歳部下の「ヤバい」言動を改善する！今日からできる指導術
20代事務員が悩む！39歳部下の「ヤバい」言動を改善する！今日からできる指導術
あなたは、地方の零細企業で事務系総合職として働く20代女性。1年前に採用した39歳の部下（男性）の指導方針について悩んでいますね。学歴や職務経験を問わない企業文化の中で、部下の言動がビジネスの場にそぐわず、どのように指導すれば良いか頭を悩ませている状況です。
私は地方零細企業で事務系総合職として勤務している20代女です。
1年前に入社した部下（アラフォー男性）に対する指導方針で悩んでいます。
弊社は零細中小企業で取締役は全員高卒です。そのため、採用の際も学歴は問わず、ポテンシャル重視の採用を行っています。
私自身も大した学歴はなく、専門学校を卒業後、地元企業で3年半勤務した後。中途採用で弊社に入社しました。
入社して5年が経過し、新人の指導を任されることが多くなりましたが、あまりにも常識のない部下の指導方針で悩んでいます。
部下について
- 39歳、実家暮らし、未婚
- ベビースモーカーで1.5時間に1度離席
- 社交的な印象。面接時は明るい性格を評価され入社
- ただし、すごくコミュ力があるわけではない。
- 職種は営業事務
指導をする中であり得ないと感じた点は多々ありますが、簡潔にまとめると以下の通りです。
- 消費税の計算ができない。
→本人曰く「やり方教わってないんでわからないです。」
- 敬語が使えない。
1番びっくりした取引先（お客様）との会話
「じゃあ、それ〇日までにやっといてくださいね〜」
- 計算ができない
これは消費税の計算ができない点にも通じますが、〇〇円の15%の算出を依頼したところ、〇〇円割る15で計算していました。
- ビジネスメールが作成できない。
メールの文面が常に話し口調。友達同士のラインのような文章
単純に今までちゃんと勉強してこなかったんだろうな、ちゃんとした会社で責任を持って勤務したことがないのだろうなという印象です。
もちろんその都度指導はしますが、私自身の心情としては、なんで10歳も年上にいちいちこんなこと指導しなきゃいけないんだろう。小学校の先生になったつもりはないんだけどな、、、と思ってしまいます。
1番厄介なのは敬語の使い方についての指導です。
先方に対する態度が悪いわけではなく、本人はあくまでも丁寧に接しているつもりなのがとても厄介です。
本人は「です。ます。」を語尾につければ敬語だと思っている節があり、どのように指導すればよいか悩んでいます。
例えば、部下の場合、
契約書を先方から受け取ったときの対応として、
「契約書ありがとうございます。見ときますね〜」
→せめて、確認いたします。と言って欲しい。
契約書に不備があり、修正していただく必要があるとき
「ここ違いますよ！これは受けれないです。」
→せめて、お手数ですが修正をお願いいたします。くらい言って欲しい。
上記のように、声色はそこまで印象はキツくなく、人によってはあまり気にならない人もいるかもしれませんが、とてもビジネスシーンの言葉選びとは思えない言動です。
取引先は個人事業主や経営者が多く、どちらかといえばハイエンドな商材を取り扱っているので、いつか誰かの逆鱗に触れるのではないかとヒヤヒヤしてしまいます。
私自身もあまり言語に詳しいわけではないので、どのように指導すれば良いかわかりません。
どうかお力添えください。
この悩み、とてもよく分かります。年上の部下への指導は、年齢や経験の差から、どうしても難しさを感じることがありますよね。しかし、部下の成長は、チーム全体のパフォーマンス向上に繋がり、ひいてはあなたのキャリアアップにも繋がるはずです。この記事では、あなたの悩みを解決するために、具体的な指導方法と、部下との良好な関係を築くためのヒントを提案します。さあ、一緒に解決策を探っていきましょう！
1. なぜ部下の言動は「ヤバい」と感じるのか？原因を徹底分析
まず、部下の言動を「ヤバい」と感じる原因を深掘りしてみましょう。原因を理解することで、より効果的な指導方法が見えてきます。
1-1. コミュニケーション能力の不足
部下の言動は、ビジネスシーンにおける適切なコミュニケーション能力の欠如が主な原因です。具体的には、以下の点が挙げられます。
- 敬語の不適切さ:「ですます」調で敬語を使っているつもりでも、相手に失礼な印象を与えてしまうことがあります。これは、敬語の種類や使い分けを理解していないためです。
- 言葉遣いの稚拙さ:「〜しといてくださいね」のようなカジュアルな言葉遣いは、目上の人や取引先に対して不適切です。
- メール・文章力の不足:ビジネスメールの基本的な構成や、丁寧な表現方法を知らないため、相手に誤解を与えたり、不快感を与えてしまう可能性があります。
1-2. ビジネススキルの未熟さ
部下のビジネススキルが未熟であることも、問題の原因です。具体的には、以下の点が挙げられます。
- 計算能力の不足:消費税の計算など、基本的な計算能力が不足していると、業務に支障をきたすだけでなく、周囲からの信頼を損なう可能性があります。
- ビジネスマナーの欠如:契約書の受け渡し、修正依頼の際の対応など、基本的なビジネスマナーが身についていないと、取引先との関係悪化を招く可能性があります。
1-3. 経験と学習の不足
部下がこれまでの経験の中で、適切な指導や教育を受けてこなかった可能性も考えられます。また、自己学習の習慣がない場合、ビジネススキルやコミュニケーション能力の向上が遅れてしまうことがあります。
2. 今すぐできる！具体的な指導ステップ
部下の言動を改善するために、今日から実践できる具体的な指導ステップを紹介します。
2-1. 現状の把握と目標設定
まずは、部下の現状を正確に把握することから始めましょう。具体的には、以下のステップで進めます。
- 問題点の洗い出し:部下の言動で、具体的にどのような点が問題なのかをリストアップします。例えば、「敬語の間違い」「計算ミス」「メールの文章表現」など、具体的に記述しましょう。
- 目標設定:部下にどのような状態になってほしいのか、具体的な目標を設定します。例えば、「3ヶ月後には、ビジネスメールで上司や取引先に失礼のない文章を作成できるようになる」「6ヶ月後には、消費税の計算を正確にできるようになる」など、SMARTの法則（Specific:具体的、Measurable:測定可能、Achievable:達成可能、Relevant:関連性、Time-bound:期限付き）に沿って目標を設定すると効果的です。
- 自己分析:部下自身に、自分の強みと弱みを分析させます。自己分析を通して、自分の課題を客観的に認識させることが重要です。
2-2. 具体的な指導方法
目標を設定したら、具体的な指導方法を実践しましょう。以下に、効果的な指導方法をいくつか紹介します。
- ロールプレイング:部下とロールプレイングを行い、実際のビジネスシーンを想定した練習をします。例えば、電話応対、来客対応、取引先へのメール送信など、様々な場面を想定して練習することで、実践的なスキルを身につけることができます。
- フィードバック:部下の言動に対して、具体的なフィードバックを行います。良い点だけでなく、改善点も具体的に伝え、どのように改善すれば良いのかをアドバイスします。
- 例:「〇〇さんのメールは、丁寧な言葉遣いができていて、とても良いですね。ただ、『〇〇について』という件名だと、内容が分かりにくいので、『〇〇に関するお問い合わせ』のように、具体的にすると、相手に伝わりやすくなりますよ。」
- OJT（On-the-Job Training）:実際の業務を通して、部下に指導を行います。
- 消費税計算の指導例:
- 消費税の基本的な仕組みを説明する。
- 消費税の計算方法を、具体的な例を用いて解説する。
- 部下に実際に計算させ、間違った場合は、なぜ間違ったのかを丁寧に説明する。
- 繰り返し練習を行い、理解度を深める。
- 敬語指導の例:
- 敬語の種類（尊敬語、謙譲語、丁寧語）を説明する。
- それぞれの敬語の使い方を、具体的な例文を用いて解説する。
- 部下が敬語を使う場面を観察し、誤っている場合は、優しく訂正する。
- 正しい敬語を使った例文集を作成し、部下に配布する。
- 消費税計算の指導例:
- 研修の活用:必要に応じて、外部の研修やセミナーに参加させるのも効果的です。ビジネスマナー研修、コミュニケーション研修、PCスキル研修など、部下の課題に合わせた研修を選ぶと良いでしょう。
- 教材の活用:ビジネスメールの書き方、敬語の使い方、電話応対など、様々なテーマに関する教材を活用します。書籍、eラーニング、動画教材など、部下の学習スタイルに合わせて教材を選びましょう。
2-3. 継続的なサポート
指導は一度きりではなく、継続的に行うことが重要です。定期的に面談を行い、進捗状況を確認し、必要に応じて指導内容を修正しましょう。また、部下の良い点を見つけたら、積極的に褒めることで、モチベーションを高めることも大切です。
3. 良好な関係を築くためのコミュニケーション術
部下との良好な関係を築くことは、指導をスムーズに進める上で非常に重要です。以下の点を意識して、コミュニケーションを図りましょう。
- 傾聴:部下の話に耳を傾け、相手の気持ちを理解しようと努めましょう。相手が何を考えているのか、どのような悩みを抱えているのかを理解することで、より的確なアドバイスをすることができます。
- 共感:部下の気持ちに共感し、理解を示すことで、信頼関係を築くことができます。
- 例:「最初は、私も敬語の使い方に戸惑った経験があるんですよ。」
- 褒める:部下の良い点を見つけたら、積極的に褒めましょう。褒めることで、部下のモチベーションを高め、自己肯定感を高めることができます。
- 例:「〇〇さんのメールは、以前よりもずっと丁寧な言葉遣いになってきましたね。素晴らしいです！」
- 叱る:叱る際は、人格を否定するような言い方は避け、具体的な言動に対して、なぜ問題があるのかを丁寧に説明しましょう。
- 例:「〇〇さんが、お客様に『〜してくださいね』と話しているのを聞いて、少し心配になりました。お客様に対しては、『〜していただけますでしょうか』のように、丁寧な言葉遣いを心がけるようにしましょう。」
- オープンなコミュニケーション:部下との間で、オープンなコミュニケーションを心がけましょう。自分の考えや意見を積極的に伝え、部下からの質問にも丁寧に答えることで、信頼関係を深めることができます。
- プライベートな話題:業務以外のプライベートな話題を話すことも、良好な関係を築く上で効果的です。共通の趣味や興味を見つけ、会話をすることで、親近感を高めることができます。
4. 困ったときの対処法
指導がうまくいかない場合や、部下との関係がこじれてしまった場合は、以下の対処法を試してみましょう。
- 上司や同僚に相談する:一人で抱え込まず、上司や同僚に相談しましょう。第三者の意見を聞くことで、新たな視点が得られることがあります。
- 人事部に相談する:人事部には、従業員の教育や育成に関する専門知識があります。部下の指導について、アドバイスを求めることができます。
- コーチングやカウンセリング:必要に応じて、コーチングやカウンセリングを活用するのも有効です。専門家のアドバイスを受けることで、問題解決の糸口が見つかることがあります。
- 部署異動を検討する:どうしても改善が見られない場合は、部下の能力や適性に合った部署への異動を検討することも選択肢の一つです。
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5. まとめ｜部下の成長は、あなたの成長！
部下の指導は大変なこともありますが、部下の成長は、チーム全体のパフォーマンス向上に繋がり、あなたのキャリアアップにも繋がります。この記事で紹介した指導方法やコミュニケーション術を参考に、部下との良好な関係を築き、共に成長していきましょう。あなたの努力は、必ず実を結びます！