新卒営業が事務作業を断るには？お局様との関係を円滑にする交渉術を伝授
新卒営業が事務作業を断るには？お局様との関係を円滑にする交渉術を伝授
この記事では、新卒で営業職に就いたあなたが、事務作業を依頼してくる事務員との関係を良好に保ちながら、自分の業務に集中するための具体的な方法を解説します。特に、相手が勤続年数の長い「お局様」である場合に焦点を当て、角を立てずに、かつ効果的に断るための交渉術やコミュニケーションのコツを紹介します。
今年新卒で入社しました。職種は営業です。入社した当初は社内で研修をしたり、事務員さんがやっている事務作業をしつつ、営業の先輩に同行したりしていました。6月から私も営業で担当を持つようになり1人立ちするようになりました。
私の会社は営業マンは直行直帰をして会社には出社しないことがほとんどです。報告もPCなので出社する必要もなく、上司からどうしても必要な理由がない限り出社しないように言われています。ですが事務員さんは郵便物の処理や請求書の処理などで出社しているので、1人だちした今まで事務員さんからメールで「郵便物取りに行って」等連絡が入り、出張や外出等で断ると、誰も郵便物の対応をしない日が続いているそうです。わかりやすい例として郵便物を出しましたが、役割として事務員さんがすることを頼まれます。
正直、私は営業で1日外回りをしているので、コーヒーやお菓子の準備なんか自分たちでやってほしいなって思います。
新卒(新人)で営業員、事務員は勤続年金長いお局さんという組み合わせの場合、どうやって事務作業を断りますか？
新卒営業マンが直面する課題
新卒で営業職に就いたあなたは、期待と不安を胸に日々業務に励んでいることでしょう。しかし、配属された部署によっては、本来の業務以外に、先輩や他の部署からの頼まれごと、いわゆる「雑務」をこなさなければならない状況に直面することもあります。特に、今回のケースのように、事務員から事務作業を頼まれることは、営業活動に集中したいあなたにとって大きな悩みとなるはずです。
新卒の営業職が直面する主な課題を以下にまとめました。
- 業務時間の圧迫: 事務作業に時間を取られることで、本来注力すべき営業活動に費やす時間が減ってしまう。
- スキルアップの遅れ: 事務作業は、営業としてのスキル向上に直接的に貢献しないため、キャリア形成の妨げになる可能性がある。
- ストレスの増加: 断れない状況や、相手との関係性から、精神的な負担が増加し、仕事へのモチベーションが低下する恐れがある。
- キャリアパスへの影響: 雑務に追われることで、営業としての実績を上げにくくなり、昇進やキャリアアップの機会を逃す可能性がある。
なぜ事務員からの依頼を断りにくいのか？
新卒のあなたが、事務員からの事務作業の依頼を断りにくい背景には、いくつかの要因が考えられます。
- 人間関係への配慮: 相手が勤続年数の長い「お局様」である場合、関係性を悪化させることを恐れて、きっぱりと断ることが難しい。
- 新卒という立場: 新人であるため、先輩や上司の指示には従うべきという意識が強く、自分の意見を主張しにくい。
- 業務分担の曖昧さ: 営業と事務の業務範囲が明確に区別されておらず、どちらの業務も担当しなければならないという認識がある。
- 会社の文化: 会社全体で、部署間の連携が重視される一方で、個々の業務分担が明確でない場合、断ることが困難になる。
効果的な断り方のステップ
事務員からの依頼を断るためには、相手との良好な関係を保ちながら、自分の業務に集中できる環境を整える必要があります。以下のステップを参考に、段階的に対応を進めていきましょう。
ステップ1: 状況の把握と整理
まずは、現状を客観的に把握し、問題点を整理することから始めましょう。
- 依頼内容の分析: 具体的にどのような事務作業を頼まれているのか、その頻度、所要時間、重要度などを記録します。
- 業務の可視化: 自分の1日の業務スケジュールを可視化し、事務作業に費やしている時間を把握します。
- 優先順位の整理: 営業活動におけるタスクと、頼まれた事務作業の優先順位を比較検討します。
- 上司への相談: 上司に現状を報告し、業務分担や対応について相談します。上司の理解と協力を得ることで、スムーズな解決に繋がります。
ステップ2: コミュニケーションの準備
相手に依頼を断る前に、円滑なコミュニケーションを図るための準備をしましょう。
- 感謝の気持ちを伝える: 依頼されたことに対して、まずは感謝の気持ちを伝えます。「いつもありがとうございます」「お声がけいただきありがとうございます」など、相手を尊重する言葉を選びましょう。
- 自分の状況を説明する: 営業活動の忙しさや、直行直帰で会社にいないことが多い状況を、具体的に説明します。
- 代替案の提示: 相手の困りごとを理解した上で、自分にできる範囲の代替案を提案します。
- 明確な意思表示: 自分の意見をはっきりと伝え、誤解を招かないようにします。
ステップ3: 断り方の実践
いよいよ、事務作業の依頼を断る段階です。以下のポイントを意識して、相手に理解を求めましょう。
- 具体的に伝える: なぜその依頼を断るのか、具体的な理由を説明します。「今日は外出の予定が入っており、対応することが難しいです」「〇〇の案件で、どうしても対応しなければならないことがあり、時間が取れません」など、具体的な事情を伝えます。
- 代替案を提示する: 完全に断るのではなく、できる範囲で協力する姿勢を示します。「〇〇の件は、〇時以降であれば対応できます」「〇〇さんにお願いすることは可能ですか」など、相手の状況を考慮した提案をします。
- 感謝の気持ちを伝える: 断る際にも、感謝の気持ちを忘れずに伝えます。「いつもありがとうございます。今回は対応できず申し訳ありません」といった言葉を添えることで、相手との関係を良好に保ちます。
- 上司への相談: 上司に相談し、指示を仰ぐことで、断る理由を明確にし、相手に納得してもらいやすくします。「上司からも、営業活動に集中するように言われておりまして…」など、上司の指示を伝えることも有効です。
ステップ4: 関係性の維持
一度断ったからといって、関係性が終わるわけではありません。良好な関係を維持するために、以下の点に注意しましょう。
- 定期的なコミュニケーション: 事務員との間で、定期的にコミュニケーションを取り、困っていることがないか、何か手伝えることはないかなどを尋ねることで、良好な関係を築けます。
- 感謝の気持ちを伝える: 協力してもらった際には、感謝の気持ちを言葉で伝えましょう。「いつもありがとうございます」「おかげで助かりました」など、感謝の言葉は、相手との関係を良好にする上で非常に重要です。
- 困ったときの相談: 自分だけでは解決できない問題が発生した場合は、遠慮なく事務員に相談しましょう。互いに助け合う姿勢が、良好な関係を育みます。
- チームワークを意識する: 部署全体で、協力し合う姿勢を示すことが大切です。
具体的な断り方の例文
実際に事務員から事務作業を依頼された際の、具体的な断り方の例文を紹介します。状況に合わせて、これらの例文を参考に、自分なりの言葉で伝えてみましょう。
例1: 郵便物の対応を頼まれた場合
事務員：「〇〇さん、郵便物の対応をお願いできますか？」
あなた：「〇〇さん、いつもありがとうございます。ただ、今日は終日外出の予定が入っておりまして、会社に戻るのが夕方になってしまうんです。申し訳ありませんが、今回は対応することが難しいです。何か他の方法で対応できることはありますでしょうか？例えば、〇〇さんにお願いすることは可能でしょうか？」
例2: 備品の補充を頼まれた場合
事務員：「〇〇さん、コピー用紙が切れそうなので、補充をお願いできますか？」
あなた：「〇〇さん、いつもありがとうございます。ただ、今日は〇〇の案件で、どうしても対応しなければならないことがあり、時間が取れません。申し訳ありません。〇〇さんにお願いすることは可能でしょうか？ もし難しければ、明日の午前中に対応させていただきます。」
例3: 電話対応を頼まれた場合
事務員：「〇〇さん、電話に出ていただけますか？」
あなた：「〇〇さん、いつもありがとうございます。ただ、今、外出先で、電話に出ることが難しい状況です。申し訳ありません。折り返し電話をかけるように伝えていただけますでしょうか？ もし急ぎの用件でしたら、〇〇さんに対応をお願いできますでしょうか。」
「お局様」との円滑なコミュニケーションのコツ
相手が勤続年数の長い「お局様」である場合、単に断るだけでは、関係性が悪化する可能性があります。円滑なコミュニケーションを図るために、以下の点に注意しましょう。
- 敬意を払う: 相手の経験や知識を尊重し、敬意を払った態度で接しましょう。言葉遣いや態度に気を配り、相手を不快にさせないように心がけましょう。
- 共感を示す: 相手の立場や気持ちを理解し、共感を示すことで、相手との距離を縮めることができます。「いつも大変ですよね」「お忙しい中、申し訳ありません」といった言葉を添えることで、相手に寄り添う姿勢を示しましょう。
- 感謝の気持ちを伝える: 普段から、感謝の気持ちを言葉で伝えることが重要です。些細なことでも、「ありがとうございます」と伝えることで、相手との関係を良好に保つことができます。
- 相手の意見を尊重する: 相手の意見を尊重し、耳を傾ける姿勢を示しましょう。自分の意見を押し付けるのではなく、相手の意見も聞き入れ、建設的なコミュニケーションを心がけましょう。
- 相手の得意分野を活かす: 相手が得意とする分野や知識を尊重し、頼ることも有効です。相手の得意分野を活かせる場面で、積極的に協力をお願いすることで、相手との関係性を深めることができます。
上司への相談と協力の重要性
事務員からの依頼を断る際には、上司への相談と協力が不可欠です。上司に相談することで、以下のようなメリットがあります。
- 客観的なアドバイス: 上司は、あなたの状況を客観的に見て、適切なアドバイスをしてくれます。
- 業務分担の調整: 上司が、部署全体の業務分担を見直し、あなたの負担を軽減する可能性があります。
- 交渉のサポート: 上司が、事務員との交渉をサポートしてくれることがあります。
- キャリア形成の支援: 上司が、あなたのキャリア形成を考え、必要なアドバイスやサポートをしてくれます。
上司に相談する際には、以下の点を意識しましょう。
- 現状の報告: 具体的に、どのような事務作業を頼まれていて、どれくらいの時間を費やしているのかを報告します。
- 問題点の整理: 事務作業が、あなたの業務にどのような影響を与えているのか、具体的に説明します。
- 解決策の提案: 自分なりに考えた解決策を提案し、上司の意見を求めます。
- 協力のお願い: 上司に、業務分担の調整や、事務員との交渉のサポートをお願いします。
上司との連携を密にすることで、スムーズな解決に繋がり、あなたのキャリア形成をサポートしてくれるはずです。
まとめ
新卒の営業職として、事務員からの事務作業の依頼を断ることは、簡単ではありません。しかし、適切なステップを踏み、円滑なコミュニケーションを図ることで、自分の業務に集中できる環境を整えることができます。今回の記事で解説した内容を参考に、あなたもぜひ実践してみてください。
今回の内容をまとめると、以下のようになります。
- 現状把握と整理: 依頼内容を分析し、自分の業務を可視化する。
- コミュニケーションの準備: 感謝の気持ちを伝え、自分の状況を説明する。
- 効果的な断り方の実践: 具体的な理由と代替案を提示する。
- 関係性の維持: 定期的なコミュニケーションと感謝の気持ちを忘れずに。
- 上司への相談と協力: 上司に相談し、業務分担の調整や交渉のサポートを仰ぐ。
これらのステップを実践することで、あなたは事務員との良好な関係を保ちながら、営業としてのキャリアを順調に進めることができるでしょう。
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