事務の仕事で悩むあなたへ：Aさんとの関係、そして「事務員に向いてない」という不安を解消する方法
事務の仕事で悩むあなたへ：Aさんとの関係、そして「事務員に向いてない」という不安を解消する方法
この記事では、事務職として働く中で、同僚との関係性や自分の仕事への適性について悩んでいるあなたに向けて、具体的な解決策と心の持ち方をお伝えします。特に、特定の同僚からの依頼が多く、周囲からの意見に戸惑い、自己肯定感を失いかけているあなたに、明日から実践できるアドバイスを提供します。
初めまして。20代後半の独身女性です。ちょうど丸1年前に長く勤めた接客業から（非正社員）事務員の仕事へ転職しました。
転職し、営業部へ配属になり営業マンが80人ほどいます。その中で男性営業マン10人のサポート事務となりました。
ここで相談です。チームのとある男性（A）さんについて。昨日に出勤したらAさんがいて、仕事を頼まれました。簡単に説明され「今から外回りだから、また後で詳しく話す為に電話するね」と言われました。1時間後にその仕事の説明の電話がありました。そしてまた数時間置きに3回ほどそれぞれ別の仕事を頼まれる電話がありました。どの仕事も15分も掛からない仕事ではあります。
周りの事務員は「え？またAさんから？ちょっとAさん頼みすぎじゃない？Aさん専属の事務員じゃないのにね。」や「あなた（私）が入社する前までは、そこまで人を頼るような人じゃなかったのに」「そのくらい自分でやってください、って言ったら？」等色々言われました。私は、そこまでAさんを気にしてなかったのですが。
私が席を外してる間に私がサポートする別の男性営業マン（Bさん）が外回りから戻ってきて、他の事務員達がAさんの事を伝えてました。Bさんから「聞いたよ、Aに利用されまくってるんだって？Aに注意する」と言われ、すぐに「Aに電話できちんと注意しといたから。」と報告されました。そして5分後にAさんから長文で謝罪のメールが届きました。また最後の一文に「月曜日にお詫びとして何か美味しいお菓子を持って行きます」と記載されてました。
個人的に、毎日仕事を頼まれるわけではない。一つ一つの仕事がそんなに時間が掛かるものでもないし、Aさんのせいで仕事に支障が出たわけでもありません。そして、Aさんからお詫びとしてお菓子を頂くのもなんだかな、、、と思ってます。今後気まづくなるような気もします。思わず「何も気にしてませんので大丈夫ですよ」とお返事はしましたが。
皆さんから見てAさんや私の考え方を見てどう思いましたか？また皆さんならどうされますか？頼まれた事をすべて嫌な顔せず引き受けるのは良くないのでしょうか？なんだか事務員向いてないのかな、と思い始めてます。
1. 状況の整理：何があなたを悩ませているのか？
まずは、あなたが抱えている悩みを具体的に整理しましょう。今回のケースでは、以下の3つの点が主な悩みどころだと考えられます。
- Aさんとの関係性： 頻繁な依頼と、それに対する周囲の反応、そしてAさんからの謝罪とお菓子の申し出。
- 周囲の意見： 「頼みすぎ」「利用されている」といった、他の事務員からの否定的な意見。
- 自己評価： 頼まれた仕事を断れない自分、そして「事務員に向いていない」という自己否定的な感情。
これらの悩みを一つずつ紐解き、具体的な解決策を探っていきましょう。
2. Aさんとのコミュニケーション：建設的な関係を築くために
Aさんとの関係性について、まずは客観的に状況を分析してみましょう。Aさんの行動は、あなたに対する「依頼」という形で現れています。しかし、その背景には、彼の仕事の進め方や、あなたへの期待、または単なるコミュニケーション不足など、様々な要因が考えられます。
2-1. 依頼の頻度と内容を分析する
まず、Aさんからの依頼が本当に「頼みすぎ」なのかどうかを、客観的に評価する必要があります。具体的には、以下の点をチェックしてみましょう。
- 依頼の頻度： 1日に何回、どのくらいの頻度で依頼があるのか？
- 依頼の内容： どのような内容の仕事を頼まれているのか？（例：資料作成、電話対応、情報収集など）
- 所要時間： 1つの依頼にかかる時間はどのくらいか？
- あなたの負担： 依頼を受けることで、あなたの仕事に支障が出ているか？
これらの情報を記録することで、Aさんの依頼が本当に過剰なのか、それともあなたの許容範囲内なのかを判断できます。もし、依頼が過剰だと感じたら、その旨をAさんに伝える準備をしましょう。
2-2. 適切なコミュニケーションを心がける
Aさんとのコミュニケーションにおいて、大切なのは、「自分の意見を明確に伝える」ことです。しかし、相手を不快にさせないように、「丁寧な言葉遣い」と「建設的な提案」を心がけましょう。例えば、以下のような表現が有効です。
- 「いつもありがとうございます。ただ、最近少し仕事が立て込んでいるので、もし可能であれば、他の人に頼めることはお願いしても良いですか？」
- 「〇〇の件、承知しました。ただ、今抱えている業務との兼ね合いで、少しお時間をいただけますか？ 〇〇時までには対応できます。」
- 「〇〇の件、いつもありがとうございます。もし、今後も同様の依頼があるようでしたら、事前に相談していただけると、よりスムーズに対応できます。」
これらの表現は、あなたの負担を軽減しつつ、Aさんとの良好な関係を維持するための有効な手段です。また、相手の立場を尊重し、感謝の気持ちを伝えることも重要です。
2-3. お菓子の受け取り方
Aさんからのお菓子の申し出については、受け取るかどうかはあなたの判断によります。もし、気まずさを感じるのであれば、以下のような対応が考えられます。
- 受け取らない場合：「お気遣いありがとうございます。ですが、今後も今まで通りお互い協力し合って仕事を進めていければ嬉しいので、お気持ちだけいただきます。」と、丁重にお断りしましょう。
- 受け取る場合：「ありがとうございます。美味しくいただきます。今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。」と、感謝の気持ちを伝えましょう。
どちらの選択肢を選ぶにしても、Aさんとの関係性を良好に保つために、感謝の気持ちを伝えることが大切です。
3. 周囲の意見との向き合い方：建設的な視点を持つ
周囲の事務員からの意見は、あなたを不安にさせる要因の一つです。しかし、彼らの意見を鵜呑みにするのではなく、客観的に分析し、自分なりの判断を下すことが重要です。
3-1. 意見の背景を理解する
周囲の事務員がなぜそのような意見を持っているのか、その背景を理解しようと努めましょう。考えられる理由としては、
- 過去の経験： 以前、Aさんからの依頼が多く、負担を感じていた。
- 正義感： 不公平な状況を看過できない。
- 単なる噂話： 深い考えもなく、噂話に便乗している。
などがあります。彼らの意見の背後にある感情や状況を理解することで、冷静に判断し、適切な対応をとることができます。
3-2. 自分の価値観を大切にする
周囲の意見に流されず、あなたの価値観を大切にしましょう。あなたは、Aさんの依頼を「嫌な顔せず」引き受けています。これは、あなたが「困っている人を助けたい」「チームワークを大切にしたい」という価値観を持っているからかもしれません。もし、その価値観を大切にしたいのであれば、周囲の意見に惑わされることなく、自分の判断で行動しましょう。
3-3. 相談できる相手を見つける
一人で抱え込まず、信頼できる人に相談することも有効です。上司や同僚、友人など、誰でも構いません。あなたの状況を理解し、客観的なアドバイスをくれる人に相談することで、心の負担を軽減し、より良い解決策を見つけることができます。
4. 自己肯定感を高める：事務員としての自信を育む
「事務員に向いていない」という自己否定的な感情は、あなたの自己肯定感を低下させ、更なる不安を生み出す可能性があります。自己肯定感を高めるためには、自分の強みや長所を認識し、積極的に活かしていくことが重要です。
4-1. 自分の強みを認識する
まずは、あなたが事務員として持っている強みや長所を具体的に書き出してみましょう。例えば、
- 正確性： ミスなく、正確に仕事を進めることができる。
- 効率性： 時間を有効活用し、効率的に仕事を進めることができる。
- コミュニケーション能力： 周囲との円滑なコミュニケーションを図ることができる。
- 気配り： 周囲の状況を把握し、必要なサポートをすることができる。
など、些細なことでも構いません。自分の強みを認識することで、自己肯定感を高め、自信を持って仕事に取り組むことができます。
4-2. 積極的にフィードバックを求める
上司や同僚に、あなたの仕事に対するフィードバックを積極的に求めてみましょう。客観的な評価を受けることで、自分の強みや改善点を知ることができます。フィードバックは、自己成長の機会となり、自己肯定感を高めることにも繋がります。
4-3. 小さな成功体験を積み重ねる
小さな目標を設定し、それを達成することで、自己肯定感を高めることができます。例えば、「今日中に〇〇の資料を作成する」「〇〇の電話対応をスムーズに行う」など、達成可能な目標を設定し、それを達成するたびに自分を褒めてあげましょう。小さな成功体験の積み重ねが、自信に繋がります。
5. 事務職としてのキャリアを考える：長期的な視点を持つ
今回の出来事をきっかけに、事務職としてのキャリアについて、長期的な視点から考えてみましょう。事務職には、様々な働き方やキャリアパスがあります。自分のキャリアプランを明確にすることで、モチベーションを維持し、自己成長を促すことができます。
5-1. キャリアパスを検討する
事務職のキャリアパスには、以下のようなものがあります。
- スペシャリスト： 特定の分野（例：経理、人事、秘書など）の専門性を高める。
- マネージャー： チームを率い、部下の育成や業務管理を行う。
- 事務職以外の職種へのキャリアチェンジ： これまでの経験を活かし、他の職種に挑戦する。
自分の興味や適性に合わせて、どのキャリアパスを目指すのかを検討しましょう。
5-2. スキルアップを目指す
事務職として、スキルアップを目指すことは、キャリアアップに繋がるだけでなく、自己肯定感を高めることにも繋がります。例えば、以下のようなスキルを習得することができます。
- PCスキル： Word、Excel、PowerPointなどのスキルを向上させる。
- ビジネススキル： コミュニケーション能力、問題解決能力、リーダーシップなどを向上させる。
- 専門スキル： 経理、人事、秘書などの専門知識を習得する。
自分のキャリアプランに合わせて、必要なスキルを習得しましょう。
5-3. 転職も視野に入れる
もし、現在の職場でどうしても悩みや不安が解消されない場合は、転職も視野に入れてみましょう。転職エージェントに相談し、あなたの経験やスキルを活かせる求人を探すこともできます。転職は、キャリアアップのチャンスとなるだけでなく、新たな環境で自己成長を促す機会にもなります。
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6. まとめ：自信を持って、事務職でのキャリアを築きましょう
今回の相談内容から、あなたは、周囲との関係性、自己評価、そして将来への不安を抱えていることがわかりました。しかし、これらの悩みは、適切な対処法と心の持ち方を変えることで、必ず解決できます。
まずは、Aさんとのコミュニケーションを改善し、建設的な関係を築きましょう。次に、周囲の意見に惑わされず、自分の価値観を大切にしてください。そして、自己肯定感を高め、事務員としての自信を育みましょう。
もし、どうしても一人で解決できない場合は、専門家への相談も検討しましょう。あなたのキャリアを応援してくれる、頼れる存在が見つかるはずです。
今回の記事が、あなたの悩み解決の一助となり、事務職としてのキャリアを自信を持って歩んでいくための一歩となれば幸いです。