複数人での訪問は非常識？IT受託開発の経営者が抱える営業の疑問を解決！
複数人での訪問は非常識？IT受託開発の経営者が抱える営業の疑問を解決！
あなたは、打ち合わせに複数人で現れる営業担当者に、不快感を覚えた経験はありませんか？
「上の者を連れてきました」という言葉とともに、突然2人、時には3人もの営業担当者が現れる。約束していた人数と違うため面食らい、話し合いを優位に進めようとしているのではないか、あるいは、自分を軽く見ているのではないかと、不信感を抱くこともあるでしょう。
今回の記事では、IT受託開発・制作会社を経営する35歳の男性を想定読者とし、複数人での訪問に対する疑問や不安を解消し、円滑なビジネスコミュニケーションを築くためのヒントを提供します。
よく、打ち合わせなどで営業の方が来社される際に「上の者を連れてきました」とか「パートナーとして動いている者も紹介できたらなと思いまして」などと言って、急に2人で来られたりすることがあります。たまに3人で来られる方たちもいます。
これって、当たり前のことなんでしょうか？こちらとしては1人の方としか約束しておらず、他の人が同席するとは言われていないので面食らいますし、話し合いを優位に進めようとしてるのでは、「○人で行きます」の一言を省いてもいい相手だとなめられているのでは、といつも苦々しく感じます。
こういうことが、発注前の漠然とした商談であったり、保険の営業であったり、テレアポからの商品売り込みの来社であったり、オフィスビルのオーナーとの揉め事の仲裁に来た管理会社であったり、さまざまなケースでしょっちゅうあります。
こちらからお客様の元に打合せに行った際に、向こうに知らない方が3人くらいいても平気なんですが、こちらに来られるときに知らない人が増えているとすごくイヤな気分になります。
私自身は、ITの受託開発・制作をしていて26で独立、30で法人設立、35の今も1人で会社を切り盛りしています。
会社経験が中途半端なまま独立したので、知識がマダラで、偏りがあるとは思います。
自分の警戒心が強過ぎるようにも思いますし、営業というものをわかってないのも事実なんですが・・・
事前に人数を言わずに複数人で打ち合わせに来るというのは、社会の常識としてみんな受け入れてることなんでしょうか？
私の気にしすぎなんでしょうか？
色々な方の見方を教えていただけると助かります。
なぜ複数人での訪問が気になるのか？
質問者様が複数人での訪問に不快感を覚える背景には、いくつかの要因が考えられます。
- 事前の情報不足: 1人で会う約束をしていたのに、突然複数人が現れることで、相手への不信感や警戒心が生まれます。
- コミュニケーションへの影響: 複数人での打ち合わせは、発言の機会が減ったり、本音を話しにくくなったりすることがあります。
- ビジネス上の懸念: 相手が交渉を有利に進めようとしているのではないか、あるいは、自社を軽んじているのではないかという疑念が生じます。
- 独立・起業の経験: 35歳で独立し、1人で会社を経営しているという背景から、ビジネスにおける経験や知識に対する不安が、警戒心を強めている可能性があります。
これらの要因が複合的に作用し、複数人での訪問を「非常識」と感じさせていると考えられます。
複数人での訪問は本当に非常識なのか？
結論から言うと、複数人での訪問が一概に「非常識」とは言い切れません。しかし、相手への配慮を欠いた場合は、ビジネス上のリスクを高める可能性があります。
複数人での訪問が許容されるケースとしては、以下のようなものが挙げられます。
- 事前に了承を得ている場合: 打ち合わせの目的や内容について、事前に相手に説明し、複数人での参加を了承を得ている場合は、問題ありません。
- 専門家や上司の同席が必要な場合: 専門的な知識を持つ担当者や、意思決定権を持つ上司が同席することで、よりスムーズな交渉や意思決定が可能になる場合があります。
- 大規模なプロジェクトや複雑な案件の場合: 複数の担当者が連携して対応する必要がある場合、複数人での打ち合わせが有効な場合があります。
一方、以下のような場合は、複数人での訪問が相手に不快感を与える可能性があります。
- 事前の連絡がない場合: 相手に何の連絡もなく、突然複数人で訪問することは、相手への配慮を欠いた行為と見なされます。
- 相手の状況を考慮しない場合: 相手の立場や状況を考慮せず、一方的に複数人で訪問することは、相手にプレッシャーを与えたり、不快感を与えたりする可能性があります。
- 威圧的な態度で臨む場合: 複数人で相手を圧倒しようとするような態度は、ビジネス上の信頼関係を損なう可能性があります。
円滑なビジネスコミュニケーションのための具体的な対策
複数人での訪問に対する疑問や不安を解消し、円滑なビジネスコミュニケーションを築くためには、以下の対策を実践することが重要です。
1. 事前の情報収集と準備
- 相手の企業文化を理解する: 相手の企業のウェブサイトやSNSなどを確認し、企業文化やビジネススタイルを把握しましょう。
- 担当者の情報を収集する: 担当者の役職や専門分野、過去の経歴などを事前に調べておくことで、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
- 打ち合わせの目的を明確にする: 打ち合わせの目的を明確にし、相手に伝えることで、どのようなメンバーが必要かを判断できます。
2. 事前の連絡と調整
- 複数人での参加が必要な理由を説明する: 複数人での参加が必要な場合は、事前に相手に連絡し、その理由を丁寧に説明しましょう。例えば、「専門的な知識を持つ者が同席することで、より詳細な情報を提供できます」といったように、相手にとってのメリットを伝えることが重要です。
- 参加者の情報を共有する: 参加者の氏名、役職、専門分野などを事前に伝えておくことで、相手は安心して打ち合わせに臨むことができます。
- 相手の都合を優先する: 相手の都合の良い日時や場所を優先し、相手の負担にならないように配慮しましょう。
3. 打ち合わせ当日の対応
- 自己紹介を徹底する: 打ち合わせの冒頭で、参加者全員が自己紹介を行い、それぞれの役割を明確にしましょう。
- 相手の発言を尊重する: 相手の発言を遮ったり、否定したりせず、傾聴する姿勢を示しましょう。
- 目的を共有する: 打ち合わせの目的を改めて確認し、参加者全員で共有することで、円滑な議論を促進できます。
- 結論を明確にする: 打ち合わせの最後に、結論や今後のアクションプランを明確にし、相互理解を深めましょう。
4. 独立・起業経験を活かす
- 専門性を高める: 自身の専門分野に関する知識やスキルを磨き、自信を持って相手に情報を提供できるようにしましょう。
- 人脈を広げる: 異業種交流会やセミナーなどに参加し、人脈を広げることで、ビジネスチャンスを拡大できます。
- 積極的に情報発信する: 自身の経験や知識をブログやSNSなどで発信することで、情報発信力を高め、自身のブランドを確立できます。
ケーススタディ：IT受託開発会社のAさんの場合
35歳でIT受託開発会社を経営するAさんは、複数人での訪問に不快感を抱いていました。ある日、新規顧客との打ち合わせに、相手側の営業担当者と、その上司と思われる人物の2人が現れました。Aさんは事前に連絡を受けていなかったため、困惑し、警戒心を強めてしまいました。
しかし、Aさんは、今回の記事で学んだ対策を実践することにしました。まずは、相手の企業文化や担当者の情報を事前に収集し、打ち合わせの目的を明確にしました。その上で、相手に「専門的な知識を持つ者が同席することで、より詳細な情報を提供できます」と伝え、複数人での参加を打診しました。相手は快く承諾し、当日は、自己紹介を徹底し、相手の発言を尊重しながら、円滑なコミュニケーションを図ることができました。
その結果、Aさんは、相手との信頼関係を築き、スムーズに商談を進めることができ、最終的に、大規模なプロジェクトを受注することに成功しました。
まとめ：円滑なビジネスコミュニケーションを築くために
複数人での訪問に対する疑問や不安は、事前の準備と、相手への配慮によって解消できます。今回の記事で紹介した対策を参考に、円滑なビジネスコミュニケーションを築き、ビジネスチャンスを最大限に活かしてください。
具体的には、以下の3つのステップを意識しましょう。
- 事前の準備: 相手の情報を収集し、打ち合わせの目的を明確にする。
- 事前の連絡: 複数人での参加が必要な理由を説明し、相手の了承を得る。
- 当日の対応: 自己紹介を徹底し、相手の発言を尊重し、結論を明確にする。
これらのステップを踏むことで、相手との信頼関係を築き、円滑なビジネスコミュニケーションを実現し、ビジネスの成功につなげることができます。
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