法人カード活用術：新幹線チケット代を劇的に削減！総務担当者が知っておくべきこと
法人カード活用術：新幹線チケット代を劇的に削減！総務担当者が知っておくべきこと
この記事では、JRの新幹線チケット代を削減したいと考えている総務担当者の方々に向けて、法人カードの選び方、加入条件、そして具体的なコスト削減策について解説します。新幹線を頻繁に利用する営業マンの出張費を抑え、会社の利益に貢献するためのノウハウを、具体的な事例を交えながらわかりやすくご紹介します。
JRの法人カードを作り、会社の複数いる営業マンの出張の九州や東京方面の新幹線のチケット代を削減したいのですが、Jウエストや東海のカードの加入条件見ると利用額が500万以上と高額でないと加入できないみたいな文言がありましたが、仕組みが複雑なためいまいちよくわかりません。会社で総務やられている方などJRの新幹線などのチケット割引を適用できる法人のカードは結局どのような条件ですか？
新幹線チケット代削減は、企業の利益を左右する
新幹線のチケット代は、出張が多い企業にとって大きなコストの一つです。特に、東京-大阪間、東京-九州間など、長距離移動が多い企業では、その影響は無視できません。新幹線チケット代を削減することは、企業の利益を向上させるだけでなく、従業員のモチベーション向上にもつながります。なぜなら、浮いたコストを福利厚生に回したり、より良い設備投資に充てたりすることができるからです。
法人カードの種類と、それぞれのメリット・デメリット
JRの新幹線チケット代を削減する方法として、最も効果的なのが法人カードの活用です。法人カードには様々な種類があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。自社の状況に最適なカードを選ぶことが重要です。
- JRグループの法人カード：
JRグループが発行する法人カードは、新幹線のチケット購入において様々な特典があります。例えば、特定の区間において割引運賃が適用されたり、ポイント還元率が高かったりします。しかし、加入条件として年間利用額が一定以上という条件が設けられている場合があります。また、カードの種類によっては、年会費が高額になることもあります。
- 提携クレジットカード会社の法人カード：
JCB、VISA、Mastercardなどのクレジットカード会社も、法人向けのカードを発行しています。これらのカードは、JRグループのカードと比較して、年会費が安価であったり、利用額のハードルが低かったりする場合があります。また、航空券やホテルなどの予約サービスも充実しているため、出張が多い企業にとっては非常に便利です。ただし、新幹線のチケット割引に関しては、JRグループのカードほど優遇されていない場合があります。
- 交通系ICカードとの連携：
SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを、法人カードと連携させることで、新幹線のチケットレス乗車や、駅構内の買い物でのポイント付与などが可能になります。これにより、経費精算の手間を省き、利便性を向上させることができます。しかし、割引率やポイント還元率は、カードの種類や利用状況によって異なります。
法人カード選びの3つのポイント
法人カードを選ぶ際には、以下の3つのポイントを考慮することが重要です。
- 利用頻度と利用額：
年間でどのくらいの頻度で新幹線を利用するのか、また、年間でどのくらいの金額を新幹線チケット代に費やすのかを把握しましょう。利用頻度が高く、利用額も多い場合は、JRグループのカードのように、割引率の高いカードを選ぶのがおすすめです。一方、利用頻度が低い場合は、年会費無料のカードや、ポイント還元率の高いカードを選ぶのが良いでしょう。
- 加入条件：
カードの加入条件を確認しましょう。特に、年間利用額の条件は重要です。自社の年間利用額が、カードの加入条件を満たしているかどうかを確認しましょう。もし、加入条件を満たしていない場合は、他のカードを検討するか、利用額を増やすための施策を検討する必要があります。
- 付帯サービス：
カードに付帯しているサービスも確認しましょう。例えば、海外旅行保険や、空港ラウンジの利用、24時間対応のコールセンターなど、様々なサービスがあります。自社のニーズに合わせて、必要なサービスが付帯しているカードを選びましょう。
具体的なコスト削減策
法人カードの活用に加えて、以下の施策を組み合わせることで、さらに効果的なコスト削減が可能です。
- 回数券や、新幹線eチケットの活用：
新幹線の回数券や、JRのインターネット予約サービスである「eチケット」を利用することで、通常料金よりも安くチケットを購入できます。特に、頻繁に同じ区間を利用する場合は、回数券がお得です。eチケットは、スマホやパソコンから簡単に予約でき、チケットレスで乗車できるため、非常に便利です。
- 早期予約割引の利用：
JRには、早期予約割引という制度があります。出発日の2週間以上前に予約することで、通常料金よりも大幅に割引された料金でチケットを購入できます。出張の予定が決まっている場合は、早めに予約することで、コストを抑えることができます。
- 法人向けツアーの利用：
旅行会社が提供する法人向けのツアーを利用することで、新幹線チケット代だけでなく、宿泊費やその他の費用もまとめてお得にすることができます。出張の目的や、日程に合わせて、最適なツアーを選びましょう。
- 経費精算の効率化：
法人カードの利用明細と、経費精算システムを連携させることで、経費精算の手間を大幅に削減できます。また、不正利用の防止にもつながります。経費精算システムを導入することで、出張費の透明性を高め、コスト管理を強化することができます。
ケーススタディ：A社の成功事例
A社は、従業員数100名のIT企業です。毎月、東京-大阪間を新幹線で移動する営業マンが多く、新幹線チケット代が大きな負担となっていました。そこで、A社は、JRグループの法人カードを導入し、回数券やeチケットの利用を推奨しました。さらに、経費精算システムを導入し、経費精算の効率化を図りました。その結果、年間で約200万円のコスト削減に成功しました。A社の事例は、法人カードの活用と、その他のコスト削減策を組み合わせることで、大きな効果が得られることを示しています。
よくある質問と回答
Q: 法人カードの審査は厳しいですか？
A: 法人カードの審査は、会社の規模や業種、信用情報などによって異なります。一般的に、個人事業主や設立間もない会社は、審査が厳しくなる傾向があります。しかし、クレジットカード会社によっては、比較的審査が通りやすいカードもあります。まずは、複数のカードを比較検討し、自社の状況に合ったカードを選ぶことが重要です。
Q: 法人カードの不正利用が心配です。
A: 法人カードの不正利用を防ぐためには、カードの管理体制を徹底することが重要です。例えば、カードの利用限度額を設定したり、利用明細を定期的に確認したり、不正利用があった場合にすぐにカード会社に連絡するなど、対策を講じましょう。また、カードの紛失や盗難に備えて、カード会社が提供する保険に加入することも検討しましょう。
Q: 従業員にカードを持たせることに抵抗があります。
A: 従業員にカードを持たせることに抵抗がある場合は、コーポレートカードと呼ばれる、会社がまとめて利用するカードを検討することもできます。コーポレートカードは、従業員が個別にカードを持つ必要がなく、経費精算の手間を省くことができます。ただし、利用状況の把握が難しくなる可能性があるため、利用ルールを明確に定める必要があります。
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まとめ：コスト削減は、企業の成長を加速させる
新幹線チケット代の削減は、企業の利益を向上させ、成長を加速させるための重要な取り組みです。法人カードの活用、早期予約割引の利用、回数券の購入など、様々な方法を組み合わせることで、効果的なコスト削減を実現できます。この記事で紹介した内容を参考に、自社の状況に最適なコスト削減策を検討し、実行に移しましょう。総務担当者の皆様が、この情報を活用し、会社のコスト削減に貢献できることを願っています。