営業事務が抱える悩み：どこまでが仕事？困った時の境界線を徹底解説
営業事務が抱える悩み：どこまでが仕事？困った時の境界線を徹底解説
この記事では、営業事務の仕事内容と、どこまでが自分の担当範囲なのか、困った時にどうすれば良いのか悩んでいるあなたに向けて、具体的な解決策を提示します。日々の業務で抱えがちな疑問や、営業職からのイレギュラーなお願いへの対応について、具体的な事例を交えながら解説します。この記事を読めば、あなたのキャリアパスを切り開くヒントが見つかるはずです。
営業事務、兼調査事務をしています。たまに営業マンからイレギュラーなお願いをされることがあり、これは引き受けるべきか、それとも断るべきか、引き受けるが一言ものを言うべきか悩む場面があります。
case1(出張先の営業マンより)
明後日大事なお客さんのところに商談に行く。その際どうしても○○(有名な地元銘菓)を持って行きたい！販売先に問い合わせたが、出張先では買えないらしい。だから今日か明日ふたつ隣の駅へ行って、お金を立て替えて買ってきて、厳重に梱包して宿泊先のホテルまで宅配便で送って！どうしてもそのお菓子がいいから！(←自分がすごく気に入ってる)
事務は私だけで、他に抱えている仕事もある。無理をしたら買いに行けないわけではないけど、どうしてもそのお菓子に拘る理由が分からないし、数いる営業マンの中でそんなお願いをしてくるのはこの方だけ。買いに走るべき？
case2(同じく出張先の営業マンより)
今から言う文面をパソコンで打って、宿泊先のホテルにFAX送信して！内容の要約:進めていた商談が最終的に上手く行かなかった。社に報告をしないといけないから、商談先にこういう風に話して欲しい！だからその台本作り。
結局、case1については通販サイトを見つけ案内し、2については「そういったことは営業マンと商談先とで内々に話してください。私を加担させないで。」と伝えました。
一体どうなんでしょうか。
また、他の営業さんは、上司から「○○についてネットで調べて」と言われたことを、そのまま私に「調べて」と頼んできます。
営業さんもネットを使える機器を会社支給で持っているにも関わらず、万事この調子です。人に頼んでおきながら自分は携帯を弄っているので、この時は一言、「機器はどうしたんですか？あれでも検索できますよ」と一言いいましたが、「重いから車に置いてきた」と悪びれずに答えます。
ちなみに機器は必ず携帯するよう会社からお達しが出ています。
営業事務は営業職のサポートが職務と理解していますが、どこからどこまで依頼を実行したらいいのか迷うのです。
ダメ営業事務にアドバイスをお願いいたします。
営業事務の仕事内容を明確にする
営業事務の仕事は、営業職が円滑に業務を遂行できるようサポートすることです。具体的には、顧客対応、書類作成、データ管理、電話応対、来客対応など、多岐にわたります。しかし、その範囲は会社や部署によって異なり、どこまでが自分の仕事なのか、判断に迷うこともあるでしょう。まずは、あなたの会社の営業事務の具体的な業務内容を明確にすることが重要です。
- 業務内容の確認: 業務マニュアルや、上司との面談を通じて、あなたの担当業務を正確に把握しましょう。
- 優先順位付け: 複数のタスクを抱えている場合は、緊急度と重要度を考慮して優先順位をつけ、効率的に業務を進めましょう。
- コミュニケーション: 営業担当者とのコミュニケーションを密にし、困ったことや不明な点は積極的に相談しましょう。
ケーススタディ：具体的な問題への対応策
質問者様のケーススタディを通して、具体的な問題への対応策を考えてみましょう。
Case 1: お菓子の購入と宅配依頼
営業マンからの「お菓子の購入と宅配」という依頼は、営業事務の通常業務の範囲外である可能性が高いです。しかし、顧客との関係性を重視する営業マンの気持ちも理解できます。この場合、以下の対応が考えられます。
- まずは確認: なぜそのお菓子が必要なのか、顧客との関係性においてどのような意味を持つのか、営業マンに確認しましょう。
- 代替案の提案: 近くの店舗で購入できない場合、オンラインショップや代替品を提案し、自分で手配するように促しましょう。
- 協力の範囲: 最終的にあなたが協力することになった場合でも、業務に支障が出ない範囲で、できることとできないことを明確に伝えましょう。例えば、購入はするが、梱包や発送は営業マン自身で行うなど、役割分担を提案することもできます。
Case 2: 報告書の作成依頼
報告書の作成は、営業マン自身の業務であり、営業事務が代行する必要はありません。この場合、以下のように対応しましょう。
- 役割分担の明確化: 報告書の作成は営業マンの責任であることを伝え、自分で作成するように促しましょう。
- サポートの提案: 必要であれば、報告書のフォーマットやテンプレートを提供したり、文章構成のアドバイスをしたりするなど、サポートの範囲を提案しましょう。
- 断る勇気: 営業マンがどうしても自分で作成できない場合は、上司に相談し、適切な指示を仰ぎましょう。
困った時のコミュニケーション術
営業職からのイレギュラーなお願いに困った時は、どのようにコミュニケーションを取れば良いのでしょうか。以下に、具体的なコミュニケーション術を紹介します。
- 丁寧な言葉遣い: 相手に不快感を与えないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 明確な意思表示: 自分の意見や考えを、はっきりと伝えましょう。曖昧な表現は誤解を招く可能性があります。
- 代替案の提示: 相手の要望に応えられない場合でも、代替案を提示することで、相手を納得させやすくなります。
- 上司への相談: 自分だけで解決できない場合は、上司に相談し、指示を仰ぎましょう。
- 記録: どのような依頼があり、どのように対応したのかを記録しておくと、後々のトラブル防止に役立ちます。
自己成長とキャリアアップのために
営業事務としての経験を積む中で、自己成長とキャリアアップを目指しましょう。以下に、具体的な方法を紹介します。
- スキルアップ: 事務スキルだけでなく、コミュニケーション能力や問題解決能力など、様々なスキルを磨きましょう。
- 資格取得: 事務関連の資格を取得することで、専門性を高め、キャリアアップに繋げることができます。
- 情報収集: 業界の動向や、営業事務に関する情報を収集し、自己研鑽に励みましょう。
- キャリアプランの策定: 将来的なキャリアプランを立て、目標に向かって計画的に行動しましょう。
上司や同僚との連携を強化する
円滑な業務遂行のためには、上司や同僚との連携が不可欠です。以下に、連携を強化するための具体的な方法を紹介します。
- 定期的な報告: 業務の進捗状況や、困っていることを定期的に上司に報告しましょう。
- 相談しやすい関係性: 上司や同僚と、気軽に相談できる関係性を築きましょう。
- 情報共有: 業務に関する情報を共有し、チーム全体の生産性を向上させましょう。
- 感謝の気持ち: 周囲への感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。
まとめ：あなたのキャリアを切り開くために
営業事務の仕事は、営業職を支える重要な役割です。しかし、どこまでが自分の仕事なのか、困った時にどうすれば良いのか、悩むことも少なくありません。この記事で紹介した解決策を参考に、あなたのキャリアを切り開き、自己成長を遂げてください。
具体的には、まずあなたの会社の営業事務の業務内容を明確にし、営業担当者とのコミュニケーションを密にすることが重要です。困った時は、丁寧な言葉遣いを心がけ、自分の意見を明確に伝え、代替案を提示しましょう。また、上司や同僚との連携を強化し、スキルアップや資格取得を通じて、自己成長を目指しましょう。あなたの努力は、必ず報われるはずです。
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